地铁工程档案管理中的问题及对策分析

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摘要：近年来，我国的地铁事业发展十分迅猛，加强地铁工程档案管理中的问题及对策的研究是十分必要的。本文作者结合多年来的工作经验，对地铁工程档案管理中的问题及对策进行了研究，具有重要的参考意义。

关键词：地铁 档案 问题 对策

一、地铁工程档案管理的现状

由于地铁工程复杂， 投资大，涉及面广， 而档案工作不被重视，从而造成地铁工程档案资料收集不全， 管理不善， 不能很好的为工程建设提供高效服务。

存在的问题主要包括：

1.工程档案内容不完善：（ 1） 很多单位只注重施工所需的图纸备案， 而忽略了很多可研阶段的调查资料的存储， 例如报批依据 文 件 的 缺 乏 ， 项 目 的 附 属 设 施（ 如停车场、绿化用地等） 资料的不重视， 引进设备文件资料的忽略；其次， 人们往往注重阶段性档案资料的收集， 而忽视了全过程的资料归档， 特别是工程后期的验收， 财务的决算等等， 使得最后造成档案的不完善； 再次， 受传统观念的影响而忽略了很多非纸质载体资料的收集和归档如照片、电子资料等等。

（ 2） 工程档案真实性、完整性不好， 资料质量不高

由于建设单位不注重平时资料的积累， 使得很多资料的可信度降低， 例如一些隐含工程的检查、材料质量的检验， 这些资料往往需要时才补办， 使得资料与实际的情况存在出入， 为工程施工质量埋下了隐患， 同时也为将来地铁运营过程的检修和日常维护带来了困难， 造成不必要的浪费和损失。

（ 3） 工程档案管理人员素质差别大， 流动性强

地铁工程系统大， 涉及范围广，经常是多家施工单位同时进行， 各单位素质参次不齐， 而且施工单位通 常 对 工 程 档 案 管 理 不 够 重 视 ，“重生产、轻档案”的现象很普遍，缺乏受过专业训练的专职档案员，因此一旦项目完工， 人员撤离， 工程资料的整理和归档工作就草草了事， 严重失真。

2.地铁工程档案管理质量问题原因分析

随着国家经济建设的发展， 经济利益成为市场经济条件下企业的主要追求目标， 而工程档案管理需要投入大量的人力、物力和财力，因此不能给企业带来明显的利益，因此， 市场经济的求利性和档案管理效益的滞后性的矛盾使工程档案管理建设落后、管理机制差。其次，由于地铁建设工程庞大， 涉及施工单位多， 企业之间档案共享程度低，使工程资料衔接脱节； 同时各企业内部档案管理人员专业技能差， 流动性大， 从而给工程档案管理带来诸多不便。

二、地铁工程档案管理研究

1、完善各项管理标准和管理办法

为了真正实现从量变到质变的飞跃， 使地铁工程档案更加符合标准和规范要求， 因该明确建设单位、勘察、设计单位、监理单位、施工单位、地铁公司本部及其所属二级单位等各单位在工程档案资料的记录、整理、归类过程所需要完成的工作，使最后形成的工程档案完整， 科学，规范。

（1） 制定各单位归档内容

在工程资料管理上， 除执行国家标准和西安市建筑工程、市政工程资料管理规程外， 还应结合地铁专业的特点细化管理模式， 尤其是制定各子项单位的归档范围。只有明确各自职责， 专业技术人员和资料管理人员才能有章可， 才能从工程建设初期就开始收集相应的档案资料， 确保档案资料的完整性。通过组织各专业的档案管理人员进行讨论、协商，进行修改补充， 从而制定覆盖所有专业的归档范围， 最大限度地满足实际需求， 使专业人员能够有一个清晰的思路和模式， 以提高工作效率和归档质量。

（2） 细化分类编号

科技档案的分类编号既要体现档案专业的特色， 还要体现各个专业的专业特点。在分类科学合理的前提下， 编写的档案号不能是案卷题名的简单的罗列。档案的分类编号方法应该充分体现地铁线别和专业的特点， 应满足信息时代的快速检索和数字化的需要。特别是地铁在建设和维护过程中新增的许多资料，必须及时进行收集、归档， 这样各级档案管理人员才能在编号工作中对号入座。科技档案的编号应由种类号、项目号、属类号及案卷顺序号组成，为使编号合理科学有效， 应避免过多出现案卷流水号。这样可以保证资料归类合理， 检索快捷， 减少重复劳动。以工程档案为例， 在项目号中用地铁的标段代号加以区分，这样地铁工程在各个施工标段的竣工档案就能完整地体现出来。这就要求编制者不仅要熟知地铁总的专业划分， 更要了解每个专业特点及其相关信息，及时更新补充专业代号， 比如在工程档案的项目专业中， 我们及时添加了市政、地面绿化等项目代号。（3） 提高竣工档案的质量竣工图是竣工档案的主体部分，是工程建设完成后的真实写照， 是工程维修管理改建扩建的凭证及依据。因此， 竣工图必须真实反映工程实际， 然而真正做到竣工图真实准确并非易事， 它需要施工单位、监理单位和建设以及设计单位的共同努力。

（4） 工程档案管理的信息化

地铁工程档案是城市现代化建设和发展的见证， 它反映了社会活动的原始信息资源， 在社会经济发展中的重要地位已经越来越引起人们的高度重视。因此， 地铁工程档案管理工作的现代化也日趋紧迫。采用信息化手段， 实现档案整理、归类、编目和检索等工作的自动化， 推动传统的档案管理技术和方法的变革，使之能更好的服务与工程建设：一方面， 利用计算机将工程档案的信息电子化。把工程项目档案的整理内容及卷内目录输入电脑， 使纸质档案成为信息档案， 更具有可读性和实用性， 易于利用者准确查询相关材料， 提高提供利用效果。另一方面， 通过计算机的文字处理功能，可以采用多种形式的存储方式 如年代、内容、项目名称、项目类别等等。加强工程档案的搜索功能， 为用户提供更快、更方便、更完整的服务。

2、建立约束体制， 促进工程档案的完善

要确保地铁工程档案的完整、准确，必须从管理机制、企业行为上予以约束。运用经济手段进行制约，例如： 在合同中明确约束内容， 当施工单位移交完整、准确、系统的工程档案， 建设单位接收档案的主管部门在验收竣工结算时签署结论及意见后， 才对此工程进行决算， 以确保施工单位重视档案工作， 保证地铁工程档案整理、归档的质量。

3、建立完善的管理制度和监管体系

建立完善的地铁工程档案管理制度， 对各个环节、各道工序档案资料的形成作出明确规定。将档案管理工作形成要约， 列入相关合同， 使档案收集工作提前介入， 对档案材料实行超前控制。档案职能部门应加强对地铁工程档案工作过程的监督和指导。明确各参建单位工程档案管理部门的职责， 抓好地铁参见单位档案人员的培训， 培养专业档案管理人才， 对档案的形成过程进行全程监控、指导，严格落实竣工验收制度。

结论

地铁工程档案管理是地铁工程建设过程中的重要环节， 其工作内容涉及到各个专业技术部门， 只有不断加强建设、施工和监理单位的重视程度和管理水平， 才能保证工程档案的完整性、准确性， 为地铁建设和今后的维护提供有力保证。地铁工程档案管理是地铁工程建设过程中的重要环节， 其工作内容涉及到各个专业技术部门， 只有不断加强建设、施工和监理单位的重视程度和管理水平， 才能保证工程档案的完整性、准确性， 为地铁建设和今后的维护提供有力保证。

参考文献

〔1〕谢颖浅谈地铁工程档案管理中存在的问题及对策。四川档案2006. 06

〔2〕宋洁城市交通建设工程档案 管 理 的 问 题 与 对 策 。 城 建 档 案2006. 03

〔3〕许辉交通工程档案质量剖析 与 管 理 控 制 。 经 济 科 技 档 案2005. 1