研究生教务员的工作内容和角色定位

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摘要：本文从学院研究生教务的工作内容中认识到研究生教务员的角色定位和研究生教务工作的性质，然后解析怎样做好研究生教务工作。

关键词：研究生教务员；工作；定位

中图分类号：G643 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2014）26-0045-03

研究生教务员目前所处的组织系统环境是二级管理体制，管理形式由原来的集权式发展为集权分权并存[1]。研究生院代表学校对研究生招生、培养、学位、就业、思想政治教育等工作实行统一规划，政策制定和综合管理；学院是研究生教育二级管理机构，在学校的宏观指导下开展具体的研究生教育工作管理[2]。而学院研究生教学管理工作的组织和实施，主要由学院研究生教务员完成。

那么在现有的组织系统管理环境下，学院研究生教务员的角色定位和研究生教务工作的性质是什么？怎样做好研究生教务工作？本人先从院研究生教务员的工作内容着手分析。

一、研究生教务员工作内容

（一）日常工作内容

对于以上提到的琐碎日常工作内容，可以将其归纳为几点：①学院研究生招生、录取；②学院研究生培养；③学院研究生学位申请；④学院研究生学籍、档案管理；⑤学院研究生和教师的各种有关教学活动的申报等。

（二）突发工作内容

1.为几年一次的学科评估整理学生档案、教师资料、学院研究生教学资料等。

2.外出调研。

3.参加各种会议。

4.处理来自学生和老师的投诉。

5.临时活动的召集、组织。

周而复返、年复一年的没有尽头的研究生教务工作，它并不单调乏味，反而让人觉得责任重大时刻充满挑战性。因为国家对研究生的政策在不断调整、对研究生教育在不断改革，为了能最大限度的为学生和老师服务，教务员有着十分重要的工作职责。怎样的职责？从角色定位来探讨。

二、研究生教务员的角色定位

（一）从工作关系网分析――研究生教务员是桥梁和纽带

为了直接明了地将复杂的工作关系表现出来，笔者画了一个示意图。根据校院二级管理体制下的二级学院的研究生教务员工作内容可以延伸出最直接、最密切的工作关系网：

从这张研究生教务员的工作关系网中，可以看到研究生教务员至少对应着教学管理机构中的两个层次领导，并直接联系院系全体教师、全员研究生。同时研究生教务员还处于二个领导层、二个教学单位、导师、任课教师、研究生和其他研究生培养部门的人员的交叉点位置，能较大范围地接收和散播消息，广泛地与教学人员和部门经常性沟通信息。

研究生院规章制度、教学管理文件精神、计划、任务等，主要由研究生院各职能科室直接联系研究生教务员，由研究生教务员来准确领会、布置传达和贯彻执行。各项任务到达学院后，研究生教务员就会将精神和任务准确及时的向学院分管副院长汇报，在分管副院长的指示下，研究生教务员将学校的规章制度、教学管理文件精神、任务等传达或者下发给院长或者系分管副系主任或者导师或者研究生。然后又将其执行情况反馈给研究生院。

研究生教务员在工作的过程中，能够直接和导师、研究生接触，能够了解到教学管理过程中的问题、矛盾、意见、建议，这时研究生教务员就有责任和义务及时将这些信息反馈给学院领导和学校主管部门。让研究生教学管理更加人性化、合理化。

总之，研究生教务员是二级管理体制下研究生教务工作的桥梁和纽带。发挥好它的作用，将会有益于研究生教务工作关系网中的每个成员。

（二）从组织系统环境分析――研究生教务员是第一线的最基层的服务者和执行者

研究生教务员是全面参加研究生教学、培养、管理等全过程，即承担每个研究生从招生录取―学籍管理―专业培养―申请学位―毕业就业所有细枝末节的工作。

（三）参谋与助手

分管院长在得到文件和通知之后，要了解现有的数据和情况，这个时候研究生教务员就要实事求是的提供数据、说出现在的情况、分析各种可能出现的状况。它是分管院长做出决定的最主要的依据。这方面说，研究生教务员就是分管院长的参谋和助手。比如，在分配研究生招生计划时。研究生教务员需要提供去年的招生情况（保送生数量、统考生数量、导师招生情况、导师对去年的招生情况的反馈等），今年已经接收保送生情况等。分管院长就会根据这些内容制定出今年的招生指标分配细则。反之，如果研究生教务员不能有效的提供和分析去年的招生情况，可能会导致学院招生工作的混乱和分管院长的工作的失职。

三、怎样做好一名研究生教务员

根据自己研究生教务员的工作内容和工作角色的定位，总结出以下几点关于做好一名研究生教务员的心得：

1.要有良好的职业素质――细心、耐心、顾全大局。细心：教务的工作十分繁琐，如学生在制定培养计划的时候，学生多选、错选或少选了学分，作为教务员要及时发现及时提醒并讲解更正，不然会影响学生评选奖学金和申请学位。耐心：面临新的政策如旧政策不同之处要给不理解和不明白的老师和同学一个一个解释，避免过激的投诉行为等。顾全大局：教务员代表的是整个学院的行为，要将学院的利益摆在第一位，不能偏颇、不能掺加个人情感。如，面对学院中不同系的利益纷争，要一视同仁。在校研究生院给学院争取资源分配时，要尽心尽责等等。

2.要会整理和收集平日的工作资料，在面对突发工作时能从容应对。机会总是留给有准备的人。学生、家长、导师、领导、其他人员等时不时会向研究生教务员提出各种关于统计的问题、政策问题等，这时候教务员如果在平日能有效的整理各种数据、文件、通知，面对这种问题不应该是手忙脚乱、一无所知，应该是应对自如的。如，在研究生报考阶段，经过会接到这样的电话，请问你们学院每年的招生比例是多少，报考人数是多少，今年是否有新的招生政策等等。如果这时教务员是一问三不知，会影响学校和学院的声誉。再如，遇到学院某一专业的5-7年的专业学科评估，需要大量的统计数据。如果提供不出来，将会给学院造成不可逆转的后果。

3.具有一定的组织协调能力。这一点在分析研究生教务员角色定位时已经详细分析过了，在这儿进一步强调它的重要性。教务员每年都有组织研究生入学教育、培养计划的制定、复试和毕业答辩等事宜，每一步都有政策宣传到位、制度落实到位，没有一定的组织协调能力，学院的研究生工作就会陷入困境。还有，就是在多重人际关系中的协调也很重要，它是别人对教务工作的了解、理解、实施的过程。

4.具备基本的英语交流能力和阅读能力。面对日益增多的国际交流留学生、交换生和本校日益增多的出国留学事宜，对研究生教务员提出了新的业务要求――基本的英语交流能力和阅读能力。

以上是根据自身的工作经历总结和提升的几点心得，同时也是对研究生教务员工作的认识和理解。

参考文献：

[1]潘立，赵颖姊，鲁建厦.二级管理体制下研究生教学秘书的角色定位[J].高等与经济，2010，3（1）.

[2]王恒亮，宋华明.研究生教育校院二级管理的难点与对策[J].扬州大学学报（高教研究版），2009，（6）：73-76.

作者简介：胡娟，华中科技大学建筑与城市规划学院研究生教务员，研究生学历。