电子文件与纸质档案保存技术差异探析

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随着社会经济的发展，网络技术快速普及，电子文件改变了我们以往的生活和工作方式，给档案管理工作带来了新的机遇和挑战。以往的纸质档案以手工操作为主，而电子文件依托于计算机与网络技术，是新生产力发展的集中体现。除此之外，两者在保存技术上也存在差异，为了更好地加强对两者的认识，本文分析了电子文件与纸质档案保存技术存在的差异。

一、信息保护比较

确保纸张的寿命是纸质档案保护最重要的工作目标，这主要是因为纸质档案的信息与其载体同在，保证纸张的安全是进行信息保护的根本措施，唯此才能保存文字记录的信息。相较于纸质档案信息与载体同在，电子文件则实现了信息与载体的分离，而这也为信息保护带来了新的挑战，诸如修改、销毁、盗窃等。除此持外，电脑病毒也是电子文件信息保护面临的一个重要的难题，作为一种病毒程序，其往往对其他程序进行修改，嵌入自身的拷贝，对其他程序造成污染。综上来说，确保信息不受损害是我们面对的难题。就目前的情况来看，电子文件信息保护的技术途径包括多种，不但有存取权限控制、数字水印法，还有防火墙技术、数据加密法、数字时间章法等。

二、环境条件比较

无论是纸质档案，还是电子文件，都会受到周围环境条件的影响。具体来说，包括如下几个方面的内容：其一，灰尘影响。灰尘对纸质档案与电子文件带来的影响存在较大的差异，纸质档案受到的影响一般为机械磨损纸张、粘接、滋生霉菌等。而电子文件受到灰尘的影响不但包括生物损坏，还包括物理、化学损坏。通过上述分析，我们可以看出，纸质档案和电子文件载体都会被灰尘损坏。纸质档案即使受到实质影响，诸如产生霉菌、磨损纸张等，利用一定的修复手段也可以将相应的记录信息大致恢复；电子文件载体一旦产生损坏，往往会丢失局部信息或是无法读出原始信息，这样文件的保存价值也大大降低。从这个角度来看，电子文件载体特别需要加强对灰尘的防护，采取严密的防灰尘琐事对电子文件的保存有着重要的意义。其二，气体、光线影响。纸质档案在光线和有害气体的作用下往往会发生氧化、水解现象，这样就降低了纸张的强度。电子文件受到有害气体、紫外线的影响，会受到很大的破坏，对电子文件会产生较大破坏的气体包括二氧化硫、二氧化氮等，在这些气体的作用下，磁性载体、光盘等会受到腐蚀、破坏，致使磁粉脱落、盘基带基老化、变质。磁性载体剩磁的稳定性在紫外线的作用下就会降低，对其此行记录信息的读写造成很大的影响。其三，温湿度影响。无论是磁性载体、光盘，还是纸张，所处的温湿度不适宜，都会受到影响。高温高湿会使纸张发生水解氧化，使纸张内部受到不利化学成分影响，从而导致字体扩散、洇化。温度过高或过低会对电子文件载体造成很大影响，诸如聚酯底基易膨胀、铝和多碳材料弯曲变形等，进而出现数据读写错误，激光束定位精度下降等现象。总的来说，14℃―24℃是纸质档案保存比较适宜的温度，45%―60%的湿度对纸质档案的保存较好。而电子文件相对应的温度、湿度分别为16℃―20℃、40%±5%。其四，机械振动、磁场影响。纸质档案在磁场、机械震动的作用下并不会发生较大的变化，受到这些因素影响较大的是电子文化的磁性载体。电子文化磁性载体在外来磁场的作用下，很容易出现消磁或磁化现象，进而破坏记录信号，使读出效果受到很大的影响。磁性载体中磁分子的排列也会受到强烈机械震动的影响，造成剩磁衰减，对记录信号造成破坏。

三、技术寿命比较

纸质档案制成材料形成之后，就包括三个稳定的要素，纸张、字迹、材料。纸质档案的寿命不但受到内部因素的影响，还受到所处保护环境的牵制。而电子文化的技术寿命也受到如上两个因素的影响，但是技术革命对其影响也十分显著，这主要是因为计算机是信息与载体结合的媒介，我们要读取电子文件的内容，必须要借助计算机。当技术过时的话，我们就无法将载体的信息读出来。具体来说，技术过时主要表现为两个方面：一方面是电子文件设备罕见，出于商业性目的，设备生产厂家不再生产相关的配套产品，这使得很多电子文件载体超过了预期使用寿命，技术过时直接影响到电子文件的安全性。另一个方面是技术革新，以往的存储技术在新的技术革命的冲击下而消失。从这点来看，和载体损坏相比，技术过时会造成更大的危害。

四、载体寿命比较

纤维素的性质直接影响到纸张的耐久性，虽然纸张在一定条件下会发生水解和氧化，诸如高温、霉、高湿等，但是只要我们将发生反应的条件隔绝，就能使纸质档案的保存时间得以延长。磁性物质和光盘是电子文件的主要载体材料，磁盘和磁带的支持主要依靠聚酯底基，连接底基和磁粉主要依靠粘合剂，而其很容易出现异变，诸如热胀冷缩、脱落、生霉等。记录和再现信息决定因素是剩磁感应强度，而其很容易在外磁场的作用下出现磁、消磁等情况。

五、总结

对档案管理工作者而言，保存电子文件和纸质档案是一项重要的工作。然而两者的保存技术存在着较大的差异，在实际的保存和维护过程中，需要采取针对性的对策。本文主要分析了电子文件与纸质档案保存技术的差异，以期加深人们对两种文件保存的认识，更好地对两种文件予以储存，使其得到持续性的使用。

（作者单位：威海市委党校）