论档案信息化建设中的标准化问题
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【摘 要】 档案工作的标准是档案工作中有关单位和个人应当遵守的共同准则和依据，在档案信息化建设中尤为重要。本文分析了档案信息化建设中标准化的现状和问题，提出了解决的对策和方法。
【关键词】 档案 档案信息化 标准化
档案工作标准化是档案工作领域中的各种标准的总称，是档案工作中有关单位和个人应当遵守的共同准则和依据。在数字化条件下，由于电脑系统在人工智能方面存在先天的局限性，因此在档案信息化建设中所涉及的标准化问题，将更加尖锐和苛刻，也就更需要统一全面的档案信息化技术和规范。
一、档案信息化建设现在面临的标准化问题
1、统筹指导缺失，导致系统标准的制定滞后。我国档案计算机管理技术的应用早在上世纪80年代初已起步，并迅速普及到众多的机关和企事业单位；90年代以后，电子文件大量出现，电子档案管理日益成为广泛需要。然而，我国档案计算机管理和信息化建设的相关标准的制定工作直至90年代末才刚起步，严重滞后于实践发展；即便定标工作已经起步，但进展缓慢，已制定出台的相关标准寥寥无几，内容缺乏系统性、配套性，对于实际工作需要杯水车薪i。标准化工作的滞后已经使档案信息化建设因缺乏必要的规范和引导而陷于盲区之中。
从现状看，虽然早在上世纪80年代中期开始的各类档案管理升级中，国家档案局对企业事业单位和机关、档案馆普遍提出的以计算机技术应用为核心的档案现代化管理要求，在客观上是一种国家推动力，但对工作深入发展的组织力度和后续措施显然不够，因而使工作较多地流于形式而缺乏实效。
2、各自为政，系统、数据不兼容。在社会信息化的大背景下，近年来，各级各类档案机构，尤其是国家综合性档案馆纷纷开展档案信息化建设，在档案管理系统的构建上已经有所突破。但是，由于各自为政，独立开发，首先是致使各机构的档案管理基础软件标准不一，造成档案信息资源的分散孤立，难以共享；其次是采集数据的内容、质量标准各异，良莠不齐，形成基础数据结构的鸿沟，造成信息资源整合上先天困难。
这种现状之下，必然造成极大的人力、物力的浪费，并拖慢档案信息化建设的步伐。⑴由于各地区、各单位各行其是、互不沟通，技术研发低水平重复现象严重，影响了档案信息化建设整体水平的提高；⑵由于盲目研发，各地区、各单位出现了大量非兼容的系统和数据库，档案信息化运行中的文件格式、数据内容、库结构的规定各不相同，形成了“信息孤岛”现象，严重影响到档案信息的共享，制约了档案信息资源的价值；⑶增加了工作量，降低了效益，不仅因大量低水平技术重复研发使总成本拉高，更由于日后随着相关标准的实施，新系统研发、原数据库转换等，必然发生二次投入的现象。
3、现有档案管理标准与信息技术契合度低，导致高新科技利用水平低。
我国现行档案管理标准体系基本是针对有形档案资料来制定的，缺乏专门针对信息化条件下的管理标准，从而严重制约了高新技术设备在档案工作中的利用水平。
二、解决档案信息化建设中标准化问题的对策
1、必须以国家战略的指导思想，自上而下地组织对档案信息化的标准制定。档案信息化建设不仅涉及技术，更是涵盖了纷繁复杂的法制、体制、机制问题，档案作为社会性极强的信息形式，连结着复杂的社会关系，协调和解决与之相关的问题，仅依靠社会组织、机构的低层努力，实在勉为其难，因而必须从政府和国家层面入手。社会信息化迅猛发展的机遇和挑战面前，档案信息化建设迫切需要紧密依托政策导向，加强统筹组织，明确工作走向，以求有序、健康、快速发展。与传统的档案工作相比，档案信息化建设更加需要讲求统一的技术体系，更加需要讲求标准化和规范化，因此先天上更加需要统筹规划，以便最终达成高度的信息共享。加强标准化建设，有效规范档案信息化工作已十分紧迫，而此项工作应是政府的职责，因而档案信息化建设的根本出路在于制定实施国家战略。
2、档案信息化建设必须贯彻标准化先行的原则。我国档案行政管理部门对档案信息化技术研发工作的总体效果并不理想，究其原因，重具体技术研发、轻标准规范研制是重要的症结所在。各地档案行政管理部门组织实施的科研中，从课题的内容结构看，几乎都是为了解决各单位个性化问题，仅仅针对和解决各个点上的局部需要，日益增多的课题研究反而加剧了档案信息化建设中的各自为政、分散孤立的信息孤岛现象。这表明，档案信息化建设的投入不应仅仅囿于个别和局部，解决具体的微观问题，档案行政管理部门必须面向档案信息化建设的全局，坚持标准先行的原则，把工作重点从解决具体、局部操作问题转向标准的制定、实施上来，有力提升对档案信息化建设工作标准化和规范化的指导力度iii。
随着整个社会信息化水平的提高和档案信息化建设的推进，实现档案信息资源整合已是大势所趋。各级档案部门都应通力合作，协力构建全国统一的网络档案信息资源整合平台，向社会公众提供优质高效的档案信息服务。而在网络环境下，要实现网络档案信息资源的整合，构建统一的网络档案信息资源交换与共享平台，使之能联结各个应用系统，从而为网络档案信息资源的共享创造基础条件。就必须做到所有入网的档案信息都执行统一的数据标准，形成统一的逻辑数据库。因此只有提供关于信息资源系统整合的一系列完整的标准，并在资源的开发、产品化和组织管理的过程中加以遵循，才能实现信息资源的理想整合，所以应围绕标准化来推进信息资源的整合，坚持档案信息化建设的标准化先行原则。
3、必须做到目光长远、高屋建瓴的制定适当的标准体系。一方面由于信息处理技术日新月异的飞速发展，而应用研发与实际推广又需要一定时间，因此往往形成技术应用与技术发展的代差，使得广大档案工作者一边羡慕和畅想着新技术的好处，一边抱怨着手中的软硬件设备生涩落后；另一方面，在信息化建设中容易形成希望硬件设备的配置应该是高档次先进的，软件系统的设计应该是面面俱到的想法，好像不这样，不足以体现现代化和先进性。实际上这种认识是不科学的。IT产业有一个著名的“摩尔定律”，即每18个月芯片的运算速度便增长一倍。盲目跟进的结果，将导致原有设备还未充分发挥作用就被新设备所淘汰的局面，损失可想而知。
解决这一问题首先是在制定标准时对技术的发展作出适当预判；其次是设立标准研究的常设机构，形成标准跟随技术进步而衔接发展的常规体系。只有这样，才能在标准体系制定时做到目光长远、高屋建瓴，使标准体系不形成对新技术应用的瓶颈，既可以使档案工作者切实应用到先进技术设备，又可以指导信息化建设的适当水准，不会造成因盲目建设而造成巨大浪费。
参考文献
1 吴品才.档案信息化建设现状、问题与对策.中国学术聚合门户网，2008.7.25
2 陈婷等.档案信息化建设能解决“数据孤岛”问题.江南时报网，2009.5.15
3 国家档案局档案科学技术研究所.电子文件归档与管理规范（国家标准），2002
4 国家档案局政策法规研究司、国家档案局档案科学技术研究所.电子档案管理办法，2005