配送中心如何做好信息管理

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配送中心运营会产生大量信息，反过来，信息对于配送中心的运营也极为重要。尤其是作为配送中心主要活动的物流以及主要目的或风险的资金流，在产生信息的同时，更需要信息流的引导、支持、约束和推动。

物流会产生货物（分类、编号、包装、特性、数量、重量、体积等）、设施设备器具（编号、性能、容量、载重、数量等）、流量（运输量、配送量、库存量、流通加工量等）、流向（进货、发货、退换货等）、流程（路线、距离、节点等）、流速（时间、速度等）等信息，同时也需要进发货指示、物流流程、单证格式与交接、各种决策评价等信息做先导、支持和控制。

配送中心总是希望货物占用尽量少的资金，发货时尽快收款，进货时也尽快付款，这和信息流有很大关系。和供货方、客户及银行的信息越畅通，资金流转速度就越高。

一、配送中心的信息

（一）含义

配送中心的信息按字面理解，是配送中心产生、运作、经营和发展情况的反映，是配送中心方方面面的表现，包括配送中心的组织结构信息、后勤生活服务信息、运作信息和经营管理信息。这明显比较宽泛，因为配送中心的信息收集、传输、加工多是在其建立和组织结构定形后发生（虽然信息管理的成效也影响配送中心的组织结构并要求其做出相应的设置）的，并且应主要关注作业及其管理。故而此处可以将配送中心的信息界定为与配送中心作业及经营管理有关的信息。即使这样，对于不同类型的配送中心，由于其作业及经营范围不同，因而不同情形对应的信息类型、内容、多少都有差异：有的始于供应商终于客户，此时配送中心不仅要负责生产企业所需原材料、零部件的供应配送，同时还要承担企业产成品的销售配送任务；而有的始于供应商终于所属企业，此时配送中心负责从供应商处进货，然后配送至企业的分店或分厂；还有的始于所属企业而终于客户，此时配送中心负责将产成品配送至客户。

（二）内容

虽然不同配送中心信息的内容、类型和多少不同，但依据上述界定的配送中心信息的含义，可以从一定的角度或侧面对配送中心的主要分类和内容进行一般性的揭示。

1.从配送中心信息对应的操作活动分类，配送中心信息可分为配送中心信息作业信息、配送中心实物作业信息以及相关的经营管理信息三部分，详细内容如表1所示：

其中，关于信息的信息是配送中心货物处理及管理信息的反映，指信息的来源、可靠性及价值评价、加工处理技术与设备、储存位置及手段等信息。

2.从反映货物移动或所有权交接情况分类，配送中心信息可分为物流活动信息和相关的商流活动信息，详细内容如图1所示：

其中，物料移动信息是指时间、地点、路线、效率等信息；物流高、中、低层信息是指物流活动操作及决策信息，如高层的配送中心发展规划、服务的项目及水平的设定、业务是否外包等，中层的中短期计划、车辆调度、成本核算、绩效管理等，低层的短期作业计划、出勤等。

配送中心的物流信息依其职能不同，可以分为五大类：一是来自外部特别是服务对象的订货信息；二是反映库存影响采购决策的库存信息；三是安排商品采购及验收的指示信息；四是指示分拣配货等的作业信息；五是其它方面的管理信息，如物流成本、仓库和车辆等物流设施的管理信息。

二、配送中心的信息管理

（一）含义

配送中心的信息管理就是利用适当的物流信息技术和方法，快速实现物流活动相关信息的收集、传输、存储、加工，加强物流信息的利用和控制。

配送中心信息管理必须借助于一定的技术和方法，是采用人工管理还是采用自动化管理，是用手工、人脑还是用电子设备解决信息的收集和存储加工，是信息的局部管理还是集成管理，是局限于某一环节、某一部门还是延伸到整个配送中心甚至外部，这关系到配送中心信息管理的成效。

配送中心信息管理的内容包括对信息进行收集、传输、存储和加工，这是一个循环执行的过程，因为新信息，如进出货信息（每次都不一样）不断出现、老信息需要进行加工不断重复利用。其流程如图2所示，先把各环节、各节点信息收集好后，传输到一处集中储存，此时可以按意向加工储存信息，待需要时将加工或存储信息传至需求处。

配送中心信息管理的主要目的是充分利用物流和商流活动信息，规范、严密、约束和推动信息的收集、传输、储存、加工等活动，提高信息效率和效益，为经营决策提供依据，带动配送中心服务水平、物流效率的提高和降低经营成本。

（二）途径

配送中心信息管理的目的可以通过配送中心物流活动管理的信息化实现。配送中心物流活动管理的信息化就是要通过物流活动、相关的信息活动和经营管理活动等信息的界定、规范、集成，应用一定的物流信息硬软件设备或技术，实现配送中心信息作业的无纸化、电子化、自动化、网络化和智能化，提高物流活动、信息作业和决策活动的效率与科学性。

配送中心物流活动管理的信息化并不是要求配送中心信息管理一步达到最好水平，完全实现中心信息作业的无纸化、电子化、自动化、网络化和智能化。应该说，信息化是分层次的，可以在不同的范围内进行，即信息化可以针对不同的活动、环节、部门或整体运作分别实现。

1.信息作业的电子化

是指信息作业要充分利用电子设备和技术，实现信息收录、传输、储存、加工的无纸化，实现配送中心复杂和海量信息的快速而少失误处理。如商品、仓库、货位等的射频识别和修改、各类信息存储的软盘、硬盘、光盘和数据库技术、进行信息加工的数据库挖掘等应用软件技术、数据和信息显示的多媒体技术等。

2.信息作业的自动化

是指通过各类技术和理论的综合应用，将电子技术、计算机技术、通讯技术、自动化设备和经济、管理、数学、系统科学知识结合起来，实现配送中心进、出、存全过程的全面自动化处理，提高信息作业效率，如光电扫描技术、库存的自动盘点、EOS（电子订货系统）、EFT（电子转帐系统）、MIS（管理信息系统）等。

3.信息作业的网络化

是将配送中心的供应商、客户、各环节、各部门连接起来的信息网络建设，包括通讯网络和业务专用信息网络建设，常涉及第三方专门的网络运营商，运用通讯技术、EDI技术、Internet技术及相关的一系列网络安全技术，实现信息的异地实时传输与共享。

4.信息作业的智能化

指利用计算机技术解决和处理定量问题的同时，可通过应用软件的开发和使用，实现信息作业能够辅助和参与定性问题处理的智能决策，如DSS（决策支持系统）、ES（专家系统）等，提高配送中心作业管理决策的科学性。

（三）管理方法

实现配送中心信息的有效管理，达到配送中心物流活动管理信息化的“四化”要求，就要从配送中心内外部两个方面着手：在外部充分利用公共物流信息平台，在内部认真进行物流信息系统建设和物流信息技术应用。

1．建设配送中心信息系统

将配送中心某一环节、某一部门或某一活动的信息集成，借助计算机硬软件设备与技术，实现物流活动的指挥和控制，提高信息作业的效率和正确性。

2．应用物流信息技术

配送中心内外部物流活动信息的收集、传递、储存和加工都需要一定的技术和相应的设备，如条码技术、射频技术、EDI、GIS、GPS等。物流信息技术是物流信息系统建设的支撑，物流信息技术为物流信息系统提供、传输数据和信息。

3．利用外部公共物流信息平台

配送中心的经营活动是一个开放的系统，其经营的商品、客户、供应商的信息经常变化，与此对应的商品量、交通与配送路线等信息也在变化，因此配送中心要注意利用外部公共物流信息平台获取市场信息和交易信息，从多个方面获得相关信息。

（1）政府

政府是物流活动的重要推动者，其法规政策、规划建设都对配送中心的物流活动产生着重要影响。政府的用地法规、配送中心经营的卫生安全规范会对配送中心的经营成本、操作流程的复杂程度起重要作用，交通和通讯设施、物流园区、通关系统、水电暖等硬软件条件的情况也会对配送中心的成本和服务水平产生影响，因此，配送中心物流管理要注意从政府的行为中获得有关信息。

（2）行业

配送中心的物流管理和所属企业性质，要求其经营需注意了解所在行业和物流业等行业协会的信息，以便对配送中心经营的规范性、发展趋势、信息化建设有一个清楚的认识。

（3）企业

配送中心还可以从所属企业、上下游供应商和客户、同业竞争企业、各类配送中心那里获得丰富有益的信息。所属企业的决策思想和规定目标要在配送中心经营管理中体现和实现；供应商和客户的要求错误！链接无效。商品种类、包装、服务项目和水平，影响配送中心的作业流程；同业竞争企业和各类配送中心的物流活动也不可避免地影响着配送中心的经营。

（4）社会

社会上大大小小的物流、商流活动个体、集体更可以为配送中心经营提供丰富的物流信息，如各类电子商务企业及其网站、物流企业及其网站等。

（四）管理步骤

配送中心的物流活动信息化的实现是一个长期的过程，是一个由低级向高级不断提升、由内部向外部不断推进集成的过程，要依据一定的步骤分层次实现，如图3所示。首先要理顺配送中心的基本和特殊作业流程，发现配送中心的信息需求，明确信息加工要求；然后在配送中心内部，实现物流信息的集成化、网络化管理；再利用网络、电子商务跨越配送中心的边界，实现真正意义上的畅通于顾客、配送中心内部、所属企业和供应商之间的物流信息链接，达到对配送中心内外部物流资源的有效控制。

1． 明确配送中心的基本和特殊作业流程

从配送中心的基本作业流程可以看到配送中心的商品按照进、存、出货方向所经过的环节、顺序和相应的信息传输走向，如图4所示。这些流程反映了配送中心的信息需要，是信息管理的起点，并且其正确性影响信息的质量。当然配送中心还有逆向的客户退换货、向供应商的退换货、配送中心的坏品处理等特殊流程。

2．配送中心物流信息基础建设

在此阶段，配送中心要进行的是物流信息系统建设和物流信息技术应用的准备，即配送中心物流资源的信息化。其主要活动是物流有关资源的数字化、文字化、图形化、图像化，其中数字化是物流资源信息化的根本，像商品的条形码、以及仓库中货架、货位、设备的编码等均属于配送中心物流资源的数字化。尤其是配送中心中农产品、水产品的比重常常很大，其条形码的编制、粘贴有一定困难，推行这些非包装产品或不易包装产品的信息记录和显示是信息基础建设的难点。因此要进行人员、商品、设施、设备、单证等方面的编号或电子标签的信息存储，配备信息识别、处理设备和技术，在配送中心内部各环节率先实现物流活动的信息化管理。

3．配送中心物流信息集成管理

物流信息基础设施建设完毕后，可进一步实现配送中心物流信息的高度集成，将配送中心内部各环节、各部门的物流活动信息集中和连接起来。要做的主要工作为：信息规范化；信息处理程序规范化；信息的及时性、准确性和完整性；信息来自统一的数据库。要求在范围上包含配送中心内部物流所有环节的信息，在时间上包含配送中心经营活动历史的、当前的和未来预期的信息。物流信息集成管理能实现物流在配送中心内部流程的最优化，提高物流运作效率。集成的主要表现是建立涵盖配送中心各环节的信息管理系统。

4．所属企业其它部门的信息利用和协同

配送中心所属企业的其它部门会对配送中心的物流活动有很大的影响和制约作用。因此，配送中心在内部物流信息集成的基础上，要注重建设企业内部的通讯网络、企业内部网Intranet和整个企业的物流信息管理系统，使得配送中心能够获得畅通的企业信息。

5．其它企业的物流信息利用和协同

即配送中心要注意利用外部企业如上下游供应商、客户、物流企业、电子商务企业、各类网站等方面的相关信息，并且要和这些企业进行通讯和网络的信息联系和协同。这些外部物流相关资源的利用主要表现为实行供应链管理、客户关系管理、物流外包管理等,手段是互联网Internet、通讯网或专用的增值网（VAN：Value Added Network）。现在激烈的市场竞争，使得配送中心在有效管理内部物流资源的同时，必须注重外部物流相关资源的管理。

（五）约束条件

由于配送中心的信息管理内容复杂，涉及许多活动、环节、部门和企业，耗资巨大，其信息化要考虑诸多约束条件，包括主客观以及内外部约束条件，如图5所示：

这些约束一般来自于配送中心自身、物流信息技术市场和所在企业与行业三方面的，但最主要的约束还是来自于配送中心自身和信息技术的发展情况。

因此，配送中心的信息化一方面要做好层次规划，要将信息化水平与自身实际相结合，要认识到企业自身规模的限制；另一方面又要与时俱进，认识到现代信息技术发展的日新月异，处理好实事求是、量力而行与做好长远规划、高起点引进的辩证关系。

（作者单位：郑州航空工业管理学院物资经贸系）