档案利用效果典型事例编写之我见

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1998年，我成为剑南春档案信息中心的一名档案工作者，从事档案利用效果典型事例选编（以下简称事例选编）等编研资料的编写工作。通过近15年的工作积累，对事例选编的重要性和编写工作有了一些认识和心得体会，在此与档案同行们交流。

一、编写事例选编的重要性

事例选编是对各项管理工作利用档案后产生的效果进行分析，选取其中经济效益或社会效益效果突出的事例，用生动、翔实的文字真实叙述该项工作的前因后果及档案在该项工作中起到的重要作用。那我们为什么要编写事例选编呢？举一个简单的例子，比如档案在剑南春出口退税、申报贷款贴息、保险索赔、原料采购、专项资金申报等工作中发挥了重要的作用，为公司直接创造了经济效益。但就这些事例而言，公司领导和大多数部门员工是只知某项工作创造了经济效益，而不知档案在该项工作中发挥的作用。那么档案人员就有责任通过编写事例选编来体现档案工作在各项管理工作中的作用，并把编研资料送到公司领导和各部门手中，让公司上上下下都了解档案工作在各项管理工作中起到了什么样的作用，进而提升企业档案意识，获取领导对档案工作的重视和支持。可以说事例选编突出体现了档案和档案工作在企业方方面面工作中起的重要作用，是企业档案和档案工作价值的最好体现。档案部门应当重视和不间断地编写事例选编。

二、编写事例选编的心得体会

1. 建立健全相关制度是顺利完成事例选编编写工作的基础。事例选编的素材来自利用档案的各部门填写的档案利用效果反馈登记，反馈登记的内容来自各部门利用档案的借阅登记，只有建立健全档案借阅登记制度、反馈登记制度，才能确保事例收集工作的正常开展。档案借阅制度除了对各部门及外单位查阅权限、查阅手续、档案借阅时间、重要档案借阅要求、离职人员离岗前借阅手续办理完结、档案催还、续借等做出明确规定外，还应要求借阅单位或个人在借阅时认真填写档案借阅登记表，尤其要认真填写本次档案利用的目的。档案借阅登记作为档案工作的原始记录，既是各门类档案利用统计的基础性资料，也是开展档案利用效果反馈工作的依据。在剑南春，每年的五月初和十一月初，按照反馈登记制度，档案部门的工作人员会根据借阅登记簿上档案利用目的来选取相对典型的档案利用事例，并填写档案利用效果反馈表中的利用时间、部门、人员、卷次、字数及档案题名，然后将其发放到相关部门相关人员手中，由他们填写本次档案用于哪方面的工作，档案在该项工作中起到了怎样的效果、此项工作的完成情况以及对档案利用工作的意见或建议。同时发放的还有空白的反馈登记表，用于各部门兼职档案员填写利用部门自身保管档案（如质量、食品安全管理体系、环境、职业健康安全管理体系方面的保管期限为短期的档案）时产生的较为突出的利用事例。档案部门将收集到的反馈登记表装订成册、妥善保管，为事例选编的编写工作提供素材。

2. 强化档案利用效果反馈工作是事例选编工作正常开展的必要条件。除了制度约束，档案部门还应通过各种方式强化、优化档案利用效果反馈工作。一是可以安排专人负责反馈工作，与各部门兼职档案员就反馈工作进行沟通，确保反馈登记表的填写真实、准确，确保每一个重要的档案利用事例都有效果反馈。二是可以选取填写规范的反馈登记表，制作成幻灯片，在档案工作培训班上向各部门档案员展示和讲解，使其明确反馈登记表的正确填写方法和要求，从而进一步规范各部门档案利用反馈登记表的填写与反馈。三是强调档案利用效果反馈工作应该涵盖企业所有的档案，不只是档案部门提供利用的档案才反馈信息，各部门利用了自身保管的档案产生了较大的效益也应该填写反馈登记表。四是档案利用效果反馈工作宜定期开展，半年一次较为合理。但对重要工作利用档案则应随时关注工作的进展，一方面可以主动提供相关档案促进工作，一方面了解档案在其中所起的作用，及时获取反馈信息。

3. 加强与相关部门的联系与沟通是事例选编准确完成的保障。档案利用事例必须真实准确，除了相关部门填写的反馈登记表，档案部门还需要加强与相关人员的沟通，以获取更多的信息。档案部门不能满足于反馈登记表上各相关人员简单填写的内容，通过分析，应该对利用效果突出的事例通过电话或上门走访的方式，进一步完善信息。在事例选编收集素材的过程中，应该对一些重点部门多加关注。其实在企业的各项管理工作中，如奖项申报、保险索赔、工程费用审计等均会大量利用档案，但由于利用的是各部门暂时保管尚未向档案部门移交的档案，加之相关人员档案意识的缺乏，往往会造成重大利用事例的漏登记。因此档案部门就应该积极主动地关注公司一些重大奖项的获得、重大专项资金的申报等工作，从工作结果往前追溯，主动查这些工作的申报材料，主动走访这些工作的经办部门，往往都会有所收获。另外，要特别关注的是财务部门、建设部门、设备部门、供应部门，因为他们负责办理保险索赔、工程审计、贷款贴息、出口退税、进口设备免税、原材料采购等工作。我们在编写事例选编的时候，往往会到这些部门收集素材，主动询问有无这方面的工作，收集到的通常都是利用效果特别突出的事例。

4. 对利用效果典型事例的宣传和奖励有利于助推编写工作顺利开展。事例选编编写完成后，不能只写不宣，而是应当将其送到公司领导手中，并通过办公自动化网络公布给各部门，让公司领导和各部门充分了解档案和档案工作在公司各项管理工作中的重要作用，从而加深对档案和档案工作重要性的认识。同时，还应从事例选编中选取成效卓著的档案信息利用事例参加开发利用科技档案信息资源成果评奖活动，获取来自公司外部的肯定。剑南春自2002年参加四川省开发科技档案信息资源成果评奖活动以来，已经荣获29个奖项，其中一等奖11项。在档案部门的积极争取下，公司领导还为涉及这些奖项的部门员工签批了专项奖金，极大地调动了公司档案人员和科技人员的积极性和创造性，在加深了他们对档案工作的理解和支持的同时也为事例选编的编写铺平了道路。

（作者单位：剑南春集团公司）