对企业档案信息化建设的思考

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企业要切实重视档案信息化工作?熏就必须下真工夫，这样才能使档案管理信息化建设步入快车道，实现档案管理现代化。

1．企业要从企业全局去考虑档案信息化问题

企业领导应充分认识到，开发档案信息资源是进行科学决策和管理的需要，而任何一个文档信息系统的建设，都不是企业哪一个部门能够独立完成的，档案信息化建设不是档案部门所能独立完成的，它需要企业高层领导的协调。企业领导要有战略眼光和务实的作风去抓档案信息化建设，将其纳入企业信息化总体规划；纳入企业内各部门的岗位职责范围；层层落实，有计划、有组织、有安排，经常督促落实，并为其投入一定资金。

加强档案队伍建设，是重视信息化的一个重要方面，要把人才问题摆在重要位置上。为适应档案管理信息化的需要，必须调整档案部门人员结构，对热爱档案工作甘于奉献的档案工作人员除加强业务培训外，还应对其进行英语和计算机知识的培训，让他们适应新形势的要求。对不合理的岗位设置予以调整，对做出贡献的档案人员给予奖励；挑选一些政治条件好，业务能力强，热爱档案事业，又具有一定外语和计算机水平的人充实到档案队伍中来。

2． 企业档案部门要抓住机遇，全面推进企业档案信息化建设

（1）要建立健全制度，规范管理

企业档案部门要把握企业信息化带来的企业管理的新思想、新模式，树立创新意识，运用先进的技术手段，实现企业档案制度创新和管理方法创新。建立、健全适应企业信息化环境下的档案管理制度，保证企业档案工作在企业信息化环境下有序发展。完善企业档案的收集范围，及时调整和扩展企业档案信息的接收范围，尤其是那些对企业可持续发展具有潜在价值的文件材料；建立电子文件的归档办法，完善企业文件材料的归档制度；建立数字化档案信息管理和利用制度，保障电子档案信息的数据存储及利用的安全。

（2）开辟档案信息资源

要扩大档案收集对象和收集范围，要收集与档案关系密切的各种资料。同时，企业档案的收集、保管重点要转向企业自身形成的材料和与企业经营有直接关系的文件。

（3）以市场为导向，主动进行档案信息资源的开发

要挖掘各种适销对路的档案信息。如：企业为了定价，就必须知道市场状况；为了制定促销策略，就必须了解产品销售周期性及市场竞争状况；为了发掘新产品，就必须全面了解生产厂家，如此等等，如果档案人员能够在这些方面为企业提供真实、详细、可靠的档案资料（数据、文字、图表等），那么，他为企业提供的服务就是高级的信息服务。

（4）企业档案工作者自身要有紧迫感

要加强学习（包括外语、计算机等相关学科），摸清家底，开拓进取，超前介入企业管理流程，全方位参与企业信息化建设，将自身融入信息系统，使档案工作与企业设计、生产、施工、管理等工作流程相衔接，以加强对企业各种类型文件材料运行的监控。还应积极参与国际质量认证体系的贯标活动，实现文件、档案的制度化、规范化管理。主动配合企业计算机人员，建立和完善企业档案自动化系统。同时还必须转变观念，接受现代化管理知识，积极主动地从各个渠道获取及综合处理各类信息，并编制出有一定水平的综合性、专题性的报告供企业决策者分析和判断，提高服务水平。

（5）尽快使现有档案数字化

这又是一项既艰巨又紧迫的工作，档案工作者不能等待观望，要主动出击。首先，在行文不规范的企业中，要尽快完善文件制度，为各种机读档案目录的建立及管理软件的编制做准备。其次，根据企业馆藏特点，结合行业通用标准，及时编制出索引工具，以实现档案的自动化检索功能。

（6）加强横向联合，为档案信息共享做好铺垫

鼓励在最大范围内统一档案的管理方式，统一分类编号原则、统一主题词表、尽可能统一软件功能设置。 对于已经归档的同一类型不同版本的档案数据要做好升级转换工作；要收集和保管好相关的应用程序和历史数据，以便日后能够为企业各有关部门查阅和利用。档案部门要与企业的业务、技术部门搞好协调，避免企业的档案信息化建设在低水平上重复。

（作者单位：江西赣能萍乡发电厂 337016）