全面预算管理在采购业务上的应用研究
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【摘要】本文以零部件采购业务预算管理过程中存在的问题为切入点，就如何实施构建预算管理制度进行了初探。文章首先对预算管理的基本概念进行阐述，扫除人们对预算管理认识上的误区。同时阐述了预算对业务管理的重要性和必要性，并通过对目前采购部预算管理存在的问题进行简单分析，提出应如何实施预算管理，进而全面提升采购部预算管理水平。
【关键词】全面预算，预算管理，预算控制与实施
一、预算管理概述
自20世纪20年代，预算管理在美国通用电器公司、杜邦公司和通用汽车公司产生之后，这一方法很快就成为大型现代工商企业的标准作业程序。它从最初的计划、协调生产发展成为现在的具有控制、激励和评价等功能的一种综合的贯彻企业战略方针的经营机制，处于企业内部控制系统的核心位置。著名管理学教授戴维·奥利认为，预算管理是为数不多的几个能把组织的所有关键问题融合于一个体系之中的管理控制方法之一。
（一）预算管理的基本概念及特征。在理论著作中，有一种观点认为，把企业全部经济活动过程的正式计划用数量和表格形式反映出来，就叫做“全面预算”。也就是说，全面预算是企业总体规划的数量说明。还有一种观点认为，企业的全面预算称为利润计划，是企业对未来一定时期内经济活动的各个方面、各个阶段预算的综合。“全面”也存在两方面的含义：①全面预算管理贯穿公司业务活动的全部过程，是以公司的发展战略、中长期规划及年度经营计划为基础的预算管理；②全面预算管理需公司上下所有员工的共同参与，而不仅仅是财务人员的事情。
综上所述，全面预算是在未来一定时期内，为了实现企业目标而制定规划的量化说明，是为了落实公司战略而采取的措施。那么，预算管理就是围绕预算而展开的一系列管理活动，包括预算的编制、预算的执行、预算的分析、预算调控和预算考评等多个方面。
（二）采购预算的基本内容。采购预算主要由两部分构成：一是有关采购产品合同额和付款额的预算；这类预算涉及公司未来一定期间（预算期）在采购业务上的支出，是整个经营预算的重要组成部分。二是有关期间费用的预算，包括差旅费、运输费和电话费。这类预算涉及企业未来一定期间（预算期）的费用支出、财务状况，是采购部预算中不可缺少的另一组成部分。
（三）预算管理的必要性与作用。
1、可以帮助企业改善未来的经营状况。通过编制预算，许多潜在的困难能尽可能地事先预见，从而防患于未然，帮助企业改善未来的经营状况，降低经营风险。
2、能加强企业内部各部门之间相互协调和沟通。通过预算可以促使各部门不仅考虑本部门的工作目标，还要考虑采购申请单位方方面面的关系；通过预算可以使每个部门、每个员工知道自己在一系列配套计划中的工作目标，可以促进采购部各部门间相互协调与沟通，从而提高采购部的工作效率。
二、采购部预算管理现状与问题
（一）采购部预算管理现状。预算管理的概念是从2009年进入采购部的，近3年的时间里，预算管理在采购部在项目采购业务中得到一定程度的推广，但由于对预算管理不熟悉和缺乏处理实务的经验，未能取得预期的效果。
（二）采购部预算管理存在的问题
1.预算管理缺乏制度体系保障。全面预算管理一般应建立预算管理机构，明确各部门在预算管理中的职责，在部门负责人领导下按照相应制度体系工作。而采购部目前预算的编制和执行缺乏制度依据和工作规范。这一方面降低了预算的权威性，影响预算的执行；另一方面也降低了预算管理的操作性。另外，在预算管理职责的设置上应明确负责的具体事项，这样才能使预算与实际执行相适应。
2.全面预算松弛，预算指标有效性差。在预算管理中，预算的申报与审批具有不对称性，尤其对于差旅费、运输费的管理。2010年、2011年，差旅费、运输费的申报都是按照往年费用的发生估算申报，未与实际业务量相结合。预算平衡也缺乏依据。
3.预算控制和跟踪机制不健全。采购部以总预算为主，缺乏各责任单位清晰明确的分解数据，导致后期难以分别监控。预算管理手段还不先进，管理制度不完善，缺乏明确的预算执行流程及有效的监控措施，以事后控制为主，缺乏事前、事中控制。预算分析仅限于财务数据对比，缺乏业务部门的参与，缺乏问题的原因剖析、改进方案的追踪反馈等。
三、采购部如何实施预算管理
（一）明确各部门在预算管理中的职责。各采购申请单位及部内各职责部门是预算管理运行的主体，既包括在预算管理过程中负责预算组织、审批和监控的有关部门，也包括在预算管理过程中负责预算编制、执行、控制和分析的有关部门。
（二）构建完善的预算管理流程。零部件采购预算管理流程是由需求统计、预算编制、预算执行与控制、预算检查与监督、预算调整、预算报告与分析、预算考核等环节构成。各采购申请单位按公司年度生产计划提出次年采购项目需求计划，采购部将需求计划进行打包。各采购申请单位按工作包提出次年度差旅费、运输费需求计划。采购部按工作包予以控制。
采购部内部差旅费、运输费由各部门在年初提出需求计划。依据需求计划汇总报财务部申请并接收次年采购项目、差旅费、运输费预算指标。并将采购项目预算额度的10%作为预留费用，用于计划外采购项目的费用支出。差旅费、运输费预算的10%作为预留费用。采购部按公司下达的预算指标综合平衡分配各单位采购项目预算及差旅费、运输费预算指标。各采购申请单位按下达的预算指标相应调整采购项目工作包及差旅费、运输费预算使用计划。采购合同额、差旅费、运输费预算由使用控制部门按工作包建账管理。以预算计划控制年度费用支出，并为年底结算提供数据基础。
四、结论。预算管理使机构实现了业务流、信息流的整合，是部门规划战略目标、控制日常活动、分散采购风险以及优化资源配置的重要手段，尤其随着采购部规范化进程的加快，已发展成为一种较为成熟有效的内部控制方法。本文就采购部如何保证预算管理有效实施进行了探讨。总结出以下几点：1.明确各单位部门预算管理职责；2.构建完善的预算管理流程3.编制结合业务实际的管理制度。同时由于预算管理并不具备自行机制，从其它成功企业的案例来看，企业预算管理内在功能的发挥，必须有一定的前提条件作保证。如：高层领导的参与和支持；营造全员参与的预算管理环境；规范基础工作、提高预算信息质量；合理地配置资源；建立和健全内部管理责任制。总之，预算管理作为一种系统的管理模式，其成功运作需要多角度认识和多方面的配合。一个部门如果能具备以上保证预算管理有效实施的条件，并采取合理措施对企业的预算管理环节进行改进，必能提高该部门的管理水平，从而实现其战略目标。