档案信息资源的整合与信息化
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现代信息技术的普遍应用，一方面改变了价值的生成条件。信息社会，一切价值均在运动中生成，信息尤其如此。事实上，社会利用的是档案信息，而不是完整意义上的档案。在信息时代，档案信息只有做到可以被社会随时感知并便于利用，才可能充分发挥作用。处于静态中的档案信息资源，无论蕴含多大的价值基因，由于无法为人及时、充分感知和利用，客观上也无法发挥应有的作用。因此，信息社会，档案信息资源作用的发挥客观上要求置档案信息资源于运动或准运动状态；另一方面，现代信息技术的应用提供了一种新的社会实践的运行方式，在线办公成为新的实践运行方式。在线办公要求改变档案信息资源的存在方式，由传统的信息与物质载体浑然一体式的存在转变为信息与原物质载体的相对分离，即信息的数字化存在。数字化档案信息资源的存在顺应了在线办公模式下人们的思维方式与行为方式。
计算机技术运用于档案信息资源管理，实现了档案信息资源数字化。档案信息资源数字化实现了档案信息资源存在方式的改变，即由传统的信息与物质载体的统一到信息与物质载体的相对分离。档案信息资源存在方式的改变为档案信息资源进入运动或准运动状态提供了技术保障，同时，也为社会便捷、廉价地利用档案信息提供了可能。
档案信息资源数字化的意义在于：一方面为档案信息资源转化为档案信息提供了最便捷的技术保障。信息资源不同于信息。信息资源是静态的，信息则是处于被利用中的信息资源，是动态的。在传统档案信息资源存在方式与传播方式下，对档案信息资源的利用与档案实体的“利用”是统一的。受档案实体的限制，传统形式下的档案信息资源不便于传播与被利用。因此，传统形式的档案信息资源无论是利用率还是利用效率都比较低。档案信息资源数字化，将档案信息资源从传统的档案物质载体中“解放”出来，借助数字技术实现对档案信息资源本身进行存储与传播，摆脱了传统的信息资源载体对信息资源传播的束缚，从而不仅促进了档案信息资源向档案信息的转化，而且极大地提高了转化的效率与效益；另一方面，信息资源数字化后，可以清晰、直观、准确地反映档案对象物的存在状态，这一点在城市基础设施档案方面体现得十分明显。借助于三维技术，可以将各种有形的管网分布和无形的空中“设施”分布直观、立体地呈现出来，从而为城市基础设施建设提供准确的信息依据。根据完整的数字化城市基础设施档案信息来进行基础设计建设，既可以避免各种野蛮施工现象的发生，减少损失，同时又可以从根本上提高基础设施建设的效率与效益。
在进行档案信息资源数字化转换的同时，应进行档案信息资源整合。所谓档案信息资源整合，就是围绕特定的主题，对分散形成的档案进行信息资源集中，以集中反映某一实践领域或对象的基本情况。在传统信息资源管理手段下，档案信息资源整合主要是通过专题信息资源检索工具建设和档案文献汇编来完成的。在现代信息技术条件下，则可以通过数字技术的运用，实现对某一实践领域档案信息资源的集中化。
与传统档案信息资源整合方式相比，建立在数字化技术基础上的档案信息资源整合的特殊意义在于：一方面可以实现档案信息资源整合的规模化。数字技术的发展为人们进行大容量的传统信息数字化转换提供了技术保障。因此，从技术上讲，我们可以在对越来越多的档案信息资源进行数字化转换的基础上实现档案信息资源的整合。相比之下，受人力与财力的限制，传统信息资源整合方式只能对有限的档案信息资源进行整合；另一方面数字技术还可以对某些信息资源，如城市基础建设档案信息资源进行直观、立体化整合，实现对某一相对空间内的存在物进行直观、立体反映。这一点是传统档案信息资源整合方式所不具备的。
数字化信息资源整合技术的运用有效地解决了档案形成的分散性与社会实践对档案信息系统性要求之间的矛盾，这一点在城市基础设施档案方面体现得十分明显。档案形成的职能依赖性决定了不同城市基础建设部门、不同基础建设实践所形成的档案是分散形成并分散保存的。为此，在地下或空中同一相对区域，尽管存在着多种基础设施管网，但由于反映管网分布的档案隶属于不同职能部门，因此，搞清楚同一相对空间内的管网布局客观上需要把相关部门的档案信息资源整合起来。在传统档案信息资源存在与传播方式下，解决这一问题不仅十分不易，而且缺乏直观性。数字化信息整合技术的运用，为实现对档案信息资源本身（而非档案）的逻辑整合提供了技术可行性。这样，就可以将来自不同实践主体的反映同一类职能或实践对象的档案信息资源整合进一个信息单元，实现档案信息资源的相对集中。如此，便解决了档案形成的职能性所带来的档案信息资源存在的分散性与社会对档案信息需求集中性或逻辑性的矛盾，从而既促进了社会对档案信息资源的利用，更重要的是为社会实践的高效开展提供了有效的档案信息保障。
档案信息资源的整合与数字化推动了城市管理理性化进程。现代大城市，人口、设施、活动高度密集，城市健康、高效发展客观上要求对城市进行科学管理。城市管理科学化，首先体现为城市管理理性化。而理性化的城市管理又建立在对相关信息完整、准确与及时占有基础之上。现实中，城市基础设施建设事故频发，给社会造成了巨大经济损失甚至人身伤害。分析问题的成因，除了城市基础设施建设缺乏理性化，建设单位不按照科学程序进行建设，有信息不利用而导致事故外，反映城市基础设施现状的档案信息资源分散保存甚至不完整，档案信息资源处于传统存在状态，人们无法及时、完整利用相关信息对城市建设活动进行相应的计划和周密安排也是重要原因。因此，实现城市基础设施档案信息的整合与数字化转化，对城市基础设施信息进行适时的直观、动态管理，不仅为理性化的城市基础设施建设管理提供有效的信息保障，而且有助于促进城市基础设施建设管理的理性化。
基于上述分析，可以得出如下基本结论：社会信息化客观上要求提高档案信息资源的信息化程度，即促进社会实践对档案信息资源的利用。传统的档案存在方式阻碍了社会对档案信息资源的知晓，不利于社会全面准确地掌握档案信息资源，更不便于社会对档案信息资源的利用。因此，利用社会提供的信息技术，主要是数字技术，对传统档案信息资源进行数字化转换，进而对档案信息资源进行问题或逻辑整合，为社会实践利用档案信息资源，实现档案信息资源向档案信息的转化提供可能性保障，就成为信息社会档案工作者肩负的光荣职责。做到这一点，便完成了档案信息化任务。
二、档案信息资源整合与信息化对策
实现档案信息整合与数字化，既要解决档案部门的思想观念问题，更要解决档案信息数字化的技术问题与数字化实践的协调问题。
1．思想观念的转变是实现档案信息资源整合与信息化的前提。在笔者看来，长期以来制约档案事业发展的根本原因之一在于档案从业者思想观念跟不上社会发展步伐。尽管档案学术界一再提出思想观念转变问题，但实践中人们的思想观念问题一直没有得到比较彻底的解决。究其原因，似乎在于思考问题取向一直没有实现根本性转变。
长期以来档案从业者一直主要站在自身角度思考问题，思想和心态相对封闭，对社会变化对档案工作带来的机遇与挑战缺乏积极的思想回应与实践应对，不善于从其他社会实践领域获得启迪，导致档案业务实践长期处于传统状态，档案业务实践改革力度差，档案工作落后于社会实践发展要求，这在档案信息化问题上体现得十分明显。
在数字技术支撑下，信息数字化已广泛应用于其他信息领域，如超星图书馆、中国期刊网等正取代传统图书、期刊成为越来越多的人获取知识与学术信息的渠道。相反，目前在网上可以直接看到的档案信息十分少。这其中除了保密原因外，更多的是我们至今还没有从思想上解决档案信息资源上网问题。或许在绝大多数档案工作者看来，图书、期刊本身就是文化产品，利用网络传递此类文化产品似乎也是天经地义的。相比之下，档案似乎有许多不同。档案的原始记录性导致人们一直关注档案的物质安全问题，惟恐物质意义上的档案受损而导致档案受损。此外，档案生成的职能依赖性客观上似乎影响了人们对档案信息资源开发途径的探索。人们更多地注意到了传统形式下的档案实体管理不能按照逻辑原则，而只能按照来源原则来进行，而忽视了逻辑原则对数字技术支撑下的档案信息资源管理的适用性与必要性。这在一定程度上反映出我们缺乏应有的理性思维，而单凭传统或经验办事。
2． 在市政当局统一协调下，与城市基础设施建设部门、信息技术开发部门、网络公司合作，开展档案信息资源数字化工程。档案信息资源数字化建设是一项系统工程。在开放社会，解决这样的系统问题，应在开放思维指导下，整合社会力量共同解决这一问题。具体说来，应由城市建设综合协调机构出面，确定某城市建设管理部门负责具体建设和管理数字化城市建设信息。进而协调城市基础设施建设各相关单位、管理城市建设档案的具体档案部门和信息技术部门，分工合作实施城市建设档案的数字化工作。在此过程中，档案信息资源管理部门的职责是积极配合相关部门对已有城市基础设施建设档案进行数字化转换工作。为此，应做到：一方面确保城市建设档案的完整、准确，尤其是反映城市基础设施现状与分布的档案必须完整、准确，否则，建立在数字化档案信息资源基础之上的城市管理与建设必然出现这样或那样的问题。
（作者单位：黑龙江大学历史文化旅游学院 150008）