多学科视角下档案术语定义方法研究

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术语是在特定专业领域中一般概念的词语指称。档案术语是档案领域中一般概念的规范表达方式。定义是对概念的语言描述，是明确概念内涵的逻辑方法。定义指明某一概念在概念体系中的确切位置，并将该概念同相关概念进行区分。定义的表述是编制术语标准中非常重要的环节，档案术语标准的定义既应该符合逻辑学和语言学的要求，也应该遵循术语学的基本原则，更应该正确体现档案学的理论和实践成果。国家行业标准《DA／T 1-2000档案工作基本术语》(以下简称DA／T1-2000)颁布于2000年，是目前我国广大档案工作者和档案学者使用最为广泛的档案术语标准。下文将从逻辑学、语言学、术语学、档案学等多学科视角，对档案术语的定义方法进行研究，并以DA／T 1-2000为实例对目前我国档案术语定义中存在的问题进行剖析。

档案术语定义的逻辑学要求

要给概念下一个正确定义，除了必须具备被定义概念所涉及的具体科学知识，还必须遵循定义规则。形式逻辑对概念定义提出了诸多要求，只有把被定义概念所涉及的具体科学知识和定义的逻辑规则结合起来，才能给概念做出正确定义。档案术语定义同样应该符合逻辑学关于概念定义的要求。

形式逻辑首先要求定义要适度，要紧扣概念外延，定义项的外延和被定义项的外延必须完全相同，不可过宽或过窄。DA／T 1-2000关于“档案管理”这样定义：“档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。”除了收集、整理、保管、鉴定、统计和利用，档案编目和检索也是档案管理活动中的一项内容，但“档案管理”的定义却没有对这一环节进行反映。

其次，定义项不能直接或简洁地包含被定义项，不能循环定义。DA／T 1-2000对于原件和复制件分别这样定义：原件——“最初产生的区别于复制件的原始文件。”复制件——“与原件内容相同的复制品。”定义“原件”时使用了“复制件”的概念，定义“复制件”又要通过“原件”来解释，这是比较典型的循环定义。

再次，在“属+种差”形式的概念定义中，种差需要明确所定义概念与其他并列概念区别开来的区别特征。DA／T1-2000中，6.11条“目录”的定义中明确指出目录是“由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序排列的档案检索工具”。6.11.1“案卷目录”、6.11.2“卷内文件目录”、6.11.3“案卷文件目录”、6.11.4“分类目录”等是档案目录的不同类型，其属概念是“目录”。但这些术语的定义中都采用了“按照……以一定次序编排而成的一种档案目录”的形式，“以一定次序编排”是目录的基本特征，其下位概念自然包含这种特征，不需要在下位概念的定义中进行重申。

此外，定义规则建议在内涵定义中一般不要使用否定形式。在内涵定义中使用否定，通常可以说明被定义项所反映的概念不具有某种属性，而没有说明被定义项具有什么特殊属性，不利于概念内涵的揭示。DA／T 1-2000就存在这样的定义形式，如自由标引——“不用主题词等控制工具而直接使用关键词等自然语言进行的标引”。虽然该定义可以反映概念“不用主题词等控制工具进行标引”的属性，但在可能的情况下还是应该探讨不使用否定形式定义的可能。

档案术语定义的语言学要求

定义还应该遵循语言学的规则，这是科学定义的最基本要求。符合语法是档案术语定义的最低要求。DA／T 1-2000的“鉴定”术语定义为“判定档案真伪和价值的过程。”对其进行语法分析，可以将其分解为“判定档案真伪的过程”和“判定档案价值的过程”两个句子。判定即为判断和推定，真伪是可以被判定的，但是价值是档案本身就具有的，它不应该被判定，而应该被区分，此定义改为“鉴别档案真伪和区分档案价值的过程”，似乎比标准中的定义更为妥当。同样，“档案工作”的定义一“管理档案和档案事业的活动”可以分解为“管理档案的活动”和“管理档案事业的活动”，但是根据汉语语法我们很少说管理某项事业，应该寻找更为恰当的描述方式。再如“收集”、“归档”、“移交”、“征集”、“寄存”等术语，其属概念有的为“行为”、有的为“过程”、有的为“活动”，行为、过程、活动三者之间的区别是什么?不同词语的选择是否准确揭示了被定义项的属概念?还需要对此进行认真分析。

此外，定义要尽量采用科学语言。为了清楚地揭示被定义概念的内涵和外延，必须用科学术语给概念下定义，不能使用含混不清的概念，也不能轻易地使用俗语及日常用语。DA／T 1-2000中对于“文稿”这样定义——“文件起草过程中形成的历次稿子，可分为草稿和定稿两种。”何谓“稿子”?“稿子”的内涵和外延是什么?使用这样一个含混不清的概念来定义文稿，不利于人们对文稿概念的明确。再如，“联合全宗”的定义——“由两个或两个以上立档单位形成的互有联系不易区分全宗而作为一个全宗对待的档案整体”，其中“对待”一词过于口语，使用“管理”似乎更为准确。

当然，这是笔者从挑毛病的角度对DA／T 1-2000的语法问题进行的剖析，关于语法问题的争论本身就有很大的探讨空间，在这里提出以上实例的目的就是想说明语言规范对于术语定义的重要意义。

档案术语定义及术语选择的术语学要求

定义的表述是术语学重要研究内容，由于术语自身特点及使用目的，它对术语定义提出了诸多要求，对档案术语进行定义应该建立在对术语学的基本原理和相关概念充分理解和掌握的基础之上。

1　优先术语与许用术语

从级别上，术语可以分为优先术语、许用术语和拒用术语三个等级。其中优先术语是指某概念的诸术语中作为第一选择的术语。根据《GB／T 2001标准编写规则第1部分：术语》的规定，概念的缩略形式和完整形式都可以作为许用术语，但只能选择一个作为优先术语。优先术语应选择领域内被普遍认可和广泛接受的词汇，这样既有利于保持词汇使用的历史习惯，又有利于术语的推广应用。档案工作基本术语中就存在优先术语选择不够理想的情况。档案基本门类分为文书档案、专门档案和科技档案。科技档案是科学技术档案的缩略形式，但在档案工作实践中人们往往不说“科学技术档案”，而以“科技档案”简而代之。笔者搜索了大量专业文献，发现档案理论界中也较少见到“科学技术档案”的说法，大多数情况下该概念都被称为“科技档案”。因此，该概念的优先术语应为“科技档案”，“科学技术档案”可以怍为许用术语存在。DA／T 1-2000给出的优先术语却是“科学技术档案”，标准编制十余年来该术语被认可的程度和使用频率远远不如“科技档案”这一指称。

2　单义性

单义性是术语学对于术语选择提出基本要求，指在一个学科领域中，一个术语只表述一个概念，同一概念只用同一个

术语来表述，不能有歧义。单义性原则要求术语工作中应尽量避免同义术语、同音术语、多义术语的出现，这类术语极易造成交流上的困惑。DA／T 1-2000中第8.17条“加湿”即为典型多义术语，标准对于该术语给出两个定义(a增加档案库房内相对湿度的方法；b将过于干燥和易碎文件放在蒸汽室或有潮湿空气的容器内，使之逐步吸收水分以增加柔性的方法)，表达了两个概念，这必然会给档案领域的业务交流带来一定困扰。虽然“加湿”这个术语演变为多义术语有很多客观原因，对其进行指称的分离存在一定困难，但单义性依然是术语标准化和规范化的追求目标。

3　系统性

在由若干个定义组成的定义系统中，各个定义之间存在着彼此相互联系的性质，这就是定义的系统性。定义的系统性源于概念的系统性，在同一领域中，概念和概念之间存在着密切的逻辑联系。一般情况下，定义应体现概念之间的这种关系，术语学认为术语定义的优选结构是：定义＝上位概念+用于区分所定义的概念同其他并列概念间的区别特征。这样概念的属种关系、并列关系等能够得到很好的体现。DA／T 1-2000中的大部分定义体现了概念的系统性，有利于使用者对档案学宏观的概念体系进行掌握。如，“人名索引”、“地名索引”、“文号索引”等术语采取了相同的定义形式，以“档案索引”作为共同的上位概念，通过索引所建立的依据的不同体现三种索引之间的区别特征，这样就很好地体现了“人名索引”、“地名索引”、“文号索引”之间的并列关系，以及于“索引”这一概念的属种关系。

4　简明性

简明性是术语标准定义的基本撰写要求，包括“除指明上位概念外，只需写明区别特征”；不应采用“用于描述……的术语”、“表示……的术语”的说明形式，一般不以专指性的词语开始，如“该”、“即”、“指”等；除非必要，不包含解释说明性的文字等，简明性要求有利于术语的使用和推广。DA／T 1-2000关于卷内文件目录是这样定义的——“登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前”。排列在卷内文件之前并不是卷内文件目录区别于其他表格的本质特征，这一句似有多余。关于“适宜性原则”，DA／T 1-2000定义如下——“档案修复工作应遵循的原则之一，即所用修复材料必须有最适宜的强度和特性。”这个定义指明了适宜性原则的地位和要求，但从形式上看不符合术语定义的简明性原则。存在同样问题的还有“相似性原则”、“可进性原则”“卷内文件备考表”等术语。可见DA／T 1-2000对于术语定义的简明性原则没有给予足够的重视。

5　协调性

术语标准定义的协调性意在强调某一领域多个标准之间术语定义的协调与一致，既包括与已经的国家标准、行业标准的协调，又包括与国际标准的概念体系和概念的定义的协调。广义的术语标准包含两个层次，用于规范术语的标准和标准中的“术语和定义”。忽略术语标准的协调性原则更多发生于编制标准中“术语和定义”工作中。查询《GB／T18894-2002电子文件归档与管理规范》、《GJB 6640-2008　军队档案工作基本术语》等标准，发现其中关于电子文件的定义与DA／T 1-2000中电子文件的定义并不一致，各标准之间的电子文件定义也不相同。制定术语标准的目的是获得—种标准化的术语集，使某一领域内的概念和术语——对应，避免交流上的歧义和误解。标准之间关于术语定义的不统一却进一步强化了这种不一致，背离了标准制定的目标。从另一角度来说，狭义的术语标准关于术语定义的科学准确性也在_定程度上影响着其他标准中术语采用其定义的可能性。即科学准确的定义往往吸引更多人们在其他标准中对其进行引用与参照。

(作者单位：档案馆　100089)