高校实验教学中心档案管理探讨

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摘要：高校实验室档案是人才培养和科学研究的重要记录，是反映实验室建设与发展的主要资料。本文结合所在实验教学中心的实际情况，针对实验室档案管理工作的重要性、归档范围以及怎样做好档案管理工作等问题进行了探讨。

关键词：实验室 档案 管理

中图分类号：G647 文献标识码：C DOI：10.3969/j.issn.1672-8181.2013.23.145

高校实验室是开展实验教学和科学研究工作的重要场所。实验室档案是实验室在正常的运作过程中产生的原始资料，它有效、全面地记载了实验室的建设管理以及发展变迁，是高校在实验教学、科学研究以及实验室建设管理经验的结晶，是相关部门对实验室各项工作的考察评估及以后进行的科学研究最真实可靠的依据。只有对实验室档案进行规范化管理，才能更加有效地对实验室进行建设和管理，提高实验教学质量以及搞好教研和科研工作。

1 实验教学中心档案管理的重要性

1.1 为教学水平评估、专业评估和实验室评估提供支撑材料

高校实验室档案真实记录了在实验室里开展的各项实验教学活动和科学研究项目，准确、全面地反映了学校实验教学各阶段的情况。当前在高校开展的各项教学水平评估及专业申报评估中，无论其指标体系如何确定，都对实验室档案有明确的要求。通过查看实验室档案，对实验室开展的实验教学情况、仪器设备的使用情况、实验室开放情况等各项指标进行定量分析已经成为教学水平评估、专业评估和实验室评估采取的重要手段。

1.2 为合理购置实验教学仪器设备提供参考

教学科研仪器设备档案详细记录了各台仪器设备在各项实验教学和科学研究活动中的使用效率，从而客观、系统地反映了该仪器设备的性价比和利用率。通过查阅实验仪器设备档案可以使有限的实验室设备经费得到科学地充分利用，避免了购置新设备时的盲目性。此外，高校实验室的绝大部分仪器设备具有高度的综合性和复杂性，仪器设备档案可以为实验室工作人员提供设备的型号、操作规程、保养维修情况以及生产厂商等一系列参考资料。

1.3 为促进实验教学改革提供最可靠依据

高校实验室是进行实验教学活动和科研项目研究的重要场所，实验室档案真实记录了实验教学中包括实验项目、实验方法、实验结果以及实验分析等一系列宝贵资料，它是教学经验的结晶。通过对实验室实验教学档案的收集、整理和归档，有助于探索更合理的教学方法，为实验教学改革提供经验和依据。

1.4 为高校实验室的科学规划和正确决策提供第一手资料

实验室档案真实地记录了实验室从建设到发展的整个过程，它真实、完整、及时地反映了高校在实验室建设管理、实验教学质量以及科学研究成果等方面的情况，是高校对实验室进行合理规划和正确决策的重要参考依据。

2 实验教学中心档案管理内容

实验室是教学科研的重要平台。实验室档案是指在实验室的建设管理以及在实验室进行的实验教学管理、科研研究以及社会服务等活动的过程中形成的具有保存价值的各种文字材料、计算材料、图表、影像材料等。

实验室建设材料：包括实验室批准建立的文件；实验室的建设发展规划、实施计划、年度工作总结；实验室用房情况；实验室撤销、改组的文件；实验室各类规章制度；与实验室相关的考核评估资料。

实验教学材料：包括实验教学工作规划；实验教学大纲、实验指导书、实验教学计划表、教师自编的实验教材、学生实验报告、试卷及试卷分析、实验成绩单；实验项目库，实验项目更新、淘汰，开出情况，人时数统计表；优秀学生拍摄作品；教学监控、评估材料等。

实验仪器设备管理材料：包括固定资产及低值耐用品的明细账、卡，仪器设备的使用、调拨、维护或报废等记录；贵重仪器设备的论证报告，订货合同，安装验收报告，技术资料，使用、检修以及故障记录等；仪器借用损坏赔偿制度；仪器设备操作规程等。

实验室科研、社会服务材料：包括实验教学与实验技术研究项目申报书、研究计划、研究数据、研究报告等；实验教学与实验技术研究项目获奖证书；实验室人员发表的实验教学与实验技术研究论文；社会服务记录资料等。

实验人员基本情况材料：包括实验室岗位设置及其职责，实验人员考核办法，实验室人员变更情况，实验教师首次实验试作登记表，实验室技术人员培训情况以及实验室专职人员考核、晋升、奖惩情况；实验室工作日志。

3 如何更好地做好实验教学中心的档案管理工作

实验室档案来源于实验室正常运行中的每一项工作，因此实验室档案数据具有分散性，如果实验室工作人员缺乏足够的档案管理意识，收集归档不及时，就会造成资料大量流失。参考国家对高等院校实验室评估标准和实验室档案工作规范的要求，在日常的实验室管理工作中应注意如下几点：

3.1 增强实验管理人员的档案管理意识

学校领导应重视实验室档案管理工作，对实验室工作人员进行不定期的档案知识普及，根据实验室档案工作的内容，将实验室档案管理落实到日常的实验室管理工作中。只有意识到实验室档案的重要性，实验室工作人员才能在日常工作中认真、主动地做好相关材料的收集和归档工作。

3.2 制定实验室档案管理制度

俗话说，“没有规矩，不成方圆”。如果没有健全的实验室档案管理制度，实验室工作人员对实验室档案的日常管理就会缺少相应的规范和约束。制定一套健全的实验室档案管理制度，能有效地防止实验室工作人员在档案管理过程中的随意性，从而实现实验室档案的规范化管理。

3.3 管理手段信息化

随着现代信息技术的快速发展，实验室的各项工作也越来越多地依靠信息手段来完成，高校实验室档案管理工作也已经逐渐从原来的纸质档案收集、整理、归档和保存向电子档案信息管理转移。电子资料不仅容易保存、便于查询，而且可以节约纸张、减少废纸，更好地体现了办公过程的经济意义和环保价值。如何更好地利用信息化手段，实现高校实验室档案现代化管理，从而更好地发挥高校实验室档案的作用和功能，还有待于我们进一步的探索和规范。

4 结束语

近些年，高校越来越重视对学生实践和创新能力的培养，对于实验室建设和发展投入了大量的教学经费，实验室功能和实验教学内容迅速拓展。随之，在高校实验室建设管理、实验教学活动以及在实验室开展的科研项目研究的过程中必然产生许多相应的实验室档案信息资料。作为重要的历史资料，实验室档案对于高等院校加强实验室建设管理，提高实验教学质量以及进行科研项目研究有着至关重要的作用。因而增强实验教学中心档案管理意识，提高档案管理工作的效率和质量，积极促进实验室档案更好地为学校教学改革和发展发挥应有的作用势在必行。

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作者简介：王轶群，浙江传媒学院动画学院，浙江杭州 310018

朱碧霞，浙江传媒学院电视艺术学院，浙江杭州 310018