高校设备采购及过程管理控制
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摘要高校设备采购工作都是以更好地实现高校的职能为出发点的，成本、质量、进度同样也是我们采购工作需考虑的重中之重，本文将以高校为背景，对高校设备采购成本、质量、过程管理进行浅析，共同探讨，以实现高校采购设备的效益最大化。
关键词 成本质量过程管理
中图分类号：F406.72文献标识码： A 文章编号：
一、成本控制
这里所说的成本控制包括两部分：其一、事前成本控制；其二、事后成本控制。其中事前成本常常存在不可控制的特点，然而事后成本却可控，我们采购工作常常忽略这一点，设备的成本支出应从设备的寿命周期成本综合考虑，对设备的前期采购、使用与维修、后期成本等多方面进行综合控制，而事后成本占据了寿命周期成本重要一席，我们采购工作无非是以投入最小的资金，而获取最大的经济效益。
（一） 事前成本控制
（1）计划管理, 联合招标
对高校招标采购活动作出合理有效的安排, 减少采购的随意性,将许多同类设备、合理安排时间，发挥集中采购的优势，甚至对于有些便于较长时间存储且已经明确规格、型号的材料设备，可以和供货企业商谈提早一并采购，并予以寄存。同时可以利用高校公共平台资源，如“南京高校行家讲堂”，对相同、相类似的产品采购信息进行整合，建议区域各个高校在一段时期内，申报计划，并进行联合统一招标采购工作，从而提高招标效率, 发挥集中采购优势,降低采购成本。
（2）公开招标，拓宽潜在投标人信息接收渠道
尽可能多地扩大招标信息，多重竞争模式、高校信息的渠道面窄，的信息往往不能被更多的潜在的投标商知道。如果能扩大招标信息，无疑对节约采购成本有利。对此, 高校招标采购部门应该考虑在更多的招标网站上采购信息。在加强招标信息的上, 同时一定区域的高校也可以考虑联合制作一个采购信息网站, 从而以联合的优势获得更多潜在投标人的关注, 也方便潜在投标人对高校采购信息的获取。
同时，对于那些已经将优质供货企业名单入库的区域高校，建议其名单可在高校内部共享，针对那些优质潜在投标人，在招标信息的同时，不妨邀请其参与投标，从另一侧面来说，对采购成本也实现了节约。
（3）合理约束质保期限, 适当调节支付方式
在严格遵守国家关于所需采购设备质保期限的基础上，无需一味追求投标人增加质保期，质保期的增加必然会带来质保金延后支付，投标人报价时就会把拖欠货款可能产生的利益添加到设备款里，造成采购成本过高，例如，可以通过在招标文件中明确中标人在几年内，以不高于投标时地报价，进行相关材料设备的更换、维修，解决看似损失的潜在质保期的问题。
对于设备材料占据采购成本多数份额时，可相应地将支付节点前移，免去了供货商此部分货款延后支付可能产生的损失，实则节约了采购成本，即，根据实际情况，适当调节支付方式。企业性质的团体，在采购合同订立后，也可以适当调节支付形式，让供货商给予新的优惠，减少采购成本，这里不作进一步讨论。
（二）事后成本控制
设备管理的过程包括选购、安装、调试、使用、维修、改造、更新、报废等。其中设备选购、安装、调试均为事前成本控制需要考虑的组成部分，而针对事后成本控制，我们需要考虑的多为使用、维修、改造、更新、报废等方面。
（1）严格培训使用人员力争做到校内资源共享
一般在招标文件“售后服务承诺”中，需明确材料设备供货商进行技术培训，对于精密仪器的操作，可更进一步可以要求接受培训的人员，培训合格后持证上岗。这样可以在相当程度上避免因人为操作原因而造成的设备故障，设备的停运
不仅其产生的经济效益为零，同时，也带来了其他相联动设备的无法正常运转。
高校要加强校内资源共享，促进教育资源流动与重组, 以节省资源运营成本, 减少重复建设, 最终减少高校教学物资设备的采购成本。高校的材料设备采购管理部门应制定相应的规则, 加强资源共享, 减少设备重复采购, 以达到节省资源运营成本。例如，可通过严格审查采购申请制度予以杜绝，具体来说一方面、将已经采购的材料设备进行分档归类入库，对新采购申请内容进行核实，与入库资料进行比对，避免重复采购。另一方面、将同时申请采购的内容可进行适当合并，需找共通点，根据效益比可选择满所有足功能需求单一设备，而不是分别采购，这在高校的实验设备采购中尤为明显。
（2）合理规范备品数量及种类强化售后服务
对于设备系统中，有一些材料设备极易损坏，则需要进行有效的配件储备，防止其成为影响设备运行瓶颈，设备故障率的高低，在很大程度上受那些极易损坏材料设备的影响，设备故障率即故障停机时间与生产运转时间的比值，从而造成设备的寿命周期内经济效益的损失。如何合理规范备品的数量及种类？一方面，需要我们在设备采购前，对材料设备已应用的项目进行走访、考察，初步确定极易损坏的材料设备种类，并制定备品数量；另一方面，在设备的使用过程中，不断总结，以确定备品数量及种类。
针对售后服务内容，设备供货商不仅要明确质保期内，遇到设备故障的解决方案，包括解决故障所需时间，同时，设备供货商需为业主方提供回访制度，所有重要关键设备、原材料、部件准备回访卡，回访完填写回访卡，并签字留存备查。建议可在招标文件中规定，“供货商有义务在质保截止日期前一个月内，对所供设备进行一次全面的调整、维修、检查、、清洁等保养工作，此部分可能产生的费用在投标时一并考虑”以保证设备的寿命周期内经济效益最大化，原因在于，对于质保期限，设备供货商绝不是随意作出的承诺，而是根据设备的具体情况以及业主方对于设备可能使用率而定的。通过采购工作，我们常常会发现，设备质保期满后的一小段时间内，设备产生故障较为频繁，因此，在招标文件中作出这一规定显得尤为重要。
进口设备在考虑其售后服务时，除了考虑与一般货物相类似的售后服务外，其供货渠道也是我们做出采购选择的重要考虑因素，进口设备供货渠道常常有两种方式：一是制造商直接在我国大中城市设立销售办事处，直接销售其产品；二是通过有进出口权的销售公司做销售。我们在选购进口设备时，需根据实际情况作出最优选择，以满足我们对于售后服务的需要。
（3）充分考虑设备兼容性、可扩性 做好闲置设备的管理
对于那些系统集成的设备，为系统预留接口，同时考虑空间布局，使设备具有相对强的扩展性。在设备采购之初，就需提前考虑所购设备的硬件、软件是否能够进行升级、更换、增加。如此这样则不需要为了实现一种或几种新的功能要求，而将之前购置设备丢弃，造成采购资金的浪费。
由于高校自身特点，对于暂时闲置的设备，一般不便直接对外出租，建议可与原设备供货商合作，由原设备供货商将设备转租，转租期间由原设备供货商负责设备的维保工作，提高设备利用率，使设备继续创造价值。其次可通过对该闲置设备改造，使其实现功能转型，重新成为高校发展的必要设备。
二、过程管理
设备管理的过程包括：采购、安装、调试、使用、维修、改造、更新、报废等。所有环节必须同其他环节相配合，务必做好各环节和全过程管理工作。防止过程脱节，切实把握好业主方、设备供货方、管理人员三者之间的关系。加强内部各横向、纵向相关单位的协调配合，共同做好设备管理前期、中期、后期工作。在管理过程的中后期，对设备采用综合效率评估跟踪制度，建议可以以月或者季度为一个时间长度，分析管理过程中设备产生的效益，管理过程中发现存在的不合理现状及时调整，以期达到设备寿命周期成本最低、经济效益最大的目的。
三、结语
高校采购工作有自身的特点，但因其在市场经济条件下,同样需遵循市场经济规律。在严格执行设备采购相关法律、法规、条例的基础上，将采购工作看作为一个全过程，环环相扣，而不能剥离各个环节。同时，以科学的态度、严谨的思维建立采购系统模型，争取使我们所采购的设备发挥其最大的经济效益。
参考文献
【1】杨静侠,等.高校教学物资设备招标采购成本控制研究与策略[J].河北科技师范学院学报，2010（9）
【2】刘占朝.设备管理成本综合控制[J].设备管理与维修，2011（9）