基于信息时代的事业单位档案管理
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[摘 要]在社会进入信息时代的今天，对档案管理进行信息化的建设是事业单位对档案管理的重要内容，是信息时代飞速发展的趋势，也是提高事业单位实力的有效途径。对档案管理的强化具有信息化、科学化和规范化等特性，为事业单位的有效发展提供重要理论依据。
[关键词]信息时代；事业单位；档案管理
[中图分类号]C93 [文献标识码]A [文章编号]1005-6432（2013）13-0112-03
1 传统档案管理存在的问题
1.1 档案管理工作人员的意识淡薄
就传统的档案管理模式来看，档案管理人员习惯于以往的手工处理方式。在事业单位档案办公过程中应用计算机网络技术，一时很难改变原有的习惯和工作方式，则会严重影响计算机网络在办公管理系统中的应用，使文档信息化建设无法达到理想的效果，使事业单位档案管理人员的管理意识由传统化向信息化的提高，做好宣传，统一认识，转变观念，是档案管理实现信息化的必要条件。目前，从事档案管理的工作人员大部分属于非专业人士，档案管理人员的素质不高，教育水平偏低，从而影响了档案管理工作正常、顺利进行和公文的质量。从事档案管理工作的工作人员，属于经过专业训练的员工很少，许多档案管理人员都是外行业人员，在业务方面的广度和精度远远适应不了形势发展的要求，进而影响了档案管理水平和对工作规范化的管理。
1.2 文书档案不规范
在档案管理的处理工作过程中，在归档文件版面方面往往会遇到记录不全、排列混乱、编号的不规范、装订的不规范、出现涂改痕迹、附件的不规范、原有稿件缺少、纸张无法达到标准、文种使用不恰当等现象，从而影响了正确归档、档案的完整性、公文的美观性和严肃性。
2 规范档案管理的措施
2.1 对置办档案信息化设备的工作进行加强
对档案信息化的建设工作是系统工程的范畴，它涉及信息的利用、保管和收集等内容，各个内容之间相互依存、相互联系、密不可分。同时说明了，在档案信息化设备的置办过程中应充足、齐全，达到信息化、规范化的要求，将不同载体、不同种类的档案进行有序的保管，为以后的使用提供方便。推动档案管理向信息资料的数字化管理的转变，完成档案信息的多媒体数据库、全文数据库的建设工作，实现档案信息进行电子化查询以及储存的电子化等，提高档案管理的综合业务管理的先进性，同时，可以在网络上事业单位建立起的电子信息，拓宽档案相关部门服务的途径。在上述环节中，有几点需要注意，如工作人员要规范化管理电子文件，对重要的档案信息避免使用电子版，而其纸质的资料也应安全管理，电子版资料要有备份，保证电子文件管理的安全性、完善性等，从而加强档案的管理工作。实践表明，对事业单位档案管理进行信息化建设则是顺应社会发展的趋势，是档案管理部门近些年来研究的重要课题，是显现档案部门的价值和作用、提高档案服务工作的重要途径。
2.2 与相关领导多进行交流和沟通
在档案管理的信息化建设过程中，将会涉及诸多方面，如购买设备，开发建设网络系统，计算机、扫描仪、复印机、磁盘、打印机、刻录机、光盘等设备的统一化管理、配备等，都需要经费才能进行，而此时，就要求档案管理者与领导多进行交流和沟通，做好相关工作，准备档案管理的信息化建设的相关凭证和资料，例如，收集和整理事业单位产品档案、设备仪器的档案、科技的档案。提高领导的关注度，使领导认识到对档案管理进行信息化管理的必要性，并促进领导对事业单位档案管理实施信息化建设观念的树立，同时，在经费方面提供支持和帮助，提高决策，大力推广对档案进行信息化的建设。
2.3 对档案管理制度进行完善
进步、科学的管理制度为档案管理的科学发展、顺利进行提供了有力的保障。根据单位宏观角度进行分析，因档案管理工作具有完善的规章制度、法规和法律等，使得事业单位在档案管理方面根据单位自身的实际情况来制定适合本单位的规章制度使档案管理工作向规范化、信息化和科学化的方向发展，进而将事业单位档案管理事业拓展、延伸到经济的发展规划中，促进事业单位的飞速发展，同时可将对档案管理制度的完善加入到事业单位的业绩考核中，使工作人员对强化档案管理信息化建设进行加强，从而提高事业单位对档案管理的重视程度，便于档案管理制度有效地建立和实施。保证事业单位的档案管理工作充分发挥其价值和作用，并为事业单位的档案管理工作实施信息化管理提供了有力的基础并创造了条件。有效的管理制度对档案管理者来说，不仅可以激发管理部门人员对工作的使命感和责任感，还可对档案的多个环节管理进行加强，例如，在档案阅读、整理、收集和应用等方面。通过对管理制度的严格建立，可推动档案管理工作规范化和制度化，从而使单位内部管理机制得到充分改善。在制度的制定过程中，应充分结合事业单位的业绩考核结果，将事业单位档案进行信息化建设与责任追求、表彰奖励和职称评定等制度相融合，更应及时发现事业单位员工的潜力，调动员工的主动性、创新性和积极性，充分提高对事业单位档案信息化管理工作的质量。
2.4 在事业单位档案管理中落实科学发展观
在档案管理中有效落实科学发展观观念的重要表现在于提高信息化、科学化水平，身为档案管理者应改变违背科学发展观和落后的思想观念，与实际相结合，有效解决制约或影响事业单位档案管理工作在落实科学发展观中出现的问题，在工作的各个方面彻底落实科学发展观，深入强化事业单位相关单位人员的服务意识，在工作中多次尝试主动服务和超前服务等，并做到深入单位和社会进行调查，从而对人们的信息需求深入了解，丰富档案资源，优化、整合档案内容，进而有效的实现档案资源的价值和作用。与此同时，事业单位应加强档案的管理人员对档案信息的安全管理意识，确保档案信息的保密工作和做好对档案信息的公开工作，并对两者的关系进行妥善处理，维护人民的合法权益以及国家或者个人或者单位的稳定等。在事业单位档案管理中落实科学发展观，对档案的管理进行适当的创新和发展，摆脱传统的、墨守成规的做法和思想，推动事业单位档案管理的创新发展工作有效地进行。
2.5 提升档案的管理水平，适当引进先进技术
随着信息时代的到来，科学技术的不断进步，使落后的档案工具和文件设备无法适应现代信息化管理的要求，计算机网络等现代化手段广泛应用于档案管理中，不仅降低了在文件处理工作过程中人为因素的影响，还充分发挥了信息化管理的优势，降低了手工操作，大大提升工作效率，达到事半功倍的成果，更好地为社会作出贡献。同时，与国际先进技术水平接轨，顺应时代的发展潮流，掌握最新的档案管理发展动态，与社会发展相适应，多接触国外的先进技术，学习并引进国外的新方法、新技术，充分提高档案的管理水平，对事业单位实施现代化管理。
2.6 严格规范质量标准
在事业单位档案管理工作过程中，对于工作中的各个环节，每个工作人员都应保证质量第一，清楚认识到各自的岗位责任。处理档案文件时要记录齐全、排列有序、编号规范、装订规范、附件规范、原有稿件完整、纸张达标、文件中使用恰当和无涂改痕迹等，进而确保档案文件的存档价值和质量。
27 强化制度建设
事业单位档案管理的工作人员要按照相关制度，依据立卷原则，对处理后的档案进行统一保管。档案管理人员应避免文件的拖拉积压，在开会前收集相关资料，会议结束后及时将资料收集归档，同时，协办方对副本或复印件进行保存，便于日后查找。若工作人员因某些原因无法继续工作，事业单位应将此人借用、暂存的公文材料，依照相关规定及时并全部进行清交，进而保证事业单位档案的安全性和完整性。
28 明确认识部门职责
建立有效的工作程序和管理制度，严格规范管理制度，按照规范程序进行档案的管理工作，严格审核制度，检查手续的完整性、格式的规范性和附件的齐全性，并进行多次复核。充分结合事业单位自身的组织机构的档案材料、设置以及自身的管理体制建立一个健全的管理体系，在事业单位的各个部门，从上到下相互配合，相互协作，为档案收集工作奠定基础。
同时，事业单位档案管理的工作人员要与单位的各个部门多进行信息交流，加强对收集工作的指导和检查工作，并把定期收集和随时收集相结合，减少和避免文件资料流失。在拓宽对档案收集渠道的基础上，大大丰富了资料的收藏，有效的促进开展资料的收集工作。
29 加强事业单位对档案的管理意识
事业单位档案管理工作要求工作人员具有办事细心的工作态度、高度的责任感、乐于奉献的精神、良好的职业道德，这是一项对专业性要求较高的工作，同时，还要求工作人员能够运用先进的信息化管理方法和先进的科技手段管理档案。事业单位档案管理工作实现信息化、数字化是当今社会对事业单位档案管理工作提出的新的要求，也是信息时代飞速发展中档案管理进步的必然趋势。因此，在工作过程中，档案管理的工作人员要充分结合自身的工作岗位，一边学习一边操作。不仅要提高员工的业务素质，还要提高员工对信息技术、计算机知识的掌握和学习，多培养事业单位具备网络技术和信息技术的复合型档案管理工作的人才。
3 结 论
随着社会信息化建设步伐的不断推进，文档工作的不断发展，档案管理工作则十分重要。实现事业单位档案管理的信息化建设对档案管理工作的进步具有重要意义。
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