物流公司货运配送系统的分析与设计

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当前，用现代信息技术改造并引导传统产业发展已成为大多数企业的必然选择。尤其是在物流公司货运配送这样的业务环节，信息技术的重要性尤为突出。这是由货运配送的特殊性及其普遍存在的信息不对称性所决定的。在货运配送的过程中，为了管理的需要，必然产生大量的信息，需要及时采集、汇总、分析、处理，以便企业进行经营决策。在此情况下，若仅仅依靠人工操作和统计报表已无法适应要求，只有通过计算机管理系统才能做到快速、准确、及时的信息处理。因此迫切需要建立一个合理、高效的，以计算机信息处理技术为基础的“货运配送系统”。

系统分析

组织结构分析

经调查。一般物流公司下属5个职能部门：技术机务部、客货运输部、调度中心、客户服务部、财务部，在货运配送业务中，各部门的作用都不可或缺。其中，车辆管理由技术机务部负责；客货运输部负责货物的运输工作；调度中心主管车辆的配送调度，是整个配送业务的核心部门；客户管理与签订合同主要由客户服务部负责；运费等一系列管理是财务部管辖范围。

业务流程分析

在整个处理过程中，货运配送业务包括如下环节：签订合同、货主委托、配送调度、反馈汇总。

(1)签订合同

客户产生配送需求并了解公司情况后，向公司客户服务部提出合作请求，签订货运配送合同。客户服务部负责人和公司经理依次对合同进行评审，对符合公司要求的合作予以批准。批准通过的合同形成生效的合同文本。

(2)货运委托

客户填写货运委托书，提出货运委托申请，上交调度中心。调度中心受理委托，对合同处于生效期的委托需求，生成需求委托信息。

(3)配送调度

调度中心按照货运委托书的需求进行配车调度，依据货物情况落实适合的车辆。如在待配的车辆中没找到最适合的车辆，则在待配的其他车辆中进行协调，以满足客户需求，也可征求客户意见，在一定时间内等待处于在修或在途的最适合的车辆。确定调配车辆后，调度员开具配送承运单，将所调配车辆的相关信息及货主委托需求的相关信息明确地写入配送承运单。配送承运单开出后，客货运输部依据配送承运单的内容开据派车令及领料单，并按时间要求安排车辆和驾驶员，驾驶员到指定的地点办理提货手续并进行燃料的领取。驾驶员按配送承运单及派车令的装货时间、地点，协助公司仓储部工作人员，或者客户工作人员，共同清点、核实、监装所需配送物资的品名、规格、数量。

(4)反馈汇总

驾驶员配送工作结束返回公司后，迅速收取相关票据、票证，并迅速将当天的发货情况进行登记、汇总、建账。

数据流程分析

在物流公司货运配送业务中，按其业务流程顺序，绘制成一套完整的货运配送数据流程图。

系统设计

模块的划分与功能设计

通过对需求的具体调研及分析，确定本系统应具备的功能包括：车辆管理、客户管理、配送管理、运费管理和统计汇总。各模块的具体功能设计如下：

(1)车辆管理部分

车辆管理部分包括车辆登记和车辆查询，其功能是实现对车辆各部分数据内容的添加、修改、删除和查询等操作。

车辆登记管理：包括车辆信息的添加、车辆信息的修改、车辆信息的删除三部分功能。其中，车辆信息包括车号、牌照号、厂牌型号、车型、燃料、发动机号、车架号、出厂日期、参运日期、车身颜色、载货性质、车长、车宽、车高、目前状态、车辆容积、车辆总质量、载质量、车辆调动日期、调入单位、调出单位、累计行驶里程、备注等。

车辆查询：车辆查询部分包括按照目前状态、车号、车别、载货性质、车厢容积、载质量等方式查询。

(2)客户管理部分

客户管理部分包括客户资料登记管理和客户资料查询管理，其功能是实现对各部分数据内容的添加、修改、删除、查询等操作。

客户资料登记管理：包括客户资料的添加、修改、删除三部分功能。其中，客户资料分为个人客户资料和公司客户资料两部分内容。个人客户资料包括客户编号、客户名称、性别、工作单位、电话、身份证号、备注等；公司客户资料包括客户编号、公司名称、公司性质、经营范围、法人代表、联系人、电话、备注等。

客户资料查询管理：客户资料查询部分也分别对个人客户查询和公司客户查询。个人客户按照客户编号、客户姓名等查询，公司按照客户编号、公司名称等查询。

(3)配送管理部分

配送管理部分包括签约前合同评审，合同签订，合同管理，货主委托，合同状态查询，配车管理，合同未在生效期提醒，打印票据等。其中，打印票据包括打印配送单、打印派车令、打印领料单。配送管理的功能是实现对各部分数据内容的添加、修改、删除、查询等操作。用户可以在这里进行合同、货主委托和车辆配送的有关操作，进行合同的评审、签订、延期、终止、续签等操作，对于货主委托进行合同与车辆的查询，以及提示用户未在生效期的合同，还可以对配送承运单、派车令、燃润料领用单进行打印。

①签约前合同评审

在合同签订的过程中首先要对合同进行评审。合同评审表包括合同评审编号、合同评审名称、合同评审内容、客户名称、审批人、审批意见、审批日期、审批记录编号等，直到形成正式的合同文本。

②合同签订

合同签订是向用户提供记录和控制合同签订过程，包括合同商谈和形成正式的合同记录两部分。合同记录包括合同编号、客户名称、合同主要条款、签订日期、生效日期、截止日期、合同状态、客户方代表、公司方代表等。

③合同管理

用户可以浏览所有合同信息，进行合同续签、合同延期、合同终止及按合同编号、客户名称、签约时间范围、合同状态等字段进行合同查询等操作。

④货主委托

已和公司签订合同的客户可以向公司提出配送需求。委托需求表包括委托书编号、合同编号、客户名称、货物性质、起始日期、终止日期、起始地点、终止地点、货物名称、重量、体积、备注等。

⑤合同状态查询

用户按照委托书中合同编号进行合同生效或未生效的状态查询，决定是否接受委托。

⑥配车管理

对于合同状态为生效的客户需求，调度中心给予配车，分析委托需求表上的信息，对应车辆信息表中的相关字段进行车辆查询，包括按照目前状态、车别、货物性质、车厢容积、载质量等方式查询。

⑦合同未在生效期提醒

当日，若有合同未在生效期，系统自动提示。如果没有超过生效期，则提示没有合同超过生效期。

⑧打印票据

对于已经安排好车辆配送计划的委托需求，调度中心打印配送承运单、派车令、燃润料领用单等交给司机，让其完成送货任务。

(4)运费管理部分

收费管理部分包括运费登记管理和运费查询管理，其功能是实现对各部分数据内容的添加、删除、查询等操作。

运费登记管理：包括运费资料的添加、修改、删除等功能。其中，运费信息包括收费编号、客户名称、交费日期、应交运费、已交运费、欠费金额、备注等。

运费查询管理：运费查询部分包括按照收费编号、客户名称、交费日期、应交运费、已交运费、欠费金额等查询。

(5)统计汇总部分

统计汇总部分涉及车辆运营情况统计，即各票货的反馈信息，包括车辆编号、起始地点、终止地点、总车公里、空驶里程、重驶里程、货运量、周转量、油料结算、运输质量、服务质量等，其功能是实现每票业务的各项数据统计汇总，使用户能对车辆的使用情况、配送情况、服务质量有一个整体的了解，帮助管理并进行决策规划。另外，还包括对个人客户和公司客户资料、合同资料、委托书信息、运费信息警醒汇总统计。

工作流程

根据货运配送管理的流程，结合上述功能模块，设计出货运配送系统的整体工作流程，如图2所示。

物流公司货运配送系统投入使用后，为公司提供了业务规范、信息服务及技术支持等功能，其意义体现在：

简化了货运配送体系的操作程序，减轻了原有货运配送体系中繁重的人工操作和作业强度，并能提高运作效率并降低交易成本；

管理人员通过该系统可正确掌握货运配送市场需求，并借以组织好配送经营活动，对一切待配送的货物，按托运方的要求，及时组织配运，以提高服务和运输质量，取信货主，最终达到提高效益的目的；通过该系统，管理人员还可以及时了解货运配送及车辆的情况，充分利用计算机的快速检索功能，方便、快速地了解有关货运配送的其他各种详细资料，以便及时做出正确决策。