加快农业科技档案管理现代化的对策建议
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摘要：在分析农业科技档案特点的基础上，明确了当前农业科技档案管理中存在的难点和问题，并有针对性地提出了五条加快科技档案管理现代化建设的对策建议。
关键词：农业科技档案；管理现代化；对策
中图分类号：G278.5 文献标识号：A 文章编号：1001-4942（2013）08-0129-02
随着社会发展和农业科技进步，农业科技档案数量日益增多，利用要求日益提高，传统的档案工作手段和方式越来越不适应档案事业日益发展的客观需要，不可避免地面临着保管庞杂、查找困难、提供迟缓、管理水平低等问题。因而，提高农业科技档案管理水平，全面实现档案管理现代化，是当前档案工作的重要课题。
1农业科技档案的特点
农业科技档案是人类在农业技术活动中自然形成的各种文字、声像、电子材料等信息资源的总称，是科技人员辛勤劳动和智慧的结晶，具有原始性、长期性、专业性、继承性和保密性等特点。1.1原始性
科技档案是科技人员在研究过程中形成的原始记录，是科技活动原时原地的印记，而不是事后整理出来的加工产品，具有唯一性和排他性，不存在替代品。
1.2长期性
据中国农业科学院对878项农业科技成果的统计，平均研究周期为5～7年，其中获国家发明奖和国家科技进步奖的成果平均在10年以上。农业科技档案作为对科研活动的记录，其积累和收集是一个长期、系统工程。
1.3专业性
不管是自然科学还是社会科学，科研工作都是一定研究领域的深入探索和实践，其档案材料与其他综合类档案相比都具有较强的专业性，因此专业性是农业科技档案的突出特点。
1.4继承性
科学研究的一般规律就是在前人研究成果的基础上进行继承和创新，因此被赋予了继承性的特点。古往今来，科技档案就是在继承与创新之间，从时间上到空间上传播着科技进步的信息。
1.5保密性
科技档案作为科研活动的真实记录，是维护知识产权的有力凭证，在处理知识产权纠纷中具有无可替代的法律效力。因此，科技档案在开发使用过程中必须要处理好合理开发与适度保密的关系。
2农业科技档案管理中存在的问题
2.1基础设施简陋
由于对档案工作的重视程度不高，资金投入不足，目前多数科研单位的档案现代化设施配置不齐全，档案室库房简陋，防光、防火、防尘、防潮、防盗、防霉、防虫、防有害气体的条件差，严重影响了档案的使用寿命和后续开发利用。尤其是市级科研单位计算机配备不足、缺乏现代化档案管理条件的问题更加突出。
2.2管理人员队伍素质有待提升
大多数农业科研单位还未形成素质优良、结构合理、科学高效的档案管理队伍。一方面专职档案工作人员的学历结构、知识结构、年龄结构、职称结构都不尽合理。另一方面，科研单位的兼职档案员几乎都未接受过档案管理专业的专门培训，缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识、基本技能。
2.3科技档案材料收集困难
由于农业科研项目研究时间一般较长，在科研过程中会形成大量不同载体的档案材料，档案材料的流失现象时有发生。同时，科研人员存在重申报、轻建档，重成果、轻积累等问题，只重视项目申报、科技成果鉴定和报奖阶段的档案收集和管理，轻视科研准备阶段、研究试验阶段、推广应用阶段的档案保存，导致科研材料归档不全或核心材料缺失。
2.4管理技术落后，检索效率低
目前，农业科研资料大多数以电子文档的形式出现，但很多科研单位的档案管理手段还停留在传统的手工操作模式，收集归档的材料只限于纸质文档上，检索方法单一、速度慢、准确率低，满足不了档案资源共享、深化利用等现代化管理的需要。同时，档案部门与研究室、科研人员接触少，专业知识不足，一定程度上也阻碍了科技档案的有效利用。
科技档案管理现代化就是用科学的思想、现代化的方法和手段对档案工作进行有效的管理，获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益的工作方法。当前，科技档案种类不仅有纸质资料、电子文档，还有图片、音像资料和多媒体资料等，载体形式日趋多样化，使得档案信息管理更为复杂，迫切需要实现档案管理现代化，减轻档案保存压力，提高档案利用效率。
3.1实现档案管理技术现代化
信息技术给传统的档案文献服务带来了生机和活力，目前越来越多的科研单位利用计算机承担着科技档案的查询检索、辅助立卷、编制目录、数据统计等各项业务。但是由于软件、人员素质等方面的原因，目前科技档案的计算机管理还不尽如人意。下一步要通过数字化、网络化技术手段，建设各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库，加强档案网络建设和管理系统开发应用，建立档案信息资源共享的技术支撑平台，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。
3.2实现科研文档一体化管理
文档一体化是从文件管理与档案管理出发，实现文件从形成到归档的全过程控制和管理。科技档案管理工作实现文档一体化，要求在科研项目的设计阶段就要树立档案管理意识，确保将试验过程中的各类数据和记录都能认真保存起来。同时，建立档案管理参与制度，每一个研究室都要配备专门的档案收集整理人员，负责科研项目全过程的材料归档工作，待项目完成后提交专门的档案管理部门管理。加强档案管理的标准化建设，完善各类档案管理标准，形成档案管理标准体系，确保档案规范管理和高效利用。
3.3实现档案管理人员专业化
随着档案信息化的发展，科技档案管理要迎接信息革命的挑战，最根本的是要提高档案管理人员的素质。一方面要通过举办各种培训班、研讨会等形式，大力加强在职人员的岗位培训，以提高在职人员的整体水平；另一方面还要引进和培养一批专业人才，使科技档案管理人员不仅具备相应学科专业知识和档案管理知识，而且要掌握计算机现代化管理知识，成为一专多能的“复合型”管理人才。
3.4实现档案管理资金支持稳定化
目前，资金投入不足已成为制约科技档案现代化管理的重要因素，要实现档案资源的科学管理和有效利用，必须加大对档案管理的稳定投入。加强档案库房建设、计算机配备等基础设施建设和档案管理系统研发的资金支持，将档案现代化管理纳入科研单位的工作计划，建立稳定支持档案工作的机制，定期听取档案工作汇报，及时解决档案工作中存在的问题。
3.5实现档案资源“管用并重”
实现农业科技档案管理现代化，要着力改变“重管轻用”的传统管理模式，针对农业科研工作中提出的各种相关问题，通过编制检索工具、编写各种科技档案资料汇编、开展定期服务等多种方式，开放档案资源，同时建立科技档案展览室，对科技成果、知名学者专家的业务档案、有影响的论著等进行展览，促进科技成果及相关资料实现共享共用。
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