企业如何节约差旅成本

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越来越多的企业对繁琐的差旅管理越来越感到头痛。

让我们来看一下现在企业普遍执行的差旅管理程序吧。首先，出差人员打差旅费用预支报告，待领导审批之后，由财务预支差旅款。然后，出差人员预订机票和酒店。回来之后，其将费用向财务报销，其间仍需经过逐级领导签字。完成这一个整个流程平均需要45天时间。

不仅如此。在这一流程之中，还有很多让人头痛之事。企业领导头痛，因为差旅管理成本增加，差旅现金支出庞大，差旅报销漏洞难以控制；行政主管头痛，因为行政部门工作负担增加，杂乱差旅事项干扰正常工作；财务主管头痛，因为一笔笔差旅费用现金预支。大量票据核查、报销，财务管理人员不堪重负；差旅人员也头痛，因为携带大量现金实在不方便，还有丢失的风险。

据商旅报告调查结果显示，目前企业对于舒适度和便利性的要求正变得越来越高，随着企业规模的扩大，差旅人员的数量在急剧膨胀。如要保证成本控制和舒适度的兼顾。企业需要选择一个合理的差旅管理方案。

公司卡是差旅管理的最佳工具

从纯粹的金融手段而言，去年开始着力推出的公司信用卡(公务卡)无疑是企业进行差旅管理的最佳工具。企业需要有一个集中性的平台去处理商旅方面的数据。而公司卡能够将差旅前中后的数据进行很好的集成，这样公司的差旅经理就能够得到全方位的信息，从而更好地进行内部资源优化和集成。

公司卡具有一般银行卡所具有的授信消费等共同属性，持卡人能方便快捷地办理支付结算业务，单位的差旅费、会议费、招待费等日常公务支出以及零星采购支出都将尽可能使用公务卡支付；同时又具有财政财务管理的独特属性。例如，灵活设定员工信用额度，并根据具体情况，随需而变；提供公司和个人层面的对账单，各项专业报表，把脉企业财务运营支出。增强员工公务消费透明度，并更好预算下期财务开支。

具体而言，每个企业以及企业下的每一张卡都可以设定一个额度。员工在出差时。使用公司卡刷卡消费并取得交易凭证和发票，据此到本单位财务部门报销。到期还款时由单位财务部门将款项直接支付给发卡银行。信用额度一般由银行根据企业的授信额度而定。由于信用卡的使用，可帮助公司实现无现金资金划转和报销。免去繁琐的借款报销流程，为公司和员工节约时间成本。同时，最长56天免息还款期，有效提高公司的资金使用率。

优势：凭借信用卡这个工作，基本上在出差过程中的绝大部分消费都可以涵盖在内，消费透明度高。而且最长56天的免息还款期的功能。因此对于很多中小企业而言，就可以充分利用这一免息期，以缓解企业流动性不足的压力。消费可以享受银行的积分奖励计划。

劣势：在酒店和机票预订中，没有明显的优惠折扣可以享受。不过，由于银行信息管理工具可使企业对其差旅开支进行详细的分析并得出相应的报告。企业可以通过该分析报告发掘出巨大的潜在节约空间，这是企业与航空公司、酒店、车辆租赁公司及其相关服务供应商进行价格谈判的一个极好的依据。

使用成本：目前公司卡在各个银行中收取年费的标准各不相同，有的暂时免收年费，有的每张卡的年费从180元到400元不等。有些银行推出奖励计划。消费满一定额度可以免收年费。

专业网站做企业的“差旅管家”

个人自助出游一般都会从携程等专业网站获得服务。现在企业员工的差旅也可以通过一些专业网站进行管理。例如畅翔网是中国第一家为企事业、政府机关等单位提供差旅服务、差旅管理以及差旅信贷全流程的专业差旅服务供应商。与携程、艺龙等其他服务商不同的是，它服务的对象是企业，是一种B2B模式。

根据顾客反馈的数据统计，使用畅翔网对企业进行差旅管理，最直接的好处就是整体差旅支出费下降20％以上，差旅管理成本下降50％以上。同时大幅降低差旅现金预支，节省现金流。

畅翔网做什么?通俗地讲，就是给企业做“差旅管家”。举个简单的例子，某公司已和畅翔网签订合同成为其会员，其员工出差时，该公司通过用户名和密码登录畅翔企业差旅管理平台，根据职务及出差地区等标准对员工进行授权。如飞机只能坐经济舱，酒店住三星级等。随后，出差员工会收到一条“成功授权”的短信，就可通过畅翔的服务电话预订机票和酒店。预订成功后，该员工只需凭自己的身份证就可以直接到机场领取登机牌，直接到酒店入住，整个流程无需支付现金。由于与银行合作，其推出了差旅信贷服务，也就是说企业可以享受免息差旅信贷。员工的出差费用到月还款日网站再从客户银行账户扣除。

因为畅翔网打造的是中国差旅管理专家的概念，其差旅顾问会为企业定期提供的差旅管理分析报告，通过综合分析企业的各种差旅费用信息，为企业提出更加节约成本、提高效率的差旅优化方案。此外，畅翔网还会提供一些人性化的细节服务，例如，国外某城市发生骚乱，网站会提醒赴该地出差的人员注意人身安全等等。

优势：畅翔网与世界两万多家酒店以及国内外航空公司建立了合作关系，因此在酒店和机票预订上有一定的价格优势。

劣势：其推出的服务主要针对的是机票与住宿，而无法将一些餐饮、采购、宴请等等其他费用包含在内。这部分支出按照传统方法执行，依然比较繁琐。

使用成本：零。

利用旅行社的长处

在很多人的印象里，旅行社主要是组织个人游客拼团出游，其实国外的大型旅行社主要业务收入反而是来自公司业务，其中差旅管理更是重中之重。最近几年。国内的旅行社开始利用手头资源逐渐介入这个行业，业务的名称也在逐渐变化。从最初的会展旅游直到目前的差旅管理。

会展奖励旅游是最普遍的企业差旅需求，顾名思义，如果企业需要赴异地参与某个展览或者大型会议。传统的做法是由企业的员工自行联系目的地的酒店并预订好往返交通。除此之外，由于大部分企业的员工都将出差当作一项可以带来意外收入的工作，老总往往也默许这项“准福利制度”的存在，所以在目的地出席完正常的公务后还会安排在当地著名的景点顺带游览。这种方式操作方便。但对企业而言最大的隐患就是差旅支出无法透明，无论是员工有意识的虚报数目，还是由于个人小额预订带来的成本上升，对于企业都意味着支出增加，当企业意识到这个问题的时候，旅行社就开始登场了。

旅行社的长处是什么?订房、订车、订票。通过多年运行个人游览业务的积累，旅行社无论是在交通、酒店和景点票务上都有着丰富的行业资源，企业将行程目的地和参与人数告知旅行社后，旅行社会首先会帮助预订机票而且是团体票，其次是按照团队价格预订酒店，最后会根据当地周边的景点规划一条游览线路，并最终根据行程确定报价，通常而言，这份报价都要比企业自行负责便宜10％～20％。在这种以“项目”为单位的业务被双方熟悉之后，完整的差旅管理业务也就顺理成章地出现了，而该业务其实也就是在会展奖励旅游的基础上，增加了年度计划、旅行社垫付资金等细节。

优势：旅行社资源丰富，能够拿到最低的服务价格，而且包括餐饮、会务等等花费都可以通过旅行社开具发票。国内越来越多的地区都开始认可旅行社发票可以作为报销凭证，所以财务上比较方便，也有利于控制成本。

劣势：行程固定，到了目的地之想再更改行程难度很高。除此之外。鉴于国内旅行社行业的平均服务水平，服务质量不宜期望太高。

使用成本：旅行社的利润来源一种是酒店、旅行社的业务返点，酒店、景点会根据旅行社的业务量按月或按年结算，业务越多返点越多。企业如选择这种方式成本为零。另一种则是明码标价。旅行社将酒店、景点的报价直接报给企业。然后附加一笔服务费，这是国际上通行的管理方式，不过目前国内只有很少的外资企业会选择此种方式。服务费式结算根据双方合约。