对档案著录的思考
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档案著录是对档案内容和形式等进行分析、选择和记录的过程。是现代社会发展的需要，也是档案信息资源不可缺少的步骤和内容之一。1985年5月经国家标准局批准的《档案著录规则》（GB3792 5-85，以下简称《规则》），是我国档案工作领域第一个国家标准。2002年国家档案局的《全国档案信息化建设实施纲要》提出：“到‘十五’末，各省、自治区、直辖市档案部门要努力建设并投入一批内部局域网，基本实现档案管理现代化和办公自动化”、“有条件的省级档案馆藏全部馆藏档案案卷级目录都要实现机检，重要档案全宗逐步实现文件级目录检索……”根据这一精神和实现全国藏区第一州的宏伟目标，我馆从2005年开始启动了档案著录工作。在这几年的档案著录过程中，有许多问题值得我们去思考。
1 档案著录人员素质的问题
在著录工作中，许多不规范的档案都一一暴露出来了：案卷标题字数超多，在著录时微机不认可，无法再继续输入；案卷张页号忘书写的，在条目张页栏内的阿拉伯数字会短缺一大节……这些显而易见的毛病对于一个有业务技能有责任感的同志会在录入时作好处理，但对于缺乏责任感的人或不具备业务技能的同志只会是照着档案或者案卷目录输入，这样录入的质量是可想而知的。所以档案著录必须配备具有专业技能有责任感的同志担任。一般来说，著录人员必须熟练掌握著录规则理论及检索语言，对馆藏法、分类法、主题法等检索方法比较了解；其次，必须学会使用档案检索分类表和主题词表，熟悉其体例、结构和使用规则；再次必须具有一定的专业知识、对馆藏档案形成的背景、档案内容、特征和档案之间的历史联系比较了解，对从事科技档案著录人员来说，还应具备有关专业的科技知识。除此之外，著录人员还应具有分析问题、概括问题的能力，了解计算机的有关知识，了解档案检索过程及用户需求、查词习惯等。
2 档案著录应该遵循档案鉴定原则和档案筛选原则
我们知道，合格的著录对象是《规则》赖以落实的物质基础，档案著录的合格对象应该是收集齐全，整理得科学而系统的档案。一个单位、一项工程、一次任务、一种产品、一台设备，反映其历史面貌的档案应力求收集完整，案卷及卷内文件的排列应尽量反映文件自然形成的规律。如果收集、整理等基础工作没有做好，仓促进行著录必然无法保证质量，给以后工作带来困难。在著录工作中，立档单位档案材料不齐全的问题比较突出，尤其是那些没有编号、没有文头、没有盖章而又很重要的“帐外”文件收集得很不齐全。假如著录后才将这些文件收集上来，还得调整案卷，重新编目，随之而来的是著录条目的修改，这样势必事倍功半，浪费人力物力，也容易出现差错。案卷级条目著录内容主要来源于案卷封面、卷内目录和备考表等。假如把一些没有联系的文件凑合在一起，案卷标题拟写不当或卷内文件起止时间统计不准，都会影响案卷级著录质量。文件级著录也需要案卷及卷内文件的排列，尽量反映文件之间的内在联系，对于内容和客观事实不符的，对于形成时间、责任者等项目短缺或有误的应考证准确。档号是检索档案的主要依据之一，更要准确无误，因此在开始著录之前，按规定要求改造部分不合格的案卷，调整规范档号是十分必要的。
3 对档案计算机检索系统要有一个正确的认识
档案计算机检索系统的建立，数据准备工作是其主体工程，计算机（包括软件）只是处理档案数据的工具。数据是检索系统的核心，是检索系统的生命，计算机则是进行管理的手段。计算机和数据的结合，才能构成一个高效的档案自动化检索系统。数据与计算机的这种关系，决定了在规划建立自动化检索系统时，必须同时考虑档案的著录标引工作，著录标引工作应该超前或同步发展，绝不能滞后。
所以，我们要认真对待数据准备工作。不能认为计算机是万能的机器，数据质量差些不要紧；也不能仅仅是“完成任务”，我们对数据工作的难度、工作量要有充分的思想准备；不能为了应付评比检查，要把自动化检索提到议事日程上来。现在，针对我们正处于著录的开始阶段，还没有进入到检索系统的实际应用阶段，数据质量的控制和监督往往也会被忽视。所以我们在数据准备、录入阶段时一定要把好审核这一关，做好质量控制及监督措施。
另外，我们能否根据各地区的实际情况，进行一些专题著录。就我馆而言，前来查阅结婚证存根的比较多。通常，我们是根据利用者当时所办理的机构进行查阅的。在县城，结婚证存根是存放民政局的；在区乡，结婚证存根是存放各乡政府的，由于历史的原因，以前的结婚证存根在组卷时普遍存在不规范现象：要么没有组成专卷；要么组成专卷的卷内目录的抄写比较粗略。如：“茂县凤仪镇结婚登记申请书”一卷就只有这么一个目录，近七十对结婚人数。在凤仪镇，每年都要产生好几卷这样的结婚申请书专卷。1992年凤仪镇有4卷结婚申请书近300对结婚人数。一个1992年结婚的人前来查阅该结婚存根时，他需要把这4卷档案一页一页的翻，直到查阅到为止。这样查阅，既费时费力，又造成档案的磨损。如果我们把所有的结婚证存根输入一个专门的文件级目录内，不用两分钟时间，就会在计算机内被调出来，这样效率多高啊！还能减少对档案的磨损。现在，随着挡案软件的升级，我省都江堰市档案馆、双流县档案馆、绵竹市档案馆等国家级一级挡案馆在全省已率先将档案全部数字化了，从查阅到复制文件就是几分钟的事。他们的经验介绍就是利用专业人员及专业团队。
目前，我们州档案著录工作总体还处于初级阶段，著录发展水平也参差不齐，著录时一定要把好数据的准备工作。因为数据的准备是档案自动化检索发展的瓶颈，也是制约计算机管理档案的关键。可以肯定：只要著录标引的数量和质量两大难题解决了，我们的计算机管理档案才会进入实际应用阶段，标准化、自动化、现代化的管理才能实现。
目前，我们州档案著录工作总体还处于初级阶段，著录发展水平也参差不齐，著录时一定要把好数据的准备工作。因为数据的准备是档案自动化检索发展的瓶颈，也是制约计算机管理档案的关键。可以肯定：只要著录标引的数量和质量两大难题解决了，我们的计算机管理档案才会进入实际应用阶段，标准化、自动化、现代化的管理才能实现。