论企业物资管理与ERP设计
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摘要:本文根据作者多年工作经验，阐述了电力企业物资管理相关特点,介绍了erp相关特点及设计的指导思想，并提出相关见解，仅供同行参考。
关键词:ERP;物资管理;电力物资;模块
中图分类号：F470.6 文献标识码：A
物料管理在电力企业管理中起着非常重要的作用，随着电网建设的快速发展，电网改造的不断深入，材料管理的重要性显得尤为重要。集中合理地物料采购有利于降低生产成本,及时准确的物料需求计划有利于节约采购资金,精确完善的库存管理有利于加速资金周转,精细化标准化的物料管理有助于增加企业盈利。对电力企业物资管理进行信息化建设,可以实现企业整体资源集中运作和有效管理,实现生产运营信息充分共享和实时反映,进而实现生产协同作业、业务精益运营和管理辅助决策,使企业资源配置更优、内部控制力更强、管理效能和整体效益更高。
1 电力企业物资管理的现状及弊端
1.1 物资采购流程不完善
1.1.1 物资招标管理实施不广泛
根据国家电网公司的《材料招标投标条例》的基础:电网企业10万元（指的是合同的估价）以上的设备和安装材料应采用公开招标或邀请招标。然而目前只有涉及金额较大的设备(如变压器)或批量采购的材料及备品备件采取招标形式进行采购,很多生产中的材料都没有采取招标形式进行购买,而是采取询报价或谈判采购的方式进行[1]。
1.1.2 询报价执行过程简单
按《电网企业物资管理办法》规定,主要物资的采购应当至少选择三家以上(唯一生产厂除外)的供应商进行比质比价择优采购。在实际运作中,物资采购部门在询报价过程中有时不能按该规定执行,而是直接向熟悉的供应商简单询价后就发出订单。
1.1.3 供应商管理不完善
目前电力企业的物资采购部门没有完善的供应商考核评估制度,未能对供应商进行分类分级管理,也没有与优秀供应商建立正式的稳定的合作关系。存在职责划分不合理的现象,有很多企业的采购部门既负责采购,又负责合格供应商的管理,不利于监督机制的建立。
1.2 物资采购监管体制不完善
1.2.1 询价及供应商选择不透明
目前电力企业物资采购从询价到初步确定物资采购供应商和价格都在采购部门内部进行。在询价单发出过程中,向哪些供应商发出询价由采购部门自行决定,询价信息反馈后由采购部门人员进行分析,并初步选择供应商和确定价格。整个采购过程没有其他部门的参与,缺乏有效外部监督,难以形成外部制约。
1.2.2 采购合同谈判过程不规范
目前电力企业物资采购合同谈判中,多是由技术部门会同相关部门进行技术性谈判,物资部门进行商务性谈判。然而在具体操作上由于询报价过程由物资部门独立完成,且供应商和价格也已初步确定,在谈判中往往是物资部门主导着谈判的进程,因此合同的谈判往往流于形式,难以对采购行为实施有效的监督。
2 ERP物资管理模块功能及模型
2.1 物资管理模块的模型
ERP物资管理模块覆盖了一个集成的供应链中(物料需求计划、采购、库存和库房管理)有关物料管理的任务[2]。
历史采购信息为计划提供重要的交货情况和市场供应情况,并且控制采购物料从请购到收货、检验、入库的详细流程,当货物接收时,自动检查相关的采购单。通过对供应商谈判和报价的管理和比较,对价格实行控制,以取得最佳的效益,同时采购和应付帐款、收货和成本核算的各部门之间建立即时的信息通信,以保证企业的某一环节所提供的信息能在其它所有有关的环节中反映出来。库存管理系统负责管理现有的库存,直到物料被消耗,其基本目标是帮助企业维护准确的库存数。该系统支持各种物品库存状况、变化历史以及发展趋势的联机查询,并能从多层次去查看库存状况。库房管理系统保证了库房商品最优的吞吐量。
2.2 物料资管理模块的功能
2.2.1 采购管理
ERP物资管理系统实现从确定采购计划,选择供应商,下达采购订单,到采购订单的跟踪及催货,收货及付款等一系列活动。
2.2.2 发票校验
发票校验提供物料管理部分和财务会计、成本控制和资产管理部分的连接。
2.2.3 供应商评价
使用ERP供应商评估系统以同一标准由系统对供应商评分排序,尽量减少个人的主观印象影响,保证供应商的选取更加客观。
2.2.4 库存管理
SAP库存管理系统允许按数量和价值管理库存;计划、输入和检查货物移动;进行实地盘存。
2.2.5 物料需求计划(MRP)
物料需求计划保证物料的可用量,将实际的需求计划与科学的需求预测相结合,能得出最终需要什么以及需求多少。进行库存监控,用于采购和生产的订货建议。达到服务层次最优化与成本和资金占用最小化之间的平衡。
3 电力企业ERP物资管理模块设计
电力企业ERP设计必须建立在对企业主要业务充分理解和分析的基础上。依据实现反馈控制这个思路,得到电力企业物资管理模块示意,见图1。
3.1 指导思想
按照归口管理、集中采购、统一储备的要求体现和推进物资供应管理体制。规范协议采购、询比价采购和招标采购,做到适时、适质、适量、适价、适地采购,最大限度降低物资采购成本。加强以物资需求计划、采购实施、资金支付和物资储备为主要内容的专业化管理,建立健全物资供应全过程各环节之间、物资供应部门与使用单位及相关部门之间的相互配合、相互监督、职责明确的运行机制。应用经过优化和规范化的物资供应管理标准业务流程,促进电力企业物资供应系统理顺物资供应管理,建立公开透明、专业化分工合作、协调配合、相互制约、快速反应、高效运转的物资供应管理运行机制,提升管理功能,实现“三流合一、信息透明、资源共享”。
3.2 设计目标
以实现物资管理流程的规范化、标准化和专业化为总体目标。通过对系统内业务流程线内操作进行固化,实现物资管理的提升;通过主数据管理、采购管理和库存管理流程,实现物资管理职能的专业化分工;通过与财务管理、项目管理和生产管理的集成,实现物资管理相关信息在系统内传递和共享。
3.3 实现效果
a.规范操作流程:通过对业务流程的重新设计,固化流程系统外和系统内的响应操作,减少流程
执行的随意性,提高工作效率。
b.主数据集中管理:供应商、物料和采购目录等主数据统一维护管理,保证主数据的标准性和唯一性,为精细化物资管理奠定基础。
c. MRP管理:通过MRP功能保证对计划的精细管理,实现生产物资在公司范围内自动平衡,提高库存周转率,降低库存成本。
d.采购目录管理:通过按照物资类别和单项金额确定的物资采购目录,实现系统自动确定采购策略和采购方式,减少人为干预的因素,达到优化采购流程的目的。
e.实现专业化分工:在流程设计中,明确物资管理涉及的各相关部门的职责分工、关键控制节点和数据传递职责,保证业务数据及时、准确的传递。在物资管理的采购环节和仓储环节,按照物资类别划分工作岗位,实现专业化分工。
f.高度集成:通过与财务管理模块的集成,体现物资对存货的数量管理和财务对金额管理的集成,实现财务库存业务的实时记账,财务人员可以及时查看到物资的收发货情况,取消繁琐的财务稽核工作。系统自动对发生的业务产生财务凭证,使物资管理人员从现有的“既管物,又管帐”的业务模式中解脱出来;通过与项目管理模块和生产管理模块的集成,项目管理部门提出的物资需求实时传递到物资管理部门,缩短了采购响应时间。
4 ERP建设给电力企业物资管理带来的变化
4.1 规范主数据管理
实现了物料主数据、供应商主数据的集中管理,规范了主数据维护流程,统一了主数据维护标准,减少了主数据库的冗余。
物料主数据主要从物资本身的属性出发,作为主要的分类标准。在对物料进行编码时,需要通过物料的一些基本特征来区分,为防止一物多码,在分类的基础上给出物料特征,用这些特征来唯一确定一个物料;供应商主数据包含供应商的名称、地址,以及向该供应商订购销售物料时使用的货币、支付条款、重要联系人的名字及相应的会计信息,系统会自动根据国家统一且唯一的税号来确定是否为同一供应商,保证系统中主数据的准确性和规范性。
4.2 规范物资采购流程
实现了物资从需求计划填报、需求计划审批、电子化招投标、合同签订等整个物资采购流程的规范化;确定了物资采购类型:项目物资采购、库存物资采购、固定资产采购;固定了采购策略:统谈统签、统谈分签、地市自主采购;规范了采购方式:招投标采购、谈判采购、询报价采购、框架协议采购、零星采购;实现了询报价采购、框架协议管理电子化等。
4.3 实现库存的科学管理
规范了项目物资现场收发货流程,使项目物资现场收发货在ERP中一步完成,减少了仓库管理人员的工作量,提高了工作效率,统一了库存物资入库、出库流程,使库存物资出入库规范化、标准化、合理化。对物资盘点流程、物资报废流程、报废物资销售流程、物资转移调拨流程做了统一规划,使库存管理流程化、透明化、简单化。
4.4 节省采购时间和成本
以消耗为基础的物料资源计划根据再订购水平或预测数据可以提出最新的请购建议。可以在采购过程中自动比较价格,将供应商的选择自动化或自动输入采购订单。供应商评估功能可以按照所设定的选择条件找出你最满意的供应商。采购订单历史可以帮助你监控订单的状态并跟踪已收到的交货或发票[3]。
5 结束语
电力企业物资管理实施ERP可实现电力企业物资基础数据标准化、业务处理流程化、管理决策智能化。ERP的实施将企业管理从企业内部延伸到企业外部,把客户需求、企业生产和供应商的资源整合在一起形成一条供应链,并对供应链的所有环节进行管理。使物流、资金流和信息流在SAP系统上得到了迅速、真实、全面的反映,电力企业决策者可以随时了解全局的物料需求、物料管理和财务费用等方面的准确信息,并能及时作出决策,最大限度地节约了企业资源,实现了电力企业的保值增值。
参考文献:
[1] 张文雷,赵静敏.代电力企业物资管理问题初探[J].商场现代化,2005(450):21-22.
[2] 李伟忠.SAP顾问实施宝典[M].北京:人民邮电出版社,2002.
[3] 谷 平,电力企业物资管理系统的构建[J].电力信息化,2004,2(8):39-41