论财务报销制度
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摘要:本文在分析财务报销凭证失真的表现及其成因的基础上,探讨了财务报销凭证失真与财务报销制度缺陷之间的关系,并提出了相应的对策与建议。
关键词:财务报销 失真 缺陷 对策
财务报销是会计核算工作的关键环节,而当前财务报销凭证失真又是一种普遍现象,那么,财务报销凭证失真的根源何在,又与财务报销制度有何关系,这些问题值得我们思考与研究。
一、财务报销凭证失真的表现及原因分析
财务报销凭证失真,指的是由于报销凭证不规范、填写不正确或凭证造假(人为地捏造报销事实、篡改报销数据或制造假凭证单据)等导致用于报销的会计信息与经济事实不符,致使会计信息丧失真实性。财务报销凭证失真无疑将严重扰乱单位的财务管理工作,造成巨大的经济损失。因此有必要深究其根源。
(一)财务报销凭证失真的表现
第一,财务报销凭证不完整。主要表现在报销凭证填写得不完整,填写人未按照相关规定,按顺序、逐栏、全联一次性填写套写报销凭证,漏填、少填、不填的现象屡见不鲜。在笔者的工作过程中,就经常发现某些员工上交的报销凭证票据填写不符合要求,报销凭证不完整等情况。这对报销会计信息的准确性带来了消极影响。
第二,财务报销凭证不真实。主要表现在报销凭证上所填写的经济业务项目与实际发生的项目内容不相符合。某些人将按规定的个人自费项目在开具票据时篡改为合法的报销项目(例如,将手机、化妆品等个人开销项目列为单位办公用品、差旅费、招待费等),移花接木,通过欺骗的手段报销列支。这是目前各单位比较容易出现的问题,给单位带来了很大的危害,造成了很大的损失。
第三,财务报销凭证不合法。主要是利用过期作废的发票、假发票及收费收据等进行报销。虽然我国对假票据的打击力度不断加大,但是在短时间无法消灭票据制假造假的现象,打击票据制假造假任重而道远。这些不合法票据的流入,扰乱了正常的财务秩序,为不法分子编造各类名目的报销款项提供了便利,助长了报销作假的歪风邪气。不但使单位(企业)蒙受巨大经济损失。同时也使国家财政与税收遭受严重损失。
(二)财务报销凭证失真的原因分析
导致财务报销凭证失真现象的原因是多种多样的,归纳起来有以下几个方面:第一,某些经办人、法人、主管部门、个人等被经济利益所驱使,钻财务管理漏洞,利用原始报销凭证大做文章,编造虚假凭证以达到偷税漏税、行贿受贿、损公肥私等不可告人的目的。第二,原始凭证的设计、印刷、使用期限并未统一,其管理上存在漏洞,再加上原始报销凭证制假、造假现象严重,给财务人员的监管带来了很大困难,使不法分子有机可乘。第三,单位财务内部控制制度不健全。特别是会计核算的基础工作不规范,且很多制度与措施没有得到贯彻落实,这就往往为财务报销凭证失真提供了滋生的条件。第四,会计人员的业务素质及职业道德欠佳,怕得罪人,不是根据相关规定对原始凭证进行审核与处理,而是认条子、买人情。第五,会计监督缺位,特别是对原始凭证的监控不力,给凭证的失真制造了间隙和机会。
二、财务报销凭证失真反映出财务报销制度存在缺陷
透过表象不难看出,财务报销凭证失真的根源与实质事实上是财务报销制度存在缺陷。这是因为:
(一)财务报销管理机制不合理
财务报销管理机制的不合理,首先表现在会计信息责任保证系统没有建立起来。会计信息责任保证系统缺位在客观上为财务报销凭证失真提供了机会。正是由于责任的不明,从而在一定程度上引发处理票据滞后、凭证收集不全、信息分类混乱等现象出现。其次,会计人员管理体制不合理。会计人员是会计信息的主要提供者,对财务报销原始凭证管理负有不可推卸的责任。虽然我国赋予了会计工作人员监督本单位经济活动的职责,但是其工资、职称等与个人经济生活息息相关的要素掌握在单位负责人的手中,这就使会计工作人员在工作中处于两难境地。
(二)财务报销审核机制不完善
在现阶段,负责人或“一支笔”签字是我国现行报销制度的一项主要内控制度,单位的原始支出凭证大都需要由单位领导或分管财务的领导签批,再由财会人员进行审核、付账和记账等。然而,相关负责人或领导签审的原始票据不一定是正确的,无论是有意还是无意,当他们在票据审批中出现失误时,这种高度集中的签批权限就会给财会工作带来消极影响,让审核人员左右为难。审核程序不科学、审核细节不明确、审核过程不严格等严重问题,直接导致报销凭证失真,造成严重后果。
(三)财务报销监督机制不健全
在实际工作当中,单位内部监督、国家监督、社会监督这三者之间往往缺乏协调和配合,难以形成有效的监督合力。其中,以单位内部会计监督对财务报销工作的影响力最大,目前财务部门和会计人员在很大程度上监督职责的履行仅仅是满足于“完全遵从领导的决策、执行领导的决定”,从“监督者”的角色变成了“出纳员”的角色。
三、完善财务报错制度的对策与建议
针对当前财务报销制度的缺陷,笔者认为,现阶段进一步完善财务报销制度应该重点把握以下几点:
(一)改革会计人员管理体制,实行财务总监委派制
通过财务总监委派制来提高会计人员的独立性,引导其运用会计手段加强会计监督,增强其抵制、控制不合理开支的能力与信心;以工程财务管理为例,可以由上级单位董事会向下级单位委派财务总监,同时将财务总监的工作调动、职称评定、聘用任免、工资晋升、奖金发放等人事管理集中于上级单位董事会,财务总监直接对上级单位董事会负责,改变财务总监与本单位负责人之间的领导与被领导关系,从而实现财务监督、管控目标。
(二)建立会计信息责任保证系统,明确各方的责任与义务,强化法人代表治理机构的会计责任
应明确单位责任人为该单位会计行为责任主体,强化单位负责人的第一责任人意识,分清单位责任人与会计人员对会计工作及会计资料应负起的责任,以责任风险促相关责任人知法守法。
(三)完善财务报销审核机制
实行“先审后报”,由会计对原始凭证的真实性、合法性和完整性进行技术型审核,由具有报销审批权的相关负责人或领导决定和签审原始凭证是否能够报销,两者缺一不可。建议先由会计做好技术审核后再将原始凭证递交相关领导或负责人签审。另外,对财务报销过程中的每一个环节、每一道手续都要进行认真审核、严格把关。确保会计信息的真实性。
(四)健全财务报销监督机制
在单位内部会计监督层面,通过制度建设,使单位负责人(领导)、部门负责人、财会人员实现各负其责、相互制约。充分发挥内部监督的日常与全过程控制作用。在国家监督层面,由政府财政部门加大会计管理力度,理顺财政监督、税务监督、审计监督、金融监督等各经济监督之间的关系,形成强大的监督合力。在社会监督层面,则重点发挥社会中介机构(如会计事务所)的作用,提高注册会计师的审计质量。
(五)建立动态的报销管理制度
报销管理制度具有一定的稳定性,在某时间段内不宜变更,但是这并不意味着它就是一成不变的。当外部条件产生变化时,应该针对财务管理中出现的新情况、新问题、新形势进行研究,并及时调整那些已经不适应时展和单位实际需要的规章制度与控制措施,使报销管理制度得以与时俱进,确保其有效性和可操作性。
(六)严格执行不相容岗位分离控制制度
其实质是在组织上对可能会发生错误或作假而自身又可掩盖的岗位进行分拆,从而形成相互制衡、相互监督的机制,真正做到不相容岗位分离。
总之,建立健全财务报销制度作为消灭当前财务报销凭证失真现象的有效途径,我们应该遵循稳定性和动态性相结台的原则,重点突出其实用性和可操作性,同时要适应新形势,做到与时俱进,在实践中逐步建立起科学、合理的财务报销制度,只有这样才能从根本上遏制财务报销凭证失真现象的发生。