电子档案在实际应用中的优劣势分析

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摘 要：信息化时代的来临，使得现在的档案逐渐以电子形式存在，这样就给得档案工作带来了很多的问题。电子档案的出现使得档案管理工作要解决的新问题有很多，电子档案在保管方面是有着其独特的优势的，但是也是有一定的问题的，因此，在对电子档案进行管理的时候一定要采取有效的措施，这样才能更好的发挥电子档案的价值。

关键词：电子档案；利用；利弊

计算机以及网络技术的不断普及，现在人们的工作和生活都发生了很大的变化，科学技术的进步使得信息储存方式也发生了很大的变化。人们的交流已经打破了时间和地区上的限制，使得人们在生活和工作中真正进入到了网络化和信息化时代。信息时代的来临使得信息资源越来越丰富，同时也给档案管理带来了新的难题，电子档案的出现使得以往的纸质档案管理方法在一定程度上已经无法在使用，要想对电子档案进行更好的管理，一定要对电子档案的特性进行了解。

1 电子档案的优点

1.1 检索方便、快捷

电子档案在存储的时候，通常是利用磁盘或者是光盘来进行的，这样就使得电子档案在保管以后也是可以很方便的在计算机上进行读取的，这样就使得档案在管理的时候能够以非常快的速度进行检索，这样不断可以随时对档案进行利用，同时还能节省时间。

1.2 适用于电子网络的传输

电子档案是网络资源的一种，这样就使得电子档案是可以利用网络技术来进行传输，电子档案在传输方面的优势是传统档案无法比的，电子档案在传输的时候速度是非常快的，而且能够更好的满足人们利用档案的急迫性。在以前，人们在对纸质档案进行传输的时候，方法是有很多的，但是在传输的时候通常都是比较浪费时间的，这样就无法满足使用者急迫的心理，同时在传输过程中也是会出现很多的问题的。利用网络技术对电子档案进行传输，在速度上的优势是非常好的，这样也能给企业带来更多的经济效益。

1.3 最大限度的资源共享

电子档案是以电子文本的格式进行存储的，这样就使得电子档案可以利用网络技术实现传输，这样很多的部门在工作中就能够及时使用到所需的档案，这样可以更好的对电子档案进行检索，同时也能在最大限度上实现资源共享。

1.4 信息源不断扩大

档案在使用的时候不仅可以在应有的范围内，同时信息源也可以向图书、资料等边缘学科延伸，这样就使得电子档案可以以其他的方式存在着，而且可以以多种方式存在。

1.5 易于保管

电子档案在保管的时候是非常方便的，而且在保管过程中，不会被有害生物侵袭受到损毁，同时在保管过程中不会对环境带来影响，而且在保管过程中占有的空间是非常小的，这样就使得在进行电子档案管理的时候在人力、财力和物力方面相对的投入比纸质档案管理少。

2 电子档案的缺陷

2.1 存储介质的特性影响电子档案的真实性和可靠性

电子档案在存储的时候载体是非常容易被重写的，这样就使得电子档案信息非常容易被修改或者是复制，这样会对电子档案的真实性和可靠性带来一定的影响，电子档案在进行修改的时候通常是不会留下的痕迹的，人们在利用电子档案信息的时候也是不会发现的，电子档案的真实性和可靠性受到影响，也是会给企业的经营管理带来很大的问题的。

2.2 网络化的发展使得网络安全的问题日益突出

信息化和网络化时代的来临，在人们利用计算机的时候是非常容易受到入侵的，这样就使得一些文件和信息资源会被侵蚀，网络中黑客和计算机病毒会给电子档案的安全带来很大的安全隐患。

2.3 档案管理的设备和技术不能满足需要

在进行档案管理的时候，通常因为计算机的种类非常多，而且型号也是非常多的，这样就使得电子档案管理在通用性以及实用性上非常差，使得一些电子档案存在着无法识别的情况。

2.4 电子档案的完整性和系统性受到质疑

电子文件内容并不是固定依附在特定的载体上的，电子档案可以进行多次的拷贝，这样就使得电子档案会在和很多的载体上，而且在存储上也是有很大的不同的，为了更好的进行电子档案的管理，人们通常将档案内容进行分解，然后存放在不同的地点和设备上，这样就出现了电子档案内容分离的情况。电子档案在读取的时候不能出现任何的疏忽，只有这样才能更好的保证档案的完整性。

3 电子档案的利用措施

3.1 完善的法律法规是确保电子档案安全的前提

要使档案信息安全地运行传递，有必要加强法律建设，以其作为档案信息安全的第一道防线，防止出现违反档案利用工作纪律的情况发生。

3.2 有效的规章制度是电子档案真实性的保证

档案工作是一项严肃的工作，档案部门的权威性是保证档案价值的前提和基础，必须建立相关的制度来规范档案部门的作业流程，落实流转、交接、借阅、归还等环节的责任制，保证点对点传输过程的安全，保证电子档案原件的内容、载体的安全和完整，确保电子档案的真实性。因为失去了真实性，就谈不上档案的价值了。

3.3 先进的软、硬件设备是电子档案管理的技术支持

社会大环境为档案的电子化管理奠定了基础，但现代技术手段在档案管理中的应用还有不尽人意的地方。我们要在树立档案信息资源共享意识的前提下，加快档案设备的现代化建设，积极采用现代化手段进行设备更新，努力学习现代化设备的实践技术。比如，电子计算机技术、网络技术、多媒体技术、影视制作技术等，促进档案工作的发展跟上时代节拍。配备计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备；加速实用、通用档案管理软件的开发；建立网关、防火墙、安装防病毒软件来防止黑客及病毒对电子档案的破坏和恶意篡改；通过验证用户信息、输入调阅口令限定访问、阅读权限；采用密匙管理、数字式签名等技术手段，保证电子档案管理网络的运行。档案工作突出地表现在档案利用工作这个环节上。提供档案的服务形式包括档案的检索及开发编研档案信息等。目前传统的手工检索占有很大比重，各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作。应尽快开发编制标准统一、利用者易操作、高质量、全方位的计算机检索途径逐步取代手工检索，为利用网络技术提供档案信息实现信息资源共享创造条件。

3.4 良好的人员素质是电子档案管理的关键因素

现代化的设备需要掌握现代化技能的人，要培养一支掌握信息化、现代化又熟悉档案工作流程的人才队伍。首先，领导者要重视档案专业人员的继续教育和知识更新。其次，档案专业人员要加强档案专业理论、计算机、外语、管理学等相关知识的学习，提高自已的文化、业务素质和操作技术，成为一专多能的档案工作人才。

4 结束语

信息化和网络化时代的来临，使得信息资源在形式上出现了新的变化，这样就使得档案管理工作也要进行相应的改进。做好电子档案的管理工作，一定要对电子档案的特征进行了解，这样在进行档案管理的时候才能取得更好的效果。

参考文献

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