试论如何加强会计信息系统的内部控制制度
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摘 要：电子计算机的普遍应用和计算机技术的迅猛发展改变了企业生存环境与管理理念，拓宽了企业管理的范围和内容。企业内外环境变化必定影响企业会计信息系统各个组成要素，企业会计信息系统内部控制的内容、手段等将发生相应变化。本文着重分析了会计信息系统对内部控制产生的影响，探讨了企业实施会计信息系统后内部控制制度的发生的变化。
关键词：会计信息系统 内部控制制度
随着计算机技术的不断发展和完善，实行会计信息系统管理的企业越来越多。企业在建立了会计信息系统后，会计核算和会计管理的环境发生了很大的变化，原有的一些会计内部控制制度和控制方法已经不能适应新的环境。改变和加强相应的管理和控制方法，就显得尤为重要了。
（一）会计信息系统要求更加注重原始数据的准确性
在原有的手工会计系统中，由于编制凭证，登记账簿，编制报表等环节均是由会计人员来完成的，如果原始数据发生错误，在进行会计业务处理时比较容易被会计人员发现。而在会计信息系统中，对输入数据的处理是在计算机程序控制之下的，而计算机对会计数据的处理是在一个相对封闭的系统中进行的，其中有许多的处理过程对会计人员来说是“暗箱操作”，会计人员无法直接参与和控制。一旦原始数据在输入中发生错误，计算机无法识别，只会将错就错地进行各种会计核算工作。因而自动处理数据的准确性，完全依赖于原始数据输入的准确性，所以会计信息
系统对原始数据准确性的要求更高。
（二）会计信息系统在一定程度上弱化了会计人员的监督职能
在传统手工方式下，会计数据是以账、证、表等形式存储在不同的纸质文档上，在进行会计数据处理时，会计人员都要先对记录会计数据的单据进行必要的审核。而在会计信息系统中，会计的业务处理方法和处理程序发生了很大的变化，一些反映会计处理过程的各种原始凭证、记账凭证、汇总表、分配表等作为基本会计资料的书面形式的资料减少了，有些甚至消失了。原来使用的每项交易必备的各种凭证、单据被部分地取消了，原来在核算过程中进行的各种必要的核对、审核等工作有相当一部分变为由计算机自动完成了。这就使得会计人员的监督职能在一定程度上遭到了削弱。
（三）会计信息系统使会计资料面临的安全风险加大
会计信息系统对会计数据进行处理时，由于要应用到计算机，就会面临着在手工方式中不会遇到的安全问题。比如计算机病毒的入侵可能导致会计资料的丢失或损坏。由于目前计算机病毒的猖獗，会计人员在操作过程中稍不留意或者进行了不当的操作，就会使计算机病毒侵入电脑，很可能造成会计数据的丢失或损坏。再比如对于接入互联网进行会计数据处理的会计信息系统，由于大量的会计信息通过开放的Internet传递，置身于开放的网络中，存在被截取、篡改、泄漏机密等安全风险，很难保证其真实性与完整性。
（四）会计信息系统的使用使会计舞弊现象更加隐蔽
随着计算机使用范围的扩大，利用计算机进行的贪污、舞弊等犯罪活动也有所增加。一方面在计算机上对数据进行篡改不像手工会计那样会留下明显的痕迹，有时甚至能不留痕迹地篡改，不容易引起相关人员的注意；另一方面未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁企业重要的数据。而发现会计信息系统的舞弊和犯罪要比传统的手工会计系统困难得多，因此，会计信息系统的内部控制不仅难度大、复杂，而且还要有各种控制的计算机技术手段。
（五）会计信息系统的使用对会计档案的保管提出了新的要求
在手工会计系统下，会计资料绝大多数是以纸质文档的形式进行保存，对于会计档案的保管、调阅、复制、修改、销毁等有一套比较成熟的制度，会计人员比较熟悉，容易操作。而采用会计信息系统之后，会计资料的储存形式和储存方式发生了很大的变化，势必会使档案的保管、调阅等一系列问题发生了变化。因而在会计信息系统下制定内部会计档案控制制度势在必行。
二、加强会计信息系统内部控制措施
（一）加强日常管理控制
企业在实现会计信息系统后，为了确保会计信息处理质量，应制定相应的计算机操作规程。这是日常管理控制制度化的具体体现。其内容应主要包括：（1）非工作人员不能随意进入机房使用计算机。（2）开机后，操作人员不能擅自离开工作现杨，在离开机房前，应执行相应命令退出会计软件，不给无关人员操作软件留下机会。（3）对各种录入的原始数据都要有专人进行严格的检查和核对，并保留完整、真实的原始凭证；（4）操作人员对输入数据有疑问，应及时核对，不能擅自修改；（5）相关人员不能擅自提供资料和数据；（6）及时对会计数据进行备份，防止会计资料的丢失。当然，这些制度并不是一成不变的，还必须随着企业经营的变化而不断修改完善。只有通过完备详尽的制度才能减少错误的发生，从源头上确保会计信息的真实性和可靠性。
（二）加强人员职能控制
由于会计信息系统的功能相对比较集中，我们必须制定相应的组织和管理控制，明确职责分工，加强组织控制。通过设立一种相互稽核、相互监督和相互制约的机制来保障会计信息的真实可靠，减少发生错误和舞弊的可能性。主要应采取以下措施：（1）企业应将系统分析、程序设计、计算机操作、数据输入、文件程序管理等职务予以分离，系统操作人员、管理人员和维护人员这三种不相容职务相互分离，互不兼任，以减少利用计算机舞弊的可能性。（2）要明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，对操作密码要严格管理，指定专人定期更换操作员的密码，杜绝未经授权人员操作会计软件。（3）在设置会计人员操作权限时必须将一些容易发生舞弊的业务相分离，如出纳人员不得监管往来账。（4）对关键部位要有专人来进行审核，以保证会计资料的真实可靠。
（三）加强系统安全控制
这项控制是为了保证计算机系统的运行安全，避免由于外部环境因素导致系统运行错误的不安全隐患。主要的控制措施包括：（1）财务软件可挂接或捆绑第三方反病毒软件，加强软件自身的防病毒能力；（2）在联网的会计信息系统上，对网络服务器可采用防病毒卡或芯片等硬件，能有效防治病毒；（3）对外来软件和传输的数据必须经过病毒检查，在业务系统严禁使用游戏软件（4）及时升级本系统的防病毒产品（5）设置操作权限限制；操作人员身份的密码控制；（6）数据存贮和处理相隔离；（7）进行操作的日志控制。由专人保存必要的上机操作日志、记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。
（四）建立会计信息系统的档案管理制度
会计信息系统档案，是指存储在计算机中的会计数据（以磁性介质或光盘存储的会计数据）和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据,以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。会计信息系统档案具有磁性化、不可见及易修改的特点，因此，会计信息系统档案管理是非常重要的会计基础工作，企业必须加强对会计档案管理工作的领导，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度,并由专人负责管理。主要内容包括：
(1)对会计信息系统档案的管理要做好防磁、防火、防潮、防尘等工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。(2)采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。大中型企业应采用光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，尽量少采用软盘存储会计档案。(3)会计软件的全套文档资料及会计软件程序视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的5年。但一般情况下，单位如遇到会计软件升级、更换以及会计软件运行环境改变的情况时，旧版本会计软件及相关的文档资料应与该软件使用期的会计资料一并归档。
各企业在开展会计信息系统工作的过程中，应结合本企业的实际情况，制定适合本企业经营管理需要的内部会计管理制度，并在工作中逐步完善。另外，建立会计信息系统内部管理制度，除了要遵守手工方式建立内部会计管理制度的原则外，还要充分考虑计算机信息系统管理的特点。要保证利用计算机进行会计核算数据的真实性、正确性和完整性，保证会计工作秩序的正常进行，维护企业财产和货币资金的安全与完整；还要保证应用到会计工作中的计算机硬件设备、计算机软件和计算机中会计数据的安全可靠。最后，会计信息系统内部制度建立后，抓落实是非常重要的环节，要定期对各项制度的执行情况进行检查，并有相应奖罚措施。
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