刍议办公自动化发展历程及未来趋势

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中图分类号：TP 文献标识码:A 文章编号：1007-0745（2013）09-0122-01

摘要：在信息技术高速发展的今天，企事业单位为提高工作效能，无纸化办公、网上办公平台已不再是稀有名词，已全面而深刻的改变着人们的传统办公方式。但人们对办公自动化和普通计算机公务处理技术间的界定认识并不那么深刻、理解并不那么到位。很多人将文字处理（word）和表格处理（excel）等同于所谓的“办公自动化”，实际上忽略了办公自动化最重要的资源共享、互通互联、团队合作等功能，限制了工作效率的提高。办公自动化技术不断更新、发展日益成熟，纵观其变革趋势，全新的“智能型OA”必将成为未来的发展方向，该阶段OA能够提供更加个性化、更加智慧的办公环境，实现个人需求与组织意愿的及时有效对接、海量办公信息的急速处理。

关键词：办公自动化 信息技术 应用趋势

办公自动化（OA-OfficeAutomation）是现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，运用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作。它改变了过去复杂、低效的手工办公方式，达到提高行政效率的目的。中国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为：利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人——机信息处理系统。

一、发展历程

我国的OA经过从80年代末至今的发展，已从最初的以单机应用为基础的辅助办公产品，发展到今天以网络技术为依托的面向实际应用的现代办公系统。办公自动化处于不断发展与变革之中，大体上可以分为三代。

（一）第一代以数据处理为中心的传统办公系统

该阶段实现了文本数字化和资源共享，在办公过程中普遍使用现代化办公设备，如打字机，传真机，复印机等，以数据和文档处理为中心，虽然完成了办公信息载体从原始纸介质方式向比特方式的飞跃，但信息仍然是高度孤立的。

（二）第二代以工作流为中心的办公自动化系统

该阶段实现了信息大规模共享和交互协调。其主要特点是以网络为中心，通过建立和完善各个职能部门之间的沟通和信息共享机制，建立协同工作的环境，为办公提供一个自动化工具。在办公自动化覆盖到的办公机构内，所有员工都可以通过办公自动化系统，根据自己的权限，了解自己需要完成的工作，员工能够对自己所要实施的任务和目标“知其所以然”。大量的使用C/S结构、对象关系型数据库和数据包裹，增强了信息的通用性和可用性，大大提高了信息作为主体在系统内的流动和共享程度。

（三）第三代以知识管理为核心的办公自动化系统

该阶段系统集信息处理、业务流程和知识管理于一体。它强调办公个体知识，以及对办公信息的处理是以人为本、为知识为本的控制、分析的办公自动化系统。其特点是信息、资源共享，实时通信，以及与短信平台的完美结合。

二、发展现状

（一）海量的工作流应用是重要工作方式

办公自动化应用系统的大多数应用如公文审批、各类申请等。每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库）。 工作流程可以是互相连接、交叉或循环进行的，如一个工作流的终点可能就是另一个工作流的起点，也可是打破单位界限的，发生于相关部门之间。

（二）具备可扩展性是重要特性

企事业单位的工作随着时间的发展不断提出新的课题、新的要求，办公自动化软件要不断地进行调整以适合这种变化，这就要求软件具有可扩展性。而现在很多软件完全是按照单位当时的状况“量身定做”，没有考虑到企业发展以后需要，使很多单位感觉到该软件满足不了现有要求，只有重新购买，这样就浪费了企业大量的人力、物力、财力，给单位造成了不必要的损失。

（三）协同办公和移动办公是重要特点

“协同办公”，即在日常办公中，办公人员需要花费大量的时间进行讨论和交流意见，才能作出某种决策。“移动办公”就是提供办公人员在办公室以外的办公手段，他可以通过网络，随时可以访问到办公自动化系统。随着3G移动网络的部署，办公自动化已经进入了移动时代。它将原有办公自动化系统上的公文、通讯录、文件管理等功能迁移到电脑、手机等终端，工作人员可以随时随地进行办公。

（四）严密的安全性是重要保障

安全性控制功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。办公自动化的安全性控制要求一般包括防止非法用户侵入、权限控制、存储和传输加密，以及电子签名。这些手段必须足够强大，难以被攻破，而且也必须足够灵活，方便使用者掌握和利用。

三、发展趋势

伴随着信息化发展的汹涌浪潮，组织流程的固化、改进，技术的创新、提升，自动化办公在不断求新求变中一日千里，最终OA系统将会脱胎换骨，全新的“智能型OA”将成为未来的发展方向。总体来看未来办公自动化发展趋势会有如下几个明显特征：

（一）人性化

未来的办公自动化更强调易用性、稳定性、开放性，强调人与人沟通、协作的便捷性，强调构建可以拓展的管理支撑平台框架，从而改变“人去找系统”的现状，实现“系统找人”的全新理念。让合适的角色在合适的场景、合适的时间里获取合适的知识，充分发掘和释放人的潜能，并真正让企业的数据、信息转变为一种能够指导人们行为的意念、能力。

（二）门户化

在企业战略和流程的大前提下，通过类似“门户”的技术对业务系统进行整合，使得ERP、CRM、PDC等系统中的结构化数据能通过门户在管理支撑系统中展现出来，以提供决策支持、知识挖掘、商业智能等一体化服务，实现企业数字化、知识化、虚拟化。

（三）智能化

用户在进行业务数据处理时，积累了大量的数据，如果办公软件能帮助用户做一些基本的商业智能分析工作，帮助用户快速地从这些数据中发现一些潜在的商业规律与机会，从而提高用户的工作绩效，必将对用户产生巨大的吸引力。智能化的发展趋势还包括可自定义邮件和短信规则、强大的自我修复功能、人机对话、影视播放、界面更加绚丽多彩等。

参考文献：

[1]王永平.办公自动化实用教程.北京：人民邮电出版社，2009.

[2]卫世浩.现代办公自动化.北京：国防科技大学出版社，2010.