阐述档案信息化管理中计算机的重要性
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摘要：随着我国信息化的推进，计算机应用的领域越来越广泛,我们生活的方方面面都离不开计算机。在信息化档案管理中，传统的档案管理已经不适应社会的发展。计算机的应用很好的解决了档案管理诸多方面的问题，使得效率更加高效，准确度也越来越高。因此计算机在信息化档案管理中的作用至关重要。本文将就计算机在信息化档案管理中的重要应用做细致的探讨希望对今后相关内容的研究提供一定的借鉴。
关键词：计算机；档案管理信息化；重要性；应用
中图分类号：G271 文献标识码：A
如何利用计算机技术，实现档案信息化管理，提高档案管理工作的质量与效率，是每个相关从业人员需要认真思考、深入探讨的问题。本文就计算机在档案信息化管理中的重要性以及计算机在档案信息化管理中的应用两个问题做简要阐述，欢迎大家批评指正。
1.1 是社会和经济发展的必然选择
随着全球经济和社会一体化进程的加快，信息成为影响经济发展、社会进步、企业生存最重要的因素之一。因此，我们要重视计算机技术在档案管理中的应用，加快档案管理的信息化建设，提高信息收集、储存、管理和利用的速度和效率，并实现档案资源信息共享，这是社会和经济发展的必然选择。
1.2 是档案管理事业发展的必然趋势
档案管理作为一门基础性事业，在我国社会主义现代化建设中发挥着十分重要的作用，有着举足轻重的地位。将计算机技术应用到档案管理工作中，加快档案管理信息化建设，是档案管理事业本身发展的必然趋势。面对全球资讯大爆炸的新形势，档案管理工作人员必须要改变传统的工作模式，调整档案工作的方法、手段和结构，将计算机技术应用到档案管理的各个方面，实现档案信息处理数字化和档案管理模式数字化。
1.3 是树立信息化档案管理理念的需求
计算机技术在档案管理中的应用，不仅为档案管理信息化提供了技术保障和物质支持，也为树立信息化档案管理理念提供了精神支持。首先，要想实现档案信息化管理，就需要树立信息化意识和数字化思维。通过计算机技术的引入与应用，提高了档案管理工作人员对计算机技术在档案管理中应用的重要性的认识，培养了他们运用计算机技术分析问题、解决问题的能力，使计算机技术成为档案管理工作的重要工具和手段，促使档案信息化管理的实现。其次，要想实现档案计算机管理，相关工作人员就需要提高自身的计算机水平和档案管理水平，并实现计算机技术与档案管理工作的完美融合，进而实现档案信息化管理。
1.4 是提高工作效率，节约资源的必然要求
传统档案管理工作，主要是利用人工对档案实体进行收集、整理、保存和利用，需要消耗的人力、物力较大，且工作进程缓慢，已经无法适应人们越来越快的生活和工作节奏，更跟不上经济飞速发展的步伐。通过计算机技术在档案管理中的应用，大大提高了档案的储存量，提高了档案信息的利用效率和频率，促进档案信息转化为实际生产力，有利于节约自然资源、人力资源和社会资源。
1.5 是现代化办公模式的需求
计算机已经渗透到社会的各个领域，电子商务等现代化的办公形式开始盛行，并逐渐取代了传统的以纸张为介质传递信息的办公模式。人们开始利用计算机和网络技术从事书信往来、资讯交流、信息存储、档案查找等活动，并将这些活动过程记录下来，形成电子档案。随着电子档案存储内容的增多，人们利用计算机技术进行信息的收集、整理、利用成为必然。
1.6 是扩宽服务领域 提高服务质量的需求
在社会主义市场经济体制不断完善、改革开放不断深化的时代背景下，档案管理要想取得更快的发展，也需要与时俱进，不断丰富服务内容、扩宽服务领域、提高服务质量，满足人们日益多样化的需求。因此，要利用计算机技术，扩大档案资源的容量、细化信息资源分类、方便用户的查询、实现信息的共享，使档案管理由封闭、被动、单一的服务层次，向开放、主动、全面的层次靠拢，保证档案资料的正确性、完整性和系统性，为更多的人提供更好的服务。充分发挥计算机技术的优势，加快档案信息化管理的进程，为用户提供主动、便捷、高效的服务，实现档案管理的社会效益和经济效益。
2. 计算机在档案信息化管理中的应用
2.1 计算机在档案信息中的功能管理
（1）档案管理自动化
计算机在信息和数据处理上的高效率是众所周知的。计算机在档案管理中的应用，能够大大加快信息收集、录入、整理、和利用的速度，并对档案信息资源进行分类、提取和加工，提高了档案管理的工作效率和工作质量，提高了档案信息的使用效率。
（2）档案信息数字化
相比于传统的纸质档案录入麻烦、存储困难、修改不方便，查找不便捷的缺陷，档案信息化管理有着无可比拟的优势。计算机在档案管理中的应用，减少了信息录入和整理的工作量，扩大了信息存储的容量、降低了成本投入、避免了信息的错漏和遗失，可谓有百利而无一害。
（3）信息检索网络化
通过计算机技术和网络技术在档案管理中的应用，实现了档案信息的网络化。人们通过网络，就可以查找到想要的信息，提高了档案资源的共享程度，方便人们信息的查找和利用。
2.2 计算机在档案信息管理中的重要环节
（1）信息归档的基础工作
针对档案信息的收集、整理、存储、利用等几个重要环节，都要充分利用计算机技术，实现办公自动化、文档一体化、管理智能化和服务现代化。要想实现这一目标，首先要从硬件配置上下手，从存储空间、整体性能、图形运算、系统兼容等方面满足档案数字化管理的需求；同时，要重视软件系统的开发与利用，加大软件系统研发的人力物力投入，结合本单位特点，开发具有实效性和针对性的系统软件。也可以采取与软件开发科研单位合作的形式，加强软件系统的设计与利用，促进档案信息化管理的可持续发展。
（2）档案管理网络系统建设
档案管理网络系统建设，是一个繁琐而复杂的系统工程，包括总体设计、软件开发、档案整理、信息录入、查询管理、安全措施等方方面面的工作。为了提高档案信息的使用效率和利用频率，要利用计算机技术建立数字化的查询系统，通过网络查询实现网络传输和数据共享。同时，还要将电子档案管理进行细致划分，分为操作目录管理、系统环境管理、档案密级管理等，保障档案信息资料安全、实现档案信息资料高度共享。
（3）加强档案人才队伍建设
随着计算机技术在档案管理中的应用，档案管理不再是一个劳动密集、技术含量低的低端产业，而是一个以现代化办公设备为载体、现代化技术手段为工具的知识密集型行业。这对档案管理的工作人员提出了新的要求。首先，工作人员要提高专业素养，不断学习和研究档案管理新的理念和方法，推动档案管理理论的进步。其次，工作人员要提高科技素养，熟练掌握计算机和网络等现代技术，并将这些技术应用到档案管理中，推动档案信息化管理的进步。
3. 结语
综上所述，在档案用户的需求越来越多元化的今天，传统的档案管理模式已经无法满足用户的需求，更加无法适应科技进步、经济发展的速度。我们必须重视计算机在档案管理中的应用，加强档案管理信息化建设，提高档案管理的正确性、全面性、灵活性和广泛性，实现对档案管理的科学管理和技术开发，推动档案管理工作的进步与发展。
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