高校数字化档案建设的可行性研究

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摘 要：高校档案数字化建设并不是简单地将馆藏进行数字化处理的过程，它代表的是一种全新的基础设施和信息环境，是档案与社会交融、与国际接轨的新走向。数字化档案建设是高校档案事业发展的方向，是新世纪档案发展的最佳选择。分析了制约高校档案数字化建设的因素及对策，提出了高校数字化档案馆建设要重点抓好现存档案数字化处理和数字化档案工作体系的建设。

关键词：高校档案；数字化建设；方向

文明的积淀赋予人类以更大的创造和发展，信息时代的到来，引起社会诸多方面的深刻变革，它极大地改革了人们过去一直习惯和固守的知识、信息、符号语言等传播方式。档案作为承载文明的介质、其形式和内容也在这次信息革命大潮中发生了巨大的变化。这就是出现了数字化档案(电子档案)，它以电子文件为其主要的存储方式。档案信息数字化是新世纪档案事业发展的必然趋势。因此，信息时代构建数字化档案馆也就成为历史的必然，也给高校档案工作带来新的机遇和挑战。

高校档案以资源形态进入信息领域，通过信息技术，开发了档案信息资源，通过对高校档案的利用体现出档案的价值。高校档案信息数字化是随着学校计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息数字形态，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化形式贮存，以网络化的方式互相连接，从而提供及时利用，实现资源共享。

1　数字档案的概念与特征

数字档案也称电子档案。它是人们在使用计算机的过程中产生的，或将既有的各种资料(纸张、图片、图像、声音等)进行数字化处理(扫描、数码摄入等)而产生的信息，如办公类电子文件、资料扫描、E-MAIL、MP3文件、程序文件等等。我们可以把数字档案定义为：通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件。数字档案是人类社会真实活动的数字记录，是办公自动化和信息技术、网络技术快速发展的必然结果。它必将深刻地改变档案工作面貌和信息环境。由于数字文件本身的特点，数字文件和数字一体化已成为数字档案工作的发展趋势。

2 档案信息数字化对高校档案工作的影响

2．1 对高校档案利用方式的影响

数字化档案信息可使任何一位利用者不受时间、空间的限制，在任一地点任一时间只需一网的电脑，即可进入档案管理系统，查阅自己需要的档案信息，这样许多的利用者可以不用到档案馆就能查到自己所需的信息。

2．2 对高校档案业务工作的影响

使档案能及时归档，尽快地提供利用。平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入计算机中，各部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件，并注上处理意见，年终归档时，只需向档案馆移交一份分类组卷清单，把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可，从而使档案馆减少了档案数据录入工作。这在科研、教学、设备等类档案管理中同样适用。在学校诸多档案中，许多档案在形成时已由计算机处理，档案馆的工作只剩下编制相应的档号，整理上架。而计算机管理方面则只需对数据进行处理，已不再需要大量的数据录入，数据录入影响档案计算机管理的“瓶颈”问题，已不复存在。

2．3 对高校档案馆职能的影响

随着计算机技术广泛深入地应用于各个领域，今后档案的鉴定、整理、编目工作的关注焦点不再是文件实体，而是文件背后的活动和意图。要更好地了解形成文件的整个过程，通过发现鉴定文件形成者的职能、计划和活动鉴定文件价值，重视信息系统与文件形成，从保管机构变为审计机构。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案馆从档案实体的保管基地变成了提供利用方便的信息控制中心。

3 制约高校档案数字化建设的因素及对策

3．1 制约因素：数字档案打破了传统意义上的“纸质档案”的概念，即有形化向数字化的转变

高校档案工作者须实现思想上的转变与工作方式的更新，由原先的档案实体管理模式扩展为“档案信息处理”模式，在加大了档案工作量的同时工作效率也须加快，须树立良好的数字档案工作理念，满足高校教育事业迅猛发展过程中对档案事业的利用需求。

另外，高校档案数字化建设需要高校领导的大力支持，逐步将档案网络化建设纳入议事日程，在人才、物力等方面提供方便，实现高校档案信息的高效率回报。

3．2 对策：高校档案数字化建设须建立一套切实可行的管理办法与制度

首先，由国家档案行政管理部门制定出宏观管理方案和统一技术规范标准，实现档案信息数字化的统一行业规定，落实到《档案法》中，实现档案数字化的全球发展。国家档案局颁布的《全国档案信息化建设实施纲要》中计划要完成《纸质档案数字化技术规范》、《照片档案数字化技术规范》、《录音、录像档案数字化技术规范》、《缩微影像数字化转化技术规范》等电子档案工作标准与规范，使得高校数字化档案建设进一步有章可行、有法可依。

其次，高校数字档案管理应在国家数字档案管理规则下制定出相应的管理办法与制度。高校档案部门要以国家《电子文档的归档与管理规范》为依据，拟定出电子文档的分类标准与要求，实现网络环境下电子文档的及时接收、归档、管理和利用，并不断健全电子文档管理制度，实现规范化管理，为电子公文和纸质公文一样达到科学保管与利用打下基础。

4 高校数字化档案馆建设

4．1 高校档案馆现存档案的数字化处理

将档案馆的所有档案数据通过计算机著录、扫描等形式，将档案信息由多种物理载体形式体现出来的信息，全部以数字记录方式存储到光盘、磁盘等计算机的各类存储器中，完成现有高校档案馆的馆藏档案向数字化转化的过程，这是数字化资源建设的重要基础工作。这也是传统档案馆向数字化档案馆过渡较为稳妥的办法之一。

4．2 建立和健全一套完善的数字化档案工作体系

从现有的档案工作体系逐步向数字化工作体系转化，主要从以下几方面着手：

(1)数字化档案的收集

数字化档案的收集不同于以往的纸质档案收集。对于数字化文件，如果简单照搬以往的管理方式，出现了问题可能是无法挽回的。数字化档案的收集，要求采用文档一体化管理方式，只有这样，才能保证数字化文件的内容、背景等信息的完整性，使它不至于时过境迁后将文件形成的背景、运行环境等信息被丢失或破坏掉。数字化文件和档案的一体化管理是数字化档案管理的根本方式。

数字化档案的收集手段主要是通过计算机网络管理来完成。由于高校校园网建设已达到成熟阶段，学校各部门均已接通，所以数字化文件归档是一种很便捷的方式。只需各单位人员在完成本单位形成的电子文件后，通过校园网再转发一份到档案馆即可。

(2)数字化档案的保管

由于数字档案载体的特殊性，它不同于传统纸质载体档案保管条件，档案存放方式由档案框架变成用数字存储器以及光盘、磁盘存储，极小空间可存放大量的数字文件。它主要包括数字档案设备安全和信息安全两方面。设备安全应当在设备制造、系统安装和应用软件配置时考虑，主要是抵御自然灾害、突发事件等。而信息安全则需要一系列措施给予保证。保证数字档案的可读性和可利用性，对设备更新情况进行跟踪，在出现不兼容或不可读取等问题之前就应将旧载体上的数字文件转换到新载体上。同时，防止信息丢失、被非法更改等，尤其是在网络环境中，更应注意共享与保密、逻辑性处理与物理存储管理等问题。

(3)数字化档案的利用

高校校园网的成熟运用，为数字化档案馆提供了极好的网络环境，也为开展档案信息服务工作提供了良好的条件。文件制作与编制检索工具基本上同步，文件制作与档案管理采用一系列软件，在文件制作的平台上，将文件内容已包含的检索字节，如文号、题名、密级、作者、时间等用一定的格式固定下来，再加上档案管理的部分编号如档号等，在编制检索时随机调出，组成各种不同类型信息检索工具。一般而言，学校档案部门主要用高性能的计算机作为服务器。通过校园网开展电子检索报务；各高校之间互传、互换信息；联机建立用户使用情况文档。

5　结束语

高校档案数字化建设并不是简单地将馆藏进行数字化处理的过程，它代表的是一种全新的基础设施和信息环境，是档案与社会交融，与国际接轨的新走向。它是新世纪档案发展的最佳选择。但是，数字化档案建设也是一项宏大的系统工程，它不但要靠高校档案界的努力，也依托于整个国家信息化水平的提高和社会各方面的支持。面临如此机遇与挑战，我们更应以科学态度和创新精神，积极探索、求真务实、逐步推进，以实现高校档案的革命性转变。

参考文献

[1]　胡耀宗，等．谈高校档案信息化管理[J]。档案,2003．

[2]　孙淑杨，等．档案计算机管理教程[M]．北京：中国人民大学出版社,1999．

[3]　张峰，等．信息化对档案工作的挑战与对策[M]．济南：山东出版社,2000．

(收稿日期：2006-03-09)