刍议如何做好企业档案的保密工作

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[摘 要]在信息化快速发展的当下，随着人们对信息需求的增强，档案信息的安全性以及信息资源使用的便捷性受到到前所未有的关注，这就使得档案管理工作者面临着越来越重的责任，一旦档案管理工作中出现安全漏洞就会带来巨大的损失，但是只顾保密性而忽视使用便捷性又不符合当前时展的需求，因此，如何两者兼顾从而推动档案管理工作快速有效发展是当前档案管理工作者需要认真思考的重要课题。本文笔者根据工作实践经验对如何做好企业档案的保密工作进行了分析探讨。

[关键词]企业档案，保密，工作

中图分类号：F272；G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）22-0346-01

前言

对档案加强安全性保管是基础，在对档案进行保密的情况下为档案使用者提供更为便捷的服务是档案管理工作的主旨，为了档案事业健康的发展，我们要不断加大宣传力度、强化人员意识、完善工作制度，在做好档案保密的同时，还要让档案充分利用起来，方便公众查询，只有这样，才能更好地促进档案为经济发展、社会进步服务。

一、加强档案保密意识是首要任务

所谓保密，就是保护秘密不被泄露。随着我国改革开放的国门洞开，我国“泄密事件”仍频，保密工作尚未适应这一转型期。曾经发生过这样的案例：日本人在参观景泰蓝厂时，中方慷慨地提供了全部制作工艺流程的档案，不出两年，我国传统的出口创汇产品景泰蓝直线贬值，原来是日本货已充斥了市场。显然景泰蓝厂严重缺乏保密意识，导致经济情报方面疏漏百出，损失巨大。前车之鉴当为后事之师，要维护企业档案的完整与安全，首先应加强企业员工的保密意识，这是企业档案保密工作的首要任务。在国有企业中，档案保密未必都能够列入各部门员工的岗位职责中去，以致很多人误认为档案保密工作只是档案人员的事，与己无关。事实上，保密工作人人有责，并不是某一个人的责任。企业单位中个别员工好奇心比较重，对档案内容比较感兴趣，并对所了解到的敏感信息缺乏应有的保密意识，往往在书信或闲聊等无意识的行为中发生了泄密事件。很多泄密事件非员工有意而为之的，所以企业单位要加强档案保密宣传工作的力度，多渠道、全方位地宣传档案保密工作，告诫每一个员工档案保密的重要性，要将档案保密教育工作常态化，强调档案安全保密的重要性，一旦泄密，将造成难以估量的后果。要让每一位员工都切实增强档案保密意识，从思想上和行动上高度重视，自觉杜绝泄密事件的发生，企业档案保密工作才能有更大的发展空间。

二、领导重视是顺利开展档案保密工作的关键

档案安全保密是档案工作的重要组成部分，确保档案安全是档案工作者的天职。然而仅仅依赖于档案工作者是远远不够的，很多事实表明，档案保密工作做得好不好，关键是企业的领导层足够重视。领导作为企业的领头人，属于企业的中坚力量，领导的价值观念能够很大程度上影响员工的选择，只有领导足够重视，才能起到上行下效的作用，形成真正规范的保密制度，从而有力地推动此项工作，帮助保密工作更好地开展。因此，国有企业领导应高度重视档案保密工作，加强对档案保密工作的领导，健全档案保密相关制度，明确各部门及人员的岗位职责，确保档案保密工作执行到位，才能保障档案安全工作的顺利开展[2]。

三、高素质的人才是档案保密工作的重要支柱

作为档案保密工作的具体执行者，档案管理人员在这项工作中起着举足轻重的作用。档案保密工作能否落实到位、是否高效，很大程度上取决于档案人员的思想素质和工作能力。首先，通过对企业现有的档案管理人员的培训，可以提高档案保密工作的能力。因档案管理人员的工作便利，能够了解到保密的档案内容，通过专业训练提高档案管理人员的素质，培养他们的保密意识，使档案人员自觉抵制档案外泄的行为，相当于是给档案添加了一层隐形的防护罩，为档案工作增加了安全砝码，从而提升档案保密工作的管理水平。其次，企业在招聘档案人员时应引进专业素质较高的人才。有的企业认为档案工作没有太多技术含量，招聘门槛过低，导致档案保密工作难以顺利开展。有较好的专业素养的档案管理人员，对保密工作的敏感度必然更高，重视程度也不同，由高素质人才进行规范化的档案管理，更有利于提高档案的保密程度。最后，应加强企业档案人员的理论修养，增强职业道德，坚持档案保密工作的职业原则。档案管理员应该自觉遵循保密档案，管理档案的职业原则，把持职业操守，做好本职工作。档案人员的素质，决定着档案保密工作的效率、质量和水平，只有提高了档案人员的素质，才能将档案保密工作真正执行到位，从而以点带面，推动整个企业的档案保密工作取得良好的效果[3]。

四、解放思想，正确处理档案的保密与便捷问题

在现实工作中，机密档案应该保密，以免对国家或集体造成损失，但保密的目的就是为了利用，是需要在一定时间、地点、范围限制内完成的， “保而不用”不仅会失去保的意义，更会失去档案的存在价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会造成危害。所以，对档案工作者来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏废。为了使档案资料得到充分合理的利用，首先要认真做好档案的开放工作。开放档案并不意味着要放弃保护国家秘密，而是在严格执行有关保密法规的基础上，有序地、正确地执行开放档案的政策。只有在_放工作平台上，才能实现公众在获取政府信息时减少障碍，提高信息获取效率，才能真正实现信息获取的便捷性，但是做好这项工作不仅需要相关的工作者对制度和法律有所熟悉，更应当对保密法规严格执行，积极做好档案审查等相关配套工作，从而使得档案开放这一工作能够得到有序推进。

五、先进的技术是提高档案保密工作效率的助推器

随着时代的进步，愈来愈多的企业档案管理模式已经转变为信息化管理了，通过档案信息化建设，采用更加先进的安全保密技术、设备和材料，改善档案保密的条件，从而提高档案保密工作的效率。国有企业应该按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效的技术手段和管理措施，确保档案信息的安全保密。在档案管理流程上，通过建立文档一体化的档案信息系统，实现企业档案信息的统一管理和全过程管理，在这个过程中，同时建立相应的安全保密防护体系，推进档案信息系统安全保密工作。在技术手段上，采用加密、身份认证、数字签名、时间戳、权限控制、备份、物理隔离、防火墙、入侵检测等关键技术，确保电子文件全程受控，维护档案信息的保密性、完整性和可用性。先进的档案信息化管理技术，确保了档案信息的有效保密，为企业档案的保密工作开通了一条高效便捷的绿道，提高了企业档案的保密工作效率[4]。

六、结论

综上所述，只有企业领导高度重视，强化全体员工的保密意识，培养高素质人才，健全完善管理制度，采取更加先进的保密措施，才能确保国有企业高效顺利地开展档案保密工作，更好地为企业的发展建设服务。

参考文献

[1] 中华人民共和国保守国家秘密法[Z].2010.

[2] 中华人民共和国档案行业标准――纸质档案数字化技术规范[S].DA/T31-2005.

[3] 范晖.加强档案保密工作的措施[J].吉林工商学院学报，2010（06）.

[4] 陈翔.浅析档案保密工作保障措施[J].魅力中国，2010（01）.