论高校学生档案管理模式的创新

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高校学生档案是国家人事档案的重要组成部分，翔实地记录每位学生在校期间学习、生活及参加校内、外社会实践活动经历，是大学生就业及其今后各级组织选拔、任用、考核的主要依据。因此，高校学生档案对大学生今后的人生起着重要的作用。

2008年8月根据档案法和有关规定，教育部和国家档案局制定了《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令），首次将高校学生档案纳入高校档案管理与利用的范围，表明高校学生档案管理工作有了国家层面的制度化规范。《教育部关于做好2012年全国普通高等学校毕业生就业工作的通知》中指出，要创新就业管理和服务模式，认真做好毕业生档案投递，也表明学生档案的管理工作意义重大。

一、高校学生档案管理现状

1、对学生档案管理工作不够重视

学生档案是学校档案的重要组成部分，但有些高校往往只重视教学档案的管理，而严重忽视了学生档案管理。出现了对于学生档案工作的重要性认识不足，对于学生的档案管理工作重视程度不够等问题。由于长期的认识不足，造成了学生档案管理工作难以有效开展。

2、学生档案管理的基础设施较差

有的高校把办学经费都投入到教学科研一线，对档案室的设施设备的更新、添置不重视，导致许多高校的档案管理设施落后，甚至个别高校没有专用档案室。有些高校档案室狭窄、潮湿“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。学生档案管理人员专业知识亟待提高。一些高校不重视学生档案管理工作的重要性和专业性，档案管理人员稳定性较差，变动频繁。大部分人员只是兼职管理者，对学生档案管理的业务技能不熟悉，缺乏专业知识，专业性和规范性较差，对档案工作精力投入不足。这就在一定程度上影响了学生档案管理工作的发展，不能满足日常工作开展的需要。

3、科学化水平不高，信息化程度较低。

学生档案管理模式陈旧，技术落后，缺乏创新，仍限于手工操作，还停留在纸质管理层面。数据库、网络等现代化档案管理工作条件不具备，虽辅助以计算机管理，但未能形成纸化电子档案，这些都与当前档案工作现状严重不符，严重影响了学生档案工作的发展进步和创新。

4、学生档案管理体制不完善

目前，高校毕业生就业实行“市场导向、政府调控、学校推荐、双向选择、自主择业”的市场化机制，用人单位和毕业生实行实行双向选择，不少用人单位都以档案为录用大学毕业生的参考依据，因此，高校学生档案对大学生今后的人生起着重要的作用。但是，我国高校学生档案管理体制不完善，管理模式和运作方式落后，使得学生档案的一些归档材料没有得到及时更新，用人单位在审查学生档案时候，出现档案材料不全，档案信息不准确等问题。高校招生规模的扩大也使得学生档案管理工作量不断增大，现有的档案管理模式已经不适应形势发展需要。

5、档案转递情况复杂，查询手段相对落后

根据《档案法》及相关规定，学生档案应通过机要交通转递或派专人送达，不准邮寄或交本人自带。因为机要交通的机密性特点，学生档案转递情况不能像特快专递一样上网查询，查询手段相对落后。另外，在实际工作中，因有些用人单位或研究生报考学校急于获得学生档案，要求学生自带或用特快专递邮寄档案，这给档案工作人员增加了管理上的困难。

二、创新高校学生档案的管理模式

1、创新学生档案管理体制

目前，一些高校并未设立单独的机构对学生档案进行集中统一管理，有的归属于学生工作处（部），有的归属于就业指导部门，更有甚者，学生档案归学生辅导员个人管理。随着高校管理体制改革的深化，应当重视学生档案管理工作的地位和作用，将学生档案从那些附属部门中脱离出来，成立专门的学生档案管理部门，由被动变主动，将对促进高校学生档案管理变革产生重要影响。

2、创新学生档案管理内容

学生档案管理人员，应采取积极主动的收集方式，除了收集学籍管理方面的材料外，还应该收集学生在校表现的道德品质、组织能力、实践能力、思想素养、管理能力等比较有价值的档案材料，这些材料更是能够反映学生在校期间的学习、生活以及综合素质的表现，更能作为用人单位考察学生综合能力的依据。

3、创新学生档案管理方式

学生档案管理工作的好坏，要通过对管理水平的评价来确定，主要应该看其是否为高校毕业生就业提供了服务，是否为用人单位录用人才提供了依据。首先应该制定统一标准，规范纸质档案的格式，这就有利于学生档案的整理，为进一步开发电子档案奠定基础。充分利用新技术、新设备，借鉴高等教育学历证书电子注册制度，在学生档案管理上也采用现代技术方式，逐步实现高校学生档案管理的标准化、规范化。做到学期前安排部署，学期中督促落实，学期末检查审核，将监督检查工作贯穿始终。

4、创新学生档案管理队伍

在学生档案管理工作中，人员配备是基本条件，因此高校要针对档案专业人员成长和工作特点，努力营造一种尊重个性、鼓励创新、信息理解的良好环境，努力造就一支业务精、作风正、工作实、纪律严的专业人员。要不。不断加强工作队伍的建设，通过形式多样内容丰富的业务学习和培训，不断提高现有工作人员的专业技术水平，通过人才引进，不断提高工作队伍的整体素质和层次，为加强学生档案管理工作提供人才保障。

5、创新学生档案管理手段

学生毕业后，高校将学生档案通过机要形式寄往毕业生工作单位或工作单位挂靠的人才交流中心。学生到单位后通常会来电话查询档案去向，我们只要输入学生姓名或学号，通过Excel表中的查找与替换，很快就能查到档案去向、机要号等相关信息。随着计算机在档案应用中日益成熟，对档案工作人员的要求也越来越高，它需要档案工作者不仅要熟练操作计算机，懂得规范准确地使用软件，还要具有创新意识，跟上现代化的步伐。因此，档案管理人员要不断学习新技术、新方法、掌握新技巧，善于用现代科学管理手段管理档案，这样档案工作的地位和作用也就可以相应地得到提高和推广。

总之，高校学生档案管理模式的创新工作是一个系统工程，只有不断更新观念，更新知识，创新管理，树立科学化、现代化管理意识，充分利用现代化手段，与时俱进，以创新为主题，才能促进高校学生档案管理工作的发展。

参考文献：

[1]肖囡.高校学生档案管理工作中存在的问题及建议[J].科技信息，2011（27）.

[2]倪迎华.规范高校学生档案管理 推进毕业生就业[J].兰台世界，2011（12）.

[3]韩春.关于高校学生档案管理的几点思考[J].吉林省经济管理干部学院学报，2010（8）.

作者简介：李平（1985—），女，河南安阳人，管理学硕士，单位：燕山大学里仁学院综合档案室，研究方向：学生档案管理。