完善专利档案为科技开发和专利转化服务
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（辽宁石油化工大学，抚顺 113001）
摘要： 专利档案是高校档案的一个重要组成部分，是高校科研工作中产生专利技术和专利技术推广过程的真实写照，是评聘教师职务及开展科研活动的重要基础资料，是评价学校科研水平和办学能力的重要依据之一。建立一套科学的完整的专利档案，为学校的创新和发展做好此项工作是档案工作者义不容辞的责任。
关键词： 高校；专利档案；管理
0引言
我国自1985年4月1日起施行“中华人民共和国专利法”以来，国家、单位和个人对知识产权越来越重视。今年5月18日，在清华大学举办了国家知识产权局第二届“知识产权进高校”活动的首场报告会。国家知识产权局局长田力普在主题为“实施知识产权战略，建设创新型国家”的报告中，结合多年的工作经历，全方位、多角度地阐述了我国知识产权事业的蓬勃发展。据田力普介绍，2010年，全年共受理专利申请122.2万件，其中国内发明专利申请29.3万件，同比增长27.9％。
我校科研人员在国家和学校的科研政策推动下，专利意识有了很大的提高，近两年发明专利的申请量和授权量明显增加，今后专利技术转让等工作也必将加速进行。为了更好地为学校科技开发和专利转让做好服务工作，科研管理部门和档案管理部门有必要对专利技术建立一套科学的完整的档案资料。
1.1 专利是知识产权中的重要组成部分，是国家知识产权局依据《中华人民共和国专利法》授予专利申请人对其发明创造在法定期限内所享有的智力财产独占权。随着社会的发展，人们普遍认为，一个单位持有的有效专利多少，不仅反应出该单位持有智力财产的实力，同时也反应出该单位具有的先进技术水平。例如，在认定高科技企业时，对单位持有一定数量的有效发明专利作为必要条件；在认定高校的博士点、硕士点、学科建设等工作中，也对持有有效的发明专利数量有一定的要求。因此，对于本单位申请专利、授权专利、失效专利、有效专利等情况应当掌握动态情况。
1.2 专利技术是科研人员研究出的智力成果，专利证书上记载的发明人是为具体专利技术作出创造性贡献的科技人员。发明人的顺序应当按照在具体发明创造中做出的贡献大小排列。单位对专利技术进行各种奖励时，一般由专利证书上记载的第一发明人负责分配。当出现发明人名次分歧的时候，应当查看专利档案，根据档案记载的内容进行认定。
1.3 众所周知，专利权的授予条件是申请的项目应当具有新颖性、创造性和实用性。客观上说，国家专利局保护的有效专利是在同行业具有领先技术的项目，同时保护持有有效专利的专利权人的经济利益。当发生专利纠纷时，应当使用专利档案中的有关材料及时找实施专利侵权行为者，与其谈判解决或通过专利管理部门调解或经过法院进行裁决。
1.4 专利档案包括：专利技术交底书、专利发明人、专利申请人、专利受理通知书、有关修改文件、专利申请公开文件、专利申请审定文件、专利证书、单位对发明人或设计人进行的奖励、工作量分配等资料。虽然，专利申请公开文件和专利审定文件在国家专利局网站可以查到，但是，从专利档案的完整性和使用方便性出发，还是应当由专利权人安排专人进行管理。
2目前多数高校专利档案管理的现状
2.1 目前实行的专利申报、授权和归案的程序科研人员研究出新的技术成果后，首先写好专利技术交底书、发明人情况等材料，送到科研处（科技处）备案，由科研处（科技处）对专利技术内容进行初步审核，并协助发明人办理专利申报中涉及的各种手续；然后，找专利事务机构进行专利工作，由专利技术发明人与专利人共同完成专利局进行审查过程的各种资料，取得专利受理通知书和专利证书；最后，科研处（科技处）将取得的专利证书送校档案馆保管。
2.2 专利资料保存的方式及用途从前面提到的专利申报过程可以看出，科研处（科技处）保管专利技术交底书和发明人情况、发明人保管申报、审查专利过程中的各种文书；档案馆保管专利证书。
科研处（科技处）保管专利技术交底书和发明人情况材料的主要用途是：①确定和维护某项专利技术提出专利申请的时间。②确定和维护某项专利技术提出的专利技术内容。③确定和维护某项专利技术发明人的组成情况。④做为核定专利授权工作量分配方案的参考。⑤进行专利技术转让时的发明人联系。⑥协调专利技术转让费用分配方案。
发明人保管的申报、审查专利过程中的各种文书，一般专利授权后都失去作用，不再保存。
档案馆归档的专利证书主要用于：①学校对外进行专利技术宣传的原始证书材料。如学校校展室制作宣传板、宣传片，学校和学院网站宣传页等。②学校申报博士点、硕士点。③学校申报各种学科建设。④进行专利技术转让时专利证书的审核等。
2.3 专利技术转让时对专利资料的使用专利技术转让时分为两种不同模式。第一种模式是发明人进行专利技术转让工作。这种模式是发明人对于自己完成的发明专利技术进行专利技术转让工作，由于全部专利技术资料都在自己手中，必要时向档案馆借用专利证书原件进行一下证书确认工作。第二种模式是非发明人进行专利技术转让工作。在这种模式中，非发明人一般不能掌握专利技术的全部内容，也没有专利技术的全套资料，因此进行专利技术转让工作比较复杂。首先，他们要到科研处查找符合转让内容的专利，然后，通过科研处找到专利技术的发明人，并取得发明人的支持，必要时向档案馆借用专利证书原件进行一下证书确认，确认专利技术当前的法律状态，确认专利技术的年费支付情况等等。最后，他们与发明人共同实现专利技术转让工作。
3目前专利档案管理中存在的问题及解决的方法
3.1 完善专利档案资料，为学校发展服务档案馆仅仅保存专利证书，不能满足专利技术资料的综合利用。一项专利技术要经历：形成——申请——授权——推广——失效的过程。在这个过程中，可能出现专利权人的转移，可能出现多个专利技术推广人员，可能出现多个专利实施许可合同、专利转让合同，以及专利事务文书。这些资料不但对于科研人员进行新技术开发、进一步利用该专利技术有很大的帮助；而且对学校在申报学科点、申报科研项目、展示学校的专利工作、科研能力、综合评价等等提供全面的支撑资料。
3.2 及时收集专利资料，为专利技术转让和科研工作量考核服务专利档案管理者，应当及时收集各种专利事务文书，使专利档案具有时效性。当需要进行专利技术转让和科研工作量考核等工作时，能及时提供专利的法律状态、专利发明人的联系方式、专利推广人的联系方式等等，这些资料在专利局出版的专利文献中是滞后或者没有的。
3.3 采用数字化技术，提高工作效率随着科学技术的发展，办公自动化水平日益提高，为了提高工作效率，缩小存贮空间，采用数字化技术建立专利资料管理系统是可行的。首先采用专利局公布的专利文献电子文档，不足部分自行制作。
3.4 重视失效专利的作用，长期保管好失效专利的档案资料专利法是为了保护专利权人的合法权益，鼓励发明创造，推动发明创造的应用，提高创新能力，促进科学技术进步和经济社会发展，而制定的法律。因此，专利法规定了专利的保护地域和专利的保护时间，例如发明专利保护20年。
一项授权专利成为失效专利有以下几种情况：①达到专利的保护期限；②由于未缴年费，而丧失专利权；③由于各种原因被专利局宣告无效。因此，一项专利技术失去专利法的保护后，这项技术有时仍然是一项很好的技术，只是任何人都可以无偿使用这项技术。这些技术对于生产和科研人员继续推广利用该技术或者在此基础上进行新技术开发还有很大的积极作用。
４结束语
专利档案是高校档案的一个重要组成部分，建立一套科学的完整的档案资料，不但详实地记录了学校的专利技术形成、专利技术推广应用以及专利技术失去专利保护的全过程；而且为评聘教师职务、考核教师科研工作量及评价学校科研水平和办学能力等提供重要的历史资料，为学校的创新和发展起着重要的支撑作用。
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