审计“画龙点睛”之笔

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【题记】

南丰县审计局自1987年建立综合档案室以来，集中统一管理全局文书、审计、会计、声像等各类档案，不断加强档案工作基础建设，努力提高档案规范化管理水平。在1996年获“省特级档案管理”先进单位后，审计局领导更进一步加大投入，着重档案工作规范化、标准化、科学化建设，并取得了一定的成绩，按照江西省档案工作规范化管理标准要求，使档案工作现代化管理手段和开发利用效果更具特色。经江西省档案局评估组2008年11月18日现场评估合格，南丰县审计局批准为档案工作规范化管理工作“省一级单位”。

在新形势下，怎样把档案管好、管活、管到开发利用上、管到为审计一线服务上，本人认为主要的作法是：

一是勤。勤动手、勤动脑。档案工作是一项积累性工作，审计档案是由一份份材料汇集而成，今天的文件和材料就是明天的档案，这就需要档案工作人员平时做到对档案资料的勤收集、善积累和多整理，避免审计资料失真和归集整理不规范、不齐全。为此，我们坚持和养成平时清退归档、按机构分类对号入座的良好习惯，坚决克服年终收集打歼灭战式的归档，保证清收有序，不错不乱。

二是细。在档案材料的收集、分类、归档立卷、排列编目、目录填写、案卷封面装订、脊背所写等各个环节，都形成了一套严谨、细致、近乎苛刻的管理模式，对审计案卷档案封面作了统一要求，案卷标题等统一打印张贴，做到了档案材料收集齐全完整，分类组卷科学合理。

三是分。档案按单位分类，提供被审计单位受审的情况。我们按单位进行梳理。一要分清单位审计次数；二要分清每次审计的类别；三要梳理每次审计的违纪违规情况，着重理出重点问题、屡查屡犯的问题、通过整改逐渐减少的问题。

四是全。每一年度执行审计项目计划所形成的审计文件材料，均应收集齐全。每一审计项目所形成的文件材料，均应收集齐全。每一案卷内重要文件的各种稿本，均应收集齐全。以“收集齐全、分类准确、组卷合理、制作美观、书写工整、要素齐全”的二十四字标准逐项进行检查，坚持不符合标准不入盒，不符合要求不入库，切实保证案卷质量。

五是理。档案按审计类别梳理，为了给现时审计提供参考、借鉴的方便，我们对现存的审计业务档案进行了分类梳理，共分财务审计、预算执行审计、经济责任审计、固定资产投资审计工作、决算审计、专项资金审计、效益审计七个类别。按审计时间先后，分别列出每类审计工作的违纪违规情况，找出每类审计违规违纪的重点问题、常见病和通病。从中找出问题的一般规律，分析产生问题的原因，对指导现时审计工作有很大帮助。

六是明。明确审计档案审计主审负责制。坚持“谁审计谁立卷”的原则，重视档案的日常收集和整理。卷宗整理完毕时由审计组长对档案资料是否齐备、证据内容是否详实、数据是否准确，整理是否符合审计归档程序进行检查、复核，确保项目档案质量。

七是用。积极推进审计档案资源开发利用工作。审计机关要高度重视审计档案利用工作，从单纯的保管档案，转向开发利用审计档案，不断总结档案利用工作的成功经验，使审计档案充分发挥价值，提高审计工作效应，扩大审计影响。努力将“死资料”变成“活资源”，使审计档案发挥更大的利用价值。

八是炼。即“精炼”的意思。要求是，在立卷过程中严格按文件材料保存价值决定取舍。应做到：按职能分类，防止审计监督和行政管理两类文件混合立卷和不必要的重复立卷。对审计证明材料，应以审计报告所列问题的需要为标准，区分经过核实和未经过核实、已用作依据和未用作依据，分别加以取舍；与审计报告所列问题无关或未经核实材料，均不立卷。对各种审计文书的历次修改稿，除有重要内容的修改稿应立卷归档外，一般修改稿不必归档。

九是快。自局域网开通以来，特别是使用科怡档案综合管理系统后，所有文书档案、审计档案案卷目录均纳入了计算机管理，初步实现了文档一体化的管理模式。

十是保。因许多审计项目有的涉及到领导干部的经济责任审计，有的是上市公司和企业的商业秘密，所以保密工作在一定范围和时间内也是做好这项工作的重要方面。

十一是新。创新档案管理，努力研究档案管理的新办法和新途径，提高和完善档案管理工作。在审计方法上，采用计算机审计，开展部分项目计算机辅助审计项目，生成、保存电子档案，对上年度已实行的计算机辅助审计项目电子版资料进行永久保存，实现审计档案信息化管理。

笔者认为，要实现基层审计档案规范化管理，让“死资料”变成“活信息”，规范审计档案收集和整理就应从以下几个方面采取对策：

一要领导重视。各基层审计机关负责人应充分认识到做好审计档案管理工作的重要意义，要围绕审计工作中心抓档案管理工作，切实保障审计档案管理工作所需要的人力、物力和财力；要切实负起责任，及时协调解决审计档案管理工作中遇到的困难和问题。加强审计档案基础投入，确保审计档案规范管理。

二要提高档案人员的业务素质。采取请进来与走出去相结合、专家授课与个人自学相结合等培训方式，不断拓宽审计档案管理人员的知识面，提高档案管理人员的业务素质。基层审计机关要按照《档案法》的规定和要求，为档案管理人员接受培训，要求从事档案工作的人，严肃认真，爱岗敬业，无私奉献。审计档案管理人员要积极参加上级审计机关和档案业务管理部门组织的培训，准确掌握《档案法》和审计署六号令的规定和档案分类方案的要求，并对专业审计人员进行指导，达到相互学习，共同提高的目的，促进基层审计档案管理水平的不断提高。

三要健全审计档案管理制度。完善制度，促进档案工作规范化。制度建设是档案工作的根本。为加强审计档案的管理利用，基层审计机关应建立由领导、办公室、业务科室相关人员组成的审计档案管理网络，落实档案管理岗位责任制。实行主审负责制，“谁主审、谁立卷”，审计档案由主审自行立卷，并实施互查，再送档案室管理人员复查，然后再由组卷人员根据检查后的整改意见进行整理归档。健全档案利用制度，严格实行档案借阅登记手续，同时，建立健全档案保管、保密等一系列制度确保审计档案的安全和有效利用。

四要注重加大审计档案工作法制管理。审计法制管理是对审计法律的拟定、审计法规的制定、审计准则的制定、审计法律和规则的教育宣传、审计执法工作的检查、法律咨询与服务的管理。审计法制管理既是审计管理的工作重要内容，又是全部审计管理工作的一个重要前提；既是强化审计管理的必要条件，也是实行审计科学管理的依据。在认真宣传、贯彻档案法、《审计机关审计档案工作准则》和《审计机关审计项目质量控制办法（试行）》的同时，结合审计工作实际，制定、完善审计机关档案管理制度和具体操作标准，使审计档案工作有法可以，有章可循。把档案管理工作纳入单位考核工作之中，实现目标考核，并制定档案管理工作目标考核细则，对档案的立卷、归档、保管、保密、统计、利用等方面都进行细化。根据“谁审计谁立卷、谁办理谁立卷，案结卷成”的原则，要求审计人员每月底前必须把已了结的审计档案立卷归档，从法度上保证审计档案管理的规范。

五要实现档案的现代化与审计的信息化同步。审计信息化的迫切要求及快速发展，对审计档案管理提出了更高的要求和一些亟待解决的问题。当前，在审计信息化建设过程中，审计档案管理人员要边干边学，在管理的过程中学习和掌握审计信息化的有关知识，使审计档案现代化与审计信息化有机结合，同步发展。建立网络，发挥了档案管理的功能作用。

六要积极推进审计档案资源开发利用工作。审计机关要高度重视审计档案利用工作，从单纯的保管档案，转向开发利用审计档案，不断总结档案利用工作的成功经验，使审计档案充分发挥价值，提高审计工作效应，扩大审计影响。目前审计项目实施时审前调查的作用越来越重要，查阅审计档案是审前调查一种方法，通过查阅审计档案，可以使审计项目实施事半功倍;另外在年终审计项目质量检查等评比检查，也应以审计档案作为依据之一，把审计档案管理规定和项目质量管理规定等有机结合，确定原则，细化标准，为各项评比检查提供依据，并将检查结果及时反馈到审计人员手中，对其中的不足要求他们认真整改，从而促进审计人员进一步增强审计质量意识，使审计工作质量再上新台阶。所以审计机关应进一步重视审计档案利用工作，要从单纯的保管档案，转向开发利用审计档案，不断总结档案利用工作的成功经验，努力将“死资料”变成“活资源”，使审计档案发挥更大的利用价值。

七要创新档案管理，努力研究档案管理的新办法和新途径，提高和完善档案管理工作。在审计方法上，区级机关计算机审计力量不足，全年也只能开展部分项目计算机辅助审计项目，多数仍然习惯于传统的查账方式，不能生成、保存电子档案。目前，社会上各种各样的组织都已经或正在建立自己的管理信息系统，并逐步实现电算化。在这种条件下，审计人员不可避免地、越来越多遇到电算化系统审计问题。为了对被审计单位手电算化系统进行审计，同时也为了借助计算机辅助审计，审计人员必需掌握新的技术手段。这不仅涉及提高审计效率的问题，而且涉及能否正确履行审计工作职能的问题。当然，计算机的开发与利用确实是当前各种审计组织的重要课题和当务之急，因此对它的开发与管理意义重大。

（作者单位：南丰县审计局）