《综合项目管理信息系统》(GEPS)在项目管理中的应用

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摘要：本文笔者根据自己多年的工作经验，探讨了综合项目管理信息系统（geps）在在项目管理中的应用，具有重要的现实意义。

关键词：综合项目管理信息系统；项目管理

Abstract: in this paper, according to his many years of workexperience, discusses the integrated project managementinformation system (GEPS) application in project management,has important practical significance.

Keywords: integrated project management information system of project management

中图分类号：TU71文献标识码：A文章编号：2095-2104(2013)

项目管理信息化是目前我国建筑行业为解决建设项目地域跨度大，项目参与单位分布广，项目信息成指数级增长，影响建设项目实施问题的主要手段，是建设部关于“施工总承包企业特级资质标准信息化考核”的要求，是建筑企业做大做强的基础硬件条件。国内较成熟的项目管理信息系统《综合项目管理信息系统》（GEPS）（以下简称GEPS）是由北京广联达软件股份有限公司开发并于2009年下半年开始应用，2010年逐步推广运行的功能较完善和成熟的项目管理软件系统，该系统经过最初09年下半年北京住总集团承包部和住六公司两个试点单位，十九个试点项目的应用后，目前已经发展到了GEPS 5.0系统，2011年全疆已引入该管理系统的单位达到了3家以上。为满足长远企业管理和发展要求新疆七星建设科技股份有限公司在2011年5月开始在新疆率先引入并建设该系统，7月份精选了2个试点项目部进行试上线工作，2012年3月份正式开始实施全公司项目管理信息化，并推动了一系列管理制度及管理模式的改革。

新疆七星建设科技股份有限公司在实施《综合项目管理信息系统》（GEPS）（以下简称GEPS）时，为了保持系统持续、健康、稳定的运行，首先规范了工作流程、明确了各岗位工作责任，编制了项目管理手册并建立了运维支撑体系来处理各级操作人员在实际操作中遇到的问题。GEPS运维支撑体系分为股份公司、分公司和项目部三层，股份公司是应用运行维护的核心，负责日常应用运维工作的指导和协调、应用质量的监督与检查、技术运维；各分公司是应用运维的监督管理层，负责进行运营过程中应用质量的监督和指导，应用问题的整理收集、各单位系统网络配置等具体工作；项目部是系统的操作层，负责对原始数据的收集、整理和录入。

股份公司、分公司、项目部配置专门的组织机构来管理日常维护工作，其中由技术人员和业务骨干组成。工作中明确关系、人员职责，尤其是工作的衔接，相互配合等，遇到问题，各尽其职，快速响应，使系统正常运行。股份公司在进行信息化建设时，投入了大量的骨干人员参与全过程，他们已成为运行维护团队的中坚力量。

系统首先建立了股份公司级、分公司级（事业部级）、项目级三级管理体系，其中股份公司级负责17个功能模块的管理；分公司级（事业部级）负责17个功能模块；项目级负责22个功能模块的实际操作；另有流程中心、消息中心和系统中心三个公共模块，提供公共信息和业务的办理功能。整个系统共有320个功能模块，内容涵盖项目管理的整个过程，GEPS通过建立层级管理架构、以质量（QA/QC）、职业健康、安全和环境（HSE）管理体系标准为主要功能模块，以岗定编、按岗配权、流程管理等方式搭建成整个管理体系。下面对各层级管理功能进行简单描述：

股份公司级按照在项目管理中的职能分工主要负责系统基础数据的维护管理、项目风险预警管理、供方及价格平台、项目投标统计分析管理、薪酬及项目考核管理、生产与工期的审核备案管理、资金收支计划管理、物资供方及价格平台、机械设备安全及供应商管理、分包指导价、成本综合管理、技术管理文件的审查、质量管理活动的统计分析、安全策划、安全检查规范、安全巡检及整改管理、危险源控制与安全生产技术、应急管理和事故报告、环境管理及纠正措施检查、收尾管理中的地标规范建立等，行使系统基础资源建立、价格平台、项目管理风险预警、重要项目管理活动的审批审查等职能。

分公司级（事业部级）在项目管理中的职能除系统基础数据管理外还承担项目的启动及策划管理、项目投标管理、项目组织及目标责任书管理、项目管理能力及实施绩效考核管理、合同台账及工程结算管理、生产与工期计划审批管理、资金收支台账及到账记录管理、物资计划、采购及周转材的租赁管理、机械设备计划、价格及安拆和租赁管理、分包商管理、目标责任成本测算管理、技术管理文件的审查、质量管理活动检查、策划及统计分析、安全与职业健康责任制管理、安全教育培训管理、安全达标联合检查及隐患整改追踪管理、危险源控制与安全生产技术管理、行政保卫过程管理、应急管理和事故报告、环境投诉及处置管理、项目收尾的保修合同、回访记录、年度回访计划、工程维修管理、竣工验收管理、业主投诉记录处理、竣工资料组卷归档管理等。

项目级是GEPS系统的具体操作层，在项目管理中承担所有基础数据的录入工作，除了基本数据源的上报关系设置及内控风险预警管理的设置外，项目级可以通过系统平台查阅到各资源的合格供方名册及指导价平台，在上级单位的指导下进行项目的具体策划及实施活动，按项目部各岗位分工来完成和实现项目管理模块的主要功能，并在模块功能限定的范围内完成项目策划、分包选择、管理人员配置、办公设备临建设施方案制定、施工机械、物资采购、现金流量策划、预算成本、主要技术方案、施工总进度目标的确定，项目组织机构的建立等。GEPS在项目级还引入了项目授权管理模块、对项目各岗位进行授权及权限管理，薪酬与项目考核管理模块对项目管理人员的培训及薪酬进行管理；合同管理模块中主要分为施工合同管理、其它收入及支出合同管理和合同履约过程的具体实施、监控管理；生产与工期管理除记录和分解项目总工期外还有项目日常生产活动的记录功能，包括生产例会资料、施工日志及现场签证在内的所有记录。资金管理主要体现项目财务的日常财务活动记录、各种工程记录凭证、现金流分析、支出合同台账、资金收支计划等。物资管理模块除物资采购、计划、处置管理外还有出入库管理和台账管理；机械设备管理涉及到机械设备成本管理、固定资产管理、设备安拆管理、维修管理、租赁管理等主要功能；分包管理模块主要反映分包成本、分包招标、分包合同履约管理及分包作业人员管理的相关内容；成本管理主要执行合同履约管理及物资、机械、分包管理中有关成本科目的挂科处理及成本测算分析和生成月成本台账的功能；技术管理模块主要供项目技术负责人编写和记录技术管理活动中产生的变更洽商记录、技术交底记录、施工图纸管理、施工组织设计、专项方案编制等；质量管理模块用于项目质检员的检验试验记录的录入、质量目标及计划、质量管理活动记录等；安全管理模块用于项目安全员进行安全管理目标的策划、安全教育及培训记录、安全生产费用的管理、安全巡检活动记录、安全总结、分包安全管理、危险源辨识及安全生产技术、行政保卫管理、应急管理和事故报告等，环境管理、收尾管理等具体执行工作；项目级还有信息与沟通管理模块用于项目日常信息管理和项目部门及职能人员的周工作任务安排；综合事务管理、项目管理规划等内容，用于处理项目管理过程中的项目管理规划及其它行政沟通事宜。

通过近半年的GEPS信息平台的试运行工作初步实现和统一了项目部之间、二级公司之间的项目管理模式，项目管控的过程清晰可见，推动了股份公司企业管理的规范化、标准化、精细化和流程化发展；并以财务和业务管理统一的成本科目为基础，建立了以成本管理为核心的综合项目管理体系，加强了企业对工程项目的集约化监控能力，解决了以往企业兴师动众的检查项目还往往达不到效果的尴尬局面，支持企业进行及时、准确、全面的分析、判断和决策；实现企业信息的积累和共享，构建了强大的学习和培训平台，使每一位员工通过应用系统熟悉和强化股份公司关于项目管理的岗位标准。目前，上线项目、二级公司和股份公司总部的各个业务系统均已能正常应用，并通过系统进行实际项目的业务管理，该系统的建设已经逐步实现企业的项目管理理念贯穿到整个项目管理运行中，并随企业的发展不断改进的目的，全面实现了企业决策层、企业经营层和项目管理层的协同工作需要，正在实现项目管理的最佳实践及企业核心业务——施工项目管理数字化的目标。