事业单位人事档案管理存在的问题及对策

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人事档案在人力资源管理过程中起著非常重要的作用，它是识别人才、选拔人才、使用人才的重要依据。科学的人事档案管理能促进人力资源的开发和使用。人事档案管理必须适应现代管理化管理的要求。积极拓展服务职能，为人力资源开发提供强有力的保障。

一、人事档案管理对人力资源开发的促进作用

1　有助于最大限度地发挥组织内人力资源的效力。人事档案全面记录了员工的个人经历、德才表现及发展过程，通过档案可以了解员工的过去。掌握现在，从而预测其发展潜力。及时发现人才。避免压制人才，埋没人才；依据人事档案提供的信息，可以使各类人才扬长避短，各司其职，最大限度地发挥人才效力。

2　促进人力资源的合理配置。利用人事档案能够进一步了解员工的相关信息，从而对其进行科学管理，根据不同人才的能力和各类人才的不同特点，在组织内进行合理配置，因事而择人。因人以治事。把人才配置到最能发挥作用的地方和岗位。充分发挥人才的特长，促进部门之间、系统之间、组织与组织之间人才合理有序地流动，避免人才挤压和用非所学的现象产生，为企事业的发展迅速、合理地配置人力资源。

二、人事档案管理的现状与问题

1　人事档案管理制度相对落后。随著人事制度改革向纵深挺进，机构调整、内部科室重组、人员竞聘上岗、单位选拔和使用人才的手续不断简化。由于人事档案管理“终身”制没有得到及时补充和修正，工作缺乏力度。阻碍了人才的流动。一是收集档案工作制度不健全，执行不严格，收集归档工作被动、不及时。二是收集归档的材料不全面。三是一些归档的材料还不够真实和准确。这些都影响了档案的质量，降低了档案的利用率。

2　人事档案管理方式和手段相对落后。人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理，单独存放，由于档案管理人员的岗位不稳定性。大部分人员没有经过专业的档案组织培训，对档案的重要性、档案要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解。档案收集意识淡薄。

3　采取垄断经营，服务质量差强人意。一些人才流动部门，由于有接收大中专毕业生和办理落户等特殊权限。垄断了部分的市场，这不仅不利于人才与职介之间的公平竞争，影响国内人才市场与国际人才市场的接轨，也相应涌现了门难进、脸难看的旧体制下的工作态度，还容易变成滋生腐败的温床。

三、新时期人事档案管理工作的对策

1　提高对人事档案管理目的和意义的认识。提高认识，加强领导，单位领导要把人事档案管理工作放在干部队伍建设的高度来对待。要建设档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检索、指导、督促，发现问题及时解决。要建立人事档案管理达标升级考核机制，对人事档案工作要进行定性定量考核，分级分类指导，等级升级动态管理，进一步推进人事档案管理工作系统化、规范化和科学化建设。

2　健全人事档案管理制度，提高制度化建设水平。人事档案管理工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，如果没有一定的制度来制约，就会无章可循、无所适从。应结合人事档案管工作的实际和社会现实的需要，进一步完善各项档案管理制度，并在抓落实上下工夫，尤其要建立人事档案计算机辅助管理制度，对档案材料收集归档的管理制度进一步严格要求。

3　加强干部人事档案管理。有效利用人才资源。干部人事档案真实地记载和反映著一个人的经历、能力和品德等，因此是组织工作、人事工作不可缺少的重要依据。在各类人员的合理分配、人力资源的合理利用以及行政各部门结构调配方面都将发挥重要作用。只有加强干部人事档案管理，实行干部人事档案的社会化、开放式管理模式，才能更有效地利用人才资源。

4　改进和完善档案功能。一是在保证人事档案的权威性、准确性和真实性的基础上，对档案的原有重要部分应该予以保留。二是档案的内涵要进一步丰富和扩大，如涉及养老保险、医疗保险、失业保险等内容，侧重对工作业绩的评价；增加一些其他诸如劳动技能、学习奖惩、专业特长等方面的材料。以便使所有的功能更加适合用人单位对人才的需求。三是补充其他有关求职者和用人单位都需要的功能，从而更好地为选拔人才服务，减少“弃档”现象。

5　加强人事档案管理现代化和信息化建设的进程。人事档案是人才信息资源库，因此要合理利用各种资源。使其最限度地发挥作用。必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。要提高工作效率，就需要对人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和技术，将档案资料整理输入计算机。通过相应的技术处理。将文字、图片、声像等资料转变成数据资料。实现人事档案纸质与数据格式并存。以实现个人信息微机检索和联网查询，及时更新档案信息，最大效益地为育才、用才、激才、留才提供服务，更好地为单位各项事业的发展做出贡献。

6　切实提高档案管理人员的素质。在知识经济时代，随著现代化水平的不断提高，旧有的管理模式已不能适应现代人力资源管理的需要，在引进高素质人才充实到档案管理部门的同时，要注重对现有人员进行培训，全面提高档案管理人员的素质，’使他们能够适应新形势下的新要求；要让他们端正思想，摆正位置。增强服务意识，改变过去坐等上门的被动服务方式，积极主动地与各部门沟通协作，及时有效地提供各种信息，更好地为人力资源管理服务，为高层决策服务。档案管理人员要肩负起宣传档案法、普及档案知识的重任，提高全民档案意识，形成人人关心档案的局面。

总之，干部人事制度改革的创新，既给人事档案事业带来了挑战，也提供了在改革中创新和前进的机遇。我们应该抓住时机，不但要从制度上创新，还要从观念上创新，按照人才市场发展的基本趋势，采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，只有这样，才能走出人事档案管理的困境。