机关电子档案管理若干思考
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办公自动化为人类社会进入知识经济时代，改变传统的办公手段与方式，收集、存贮、使用与日俱增的大量信息提供了有效的手段，同时，也给文件与档案管理带来了新的变化。
1.1 电子文件保密性受限制。当前，我国电子档案安全法规还没有形成完整的体系，况且电子文件内容易于变化、易于修改，改动后不留任何痕迹。虽然已有一些技术可禁止传递电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，人们很难把握其内容原貌。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且，不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上种种问题都对电子文件的保密性提出了严格的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难做到绝对保密。
1.2 对档案管理人员要求高。对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员能胜任的，也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质提出了更高的要求。实现档案信息办公自动化，要有现代化的人才。管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足一般的计算机操作水平。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺。大部分档案人员现代技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能完全发挥作用，更谈不上档案信息电子化了。
2 电子档案安全管理方法
2.1 建立电子档案管理法规制度。相关部门应在我国现有电子档案安全法规制度基础上借鉴国外先进经验，结合本单位、本地区实际情况，制定出具有可操作性的电子档案法规制度，健全安全管理机制。主要包括：①人员安全管理机制：岗位责任制、安全审查制度、离岗人员身份撤销制度等；②系统安全运行机制：机房管理制度、定期维护和定期检测制度、运行管理制度等；③灾害管理机制：灾害预警制度、突发事件应急制度、常规备份制度、灾害抢救制度等。同时，还要强化落实各项安全管理规范，使安全管理工作程序化、制度化。
2.2 运用合适的电子档案安全技术。①办公自动化系统内、外网隔离。在内部办公自动化网络和外网之间，设置物理隔离，实现内外网隔离是保护办公自动化网络安全最主要，同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务，可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择地放行一些地址进入办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型的防火墙，从总体上看，都应具有五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。②做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行。这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改成“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性。而且，对长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。
2.3 强化档案人员管理。一是加大对档案信息化建设投入，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。实践证明，只有在不断增加现代化硬件设施投入基础上，档案人员才能通过对这些设备的了解、学习直至熟练运用达到提高业务技能、提高管理水平的效果。二是加强对档案人员的培训工作。电子档案管理技术要求高，只有熟练运用计算机和掌握电子档案管理技术，才能真正做好档案工作。这就要求根据形势的发展和计算机应用技术的提高，不断加强对档案人员的培训工作。通过培训不断学习获取新知识、新技术，以适应电子档案管理的工作要求。三是加大档案部门间、区域间系统合作工作力度，不断扩大档案人员的知识面，通过交流，多学习兄弟单位和科（室）利用档案资源进行转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。
（作者单位：濮阳市林业科学院 来稿日期：2013-04-18）