电子文件归档相关探讨

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【摘 要】电子文件归档是时展的必然要求，其不仅缩短了档案从接收到提供利用的流程，而且使档案管理流程扩展到电子文件生成、移交、存储及利用等各个阶段，从而实现了资源共享，提高了利用效率。

【关键词】电子文件；归档；电子档案

电子文件的诞生标志着档案发展到一个新的阶段——电子档案阶段。近些年来，档案工作者对电子文件和电子档案的管理问题越来越关注，主要是因为电子文件的数量剧增，形式不断翻新，而且有不少已经进入归档阶段并转化为电子档案。因此，研究如何利用生产、生活过程中产生的电子文件，制定一系列标准化规范，直接生成电子档案的工作在现阶段意义重大。

电子文件是指通过计算机进行操作，传输、存储等处理的数码序列，从社会生活的角度来认识，电子文件是人们在各种活动中使用电子计算机作为工具，产生的一类数字化形式的记录。按电子文件产生的工作领域，可分为两种：一种是记录人们在办理公务，处理一般事务或交流信息过程中产生的电子文件；另一种是记录人们生产或科研活动的技术性电子文件。

电子文件归档必须具备两个条件：一方面，档案管理部门现代化管理水平的提高。随着国务院“电子政务”目标的确定，各级管理部门均加快了现代化建设的步伐，档案管理部门作为信息资源的保管利用单位，信息化已经成为其主要发展目标。近几年来，网络建设、数据库建设、应用系统开发及相关软硬件的配置，使许多档案管理部门已经具备了接收电子文件的能力。另一方面，电子文件归档管理规范和接收标准的制定。首先，2002年底国家标准《电子文件归档与管理规范》的实施，使各单位研究电子文件有了指导性依据；其次档案管理部门可以有目的、有针对性地研究相关单位电子文件产生和管理的实际情况，总结其普遍规则，参见国家标准，结合接收平台的设计接口，系统研究电子文件归档类型、归档范围、归档方式、归档时间以及归档电子文件管理、移交等各个方面，制定出切实可行的《电子文件管理规范与接收标准》开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍承担此项工作。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍不适应工作发展的需要。要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件的收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序。与纸质文件相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家完成确有困难。因此，应采用电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息股三个部门相结合的方法。三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，共同形成质量较好的电子文档。

随着计算机技术的发展，尤其是计算机网络和多媒体技术以及计算机信息检索技术的发展，信息电子化已成为整个信息产业的大趋势。档案管理部门所具有的信息利用职能，要求我们必须顺应时展潮流，完成档案电子化工作。但由于馆藏档案年代跨度大、规格不一而且种类繁多，每年尚有成千上万卷档案进馆，数据量极大，整个档案资料的建库是一项复杂而艰巨的工作。而另一方面，计算机应用的迅速普及，电子文件的生成量已经非常可观。许多行业现代化水平的提高使其档案在形成过程中已经多数采用电子文件形式，并提出递交电子文件归档的需求。如果能直接将电子文件归档管理，能减少归档单位编制档案的投入；同时档案管理部门只需将已经保存的档案电子化，及大地减轻建库负担，节省了大量人力、物力和财力；电子文件归档还缩短了档案从接收到提供利用的流程，实效性增强，利用率提高；另外有利于资源共享，对提高归档率也将起到积极的作用。

在明确了电子文件归档的重要意义后，还需研究其可行性。档案工作者应清醒地认识到，电子文件在许多方面不同于以往的纸质文件，如果使用或保管不当将会带来严重问题。我国从90年代中期开始集中力量研究电子文件问题，国家科委将CAD电子文件的管理方法研究工作列入了国家“八五”规划，国家档案局于1996年成立了电子文件归档问题领导小组，并由国家档案局科研所牵头成立了课题组，组织科技人员对电子文件的特性和管理方法进行研究，形成了电子文件归档及电子档案管理办法初稿和CAD电子文件光盘存储归档与档案管理办法的试行稿。但由于大量生产电子文件的系统和单位分布在各行各业，遵循着不同的行业规范。而电子文件有别于纸质文件管理的显著特点是必须在电子文件的设计阶段、形成阶段和使用阶段对其进行监控，否则电子文件的真实可靠性以及归档保存的技术、标准等一系列问题在档案阶段都难以确认和确定。因此，各个档案管理部门应积极行动起来，有目的、有重点地开展对电子档案的研究工作。

各部门形成的大量电子文件经过系统、规范整理后集中统一的管理起来，对于电子政务从注重建设、轻应用向注重深化应用转变，实现政务信息的资源整合和资源共享，促进政务信息管理向公共服务转变，建设节约型机关和节约型社会都具有十分重要的意义。各级、各部门领导干部，要充分认识加强电子文件归档和电子档案管理的重要性和迫切性，采取切实有效的措施，建立健全电子文件归档和电子档案管理的各项规章制度，从源头上把电子文件归档和把电子档案管理工作做好。

笔者认为做好电子文件归档主要从以下几方面入手：首先，做好电子文件归档的技术处理工作。电子文件归档要求档案工作者必须对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护好电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为只读性文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的而可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会作用。其次，处理好电子文件的保存问题。电子文件是以化学磁性材料为载体的，电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。从理论上讲可以长期保存，但电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，电子文件中原始信息能够长期保存是个需要档案工作者进行深入研究和探讨的课题。目前，对于重要的，需要长久保存的电子文件，定期进行复制，以防信息损坏或丢失。再次，档案工作者知识结构的变革势在必行。档案工作者要适应信息技术和档案事业的发展必须通过各种途径，多层次，采取积极措施进行知识更新。同时，学习、引进和利用国内外信息技术的成果，使自身拥有广博的知识，掌握各种信息，以适应信息技术不断发展的需要。

电子文件归档是时展的必然要求，档案管理部门采取电子文件归档方式有利且可行，不但符合信息电子化发展趋势，而且使档案管理流程扩展到电子文件生成、移交、存储及利用等各个阶段，有利于形成文档一体化管理模式。