基于信息化的教务管理流程优化研究

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摘要：高等教育的不断改革和教育管理现代化的不断推进，使基于网络、计算机平台的教务管理系统迅速发展起来。文章基于信息化的管理原理，结合实际工作经验，优化教务管理工作中的部分管理流程，为以后的教务管理工作提出一点参考，从而使现有的教务管理系统能更好地为师生服务。

关键词：教学管理；信息化；教务管理系统；优化

随着高校规模的不断扩大，很多高校都出现了多个校区，学生人数在不断增加，使得教务管理工作也日趋复杂。教务工作本身就是高校管理的核心工作，它涉及到学生、教师和教学资源等方方面面。采用先进的信息化技术提高教务管理水平，有着极为重大的作用，对于打造品牌高校也有着广泛而深远的意义。

教务管理工作是以信息为基础的。信息的处理、传递、加工，反馈等，每一个环节都非常重要，建立信息化的教务管理平台是教务工作改革的前提。我国高等学校大规模的信息化建设大多始于20世纪90年代，比发达国家起步晚10～20年。从20世纪90年代初建立的管理信息系统到2002年开始的教育信息化软件建设（如远程网络教育、电子图书馆等）实现资源共享，十多年的时间，教育信息化发展迅速。

目前我校共有38个本科专业，涵盖了农、工、经、管、文和理等六大学科门类，生物化工、农产品加工、植物病学、园林植物四个硕士学位授权学科，16个教学单位，8个研究所等。现有教职工1100多人，在校生总数13000多人。全校教务处管理人员21人，院系教学秘书30人，工作量相当大。加上大部分教务工作者不是科班出身，对于教育管理知识相对欠缺。网络教务管理系统的使用，只要教务管理人员操作电脑，按照管理系统的操作模块进行，分散输入任务，就能达到资源整合共享，提高教学管理水平，从而使教学管理部门有更多的时间和精力加强教学质量管理建设。

一、教务管理系统的总体架构

近几年，几乎各个高校都已使用教务网络管理系统，有青果教务管理系统、正方教务管理系统及其他各个高校自己开发的教务网络管理系统。但主要功能基本上都一样。具体分为以下几个模块：教学计划子系统、教学资源子系统、网上选课子系统、课表编排子系统、学生学籍子系统、学生成绩子系统、考试事务子系统、实践教学子系统、教学考评子系统、教材管理子系统、系统管理子系统11个功能模块。

这11个功能模块根据不同教务管理内容，由教务处各科室负责，每个科室分管一到二个管理模块。各个教学院系安装客户端，进行最初的信息录入。基于网络共享资源，排课、考务、成绩、学籍等利用系统管理大大提高了效率和正确性。

二、优化教务管理流程，深入推进教务信息化管理

1.教务管理系统使用情况调查分析

学院教职工及学生中发出100份调查问卷，其中教工26份，学生74份，以求获得师生对现有教务管理的现状评价。主要体现在以下三个方面：

（1）现有教务网络管理系统满意度调查

调查发现（图1），2%调查者非常满意教务网络系统，8%的调查者满意教务网络管理系统，47%的调查者认为现有教务网络管理系统一般，43%的调查者不满意现有教务网络管理系统，认为需要改进。

（2）使用教务网络管理系统的依赖程度及使用频率

2.教务管理流程优化

（1）网上选课管理。网上选课对于学生来讲是一个很重要的环节。当教务管理系统开放给学生时，学生必须在规定的时间里选择自己的课程，如果延误可能会导致本学期课程受影响。由于受时间限制，导致大量的学生在统一时间登录教务管理系统，致使系统受阻，网页打不开，选不了课。

要想使网上选课取得一定的成效，就要建立完善的服务信息，选课前给学生做好辅导。防止学生超量选课，增加更多的公选课科目，保证学生在有更多更广的领域可以了解和学习。扩充服务器容量，加上现在两校区的管理，分批分量选课，尽量控制在线人数，保证学生在短时间内完成选课操作。

（2）成绩管理。成绩管理是高校教学管理工作中的又一重要组成部分。随着教育改革的不断深入，全国许多高校逐步实施了学分制。成绩关系到学生是否学到相应的知识，是否能够顺利毕业。学分制的大力推行，使成绩管理相对更显得复杂，工作量更大，要求更高，但对学生却是有利的。这一模式的运行要求我们要有更好的管理制度和教务管理条件。

现有成绩管理是教师给出成绩，上交到学生所属院系，院系收齐之后再交教务处，教务处盖章之后再移交档案室。如果学生需要查找成绩单，就必须到学院打印并审核，加盖学院公章后再到校级管理部分盖章，比较麻烦，牵涉的部门较多，学生跑路也多。学校出国留学的学生也越来越多，成绩单是学生到国外留学必要的资料之一，而且需要翻译成英文。由于学生从不同的途径进行科目翻译，结果导致很多科目中文一样，英文翻译不一样，存在很大的歧义。如果学生要直接考我校研究生，学习成绩要审核，又得从院系，教务处等各个部门，一个个跑，浪费人力物力，也不能发挥教务管理以人为本的特点。

目前实行的院系二级管理，实际情况是院系和教务处都可以对成绩有写的权限，为了避免这种情况，建议设立一个教务中心管理。所有学生的成绩交到教务中心，由教务中心直接管理，保证了数据的安全性。教务管理中心直接打印成绩单，直接盖章，实行一站式服务，充分发挥教务管理的优势，真正提高服务质量。

由教务中心建立一个学分预警机制，实时监控学生学分情况，当学期学分在警戒线内的时候及时提醒，通知学生。目前由于各学院教学秘书，日常的教学工作比较多，无瑕顾及学生学分情况。部分学生对自己的学分又不太关心，导致到了快毕业时才发现在自己有一些学科未修够学分，或是缺某一毕业必须有的学分（如计算机、英语、创新学分等），导致最后手忙脚乱，不知所措。由教务中心统一控制成绩管理，避免一些责任和错误的产生，减少错误率。学生成绩有学分预警机制，尽早通知学生。更好地发挥“以人为本，服务学生”的宗旨。学生需要成绩单作为工作、出国留学、考研等证明材料时，由教务中心统一管理和确认。

（3）课表编排管理。排课是教务管理工作中又一个重要部分，如何安排教师、学生的教学活动，合理安排时间，充分利用各种资源，保证教学活动有计划有秩序地进行，是一项看似简单，做起来却相当费力的事情。排课工作存在多方面的冲突问题，时间与课室、课室与学生、学生与教师等，需要在充分调研的前提下开展排课工作。

目前学院的排课工作由一位教学管理人员负责。全校可开设的课程有23026门，教师人数为1136人，一学期实际需开出854门（以2009-2010学年第二学期为例）。这些课程的安排由一位教学管理人员完成，工作量是相当大的。未使用教务管理系统之前，此项工作一般是管理人员进行封闭式的排课，在进行前期的准备之后，封闭状态下一个月完成最后的定稿，可见工作的复杂程度和困难程度。在引入青果教务管理软件进行系统排课之后，效率大大地提高了，工作也相对简单了很多，但由于涉及到教师、学生范围太广，还是存在这样或那样的问题。系统排课完全是随机进行，很难满足到各人的需求，排课人员的工作相当难做。本身工作任务繁重，再加上外来的压力，倍感辛苦。

为了更好地解决这些矛盾，利用资源，合理安排，需要流程进行重新优化。首先，应该将一些课程进行分类编排，全校性公共选修课、公共必修课等由教务处管理人员安排，如英语、数学等。其次，院系针对本系学生开设的（不涉及外系的）课程由学院自行安排。院系的排课结果报教务处备案。合理的安排课程，不仅可以提高教师教学的质量，而且可以促进学生学习的积极性。

三、结语

信息化的教务管理打破了原有传统教务管理的条件限制，使教务管理走向了开放化、大众化。在基于数字化校园的基础上，使高校管理工作更具有创新性和时代性。教务管理的网络化管理给教务工作带来了巨大的转变，随着学校的不断发展，逐步改善，使现有的教务管理系统更人性化，体现了管理的双向性和效率性，更好地促进了教学水平的提高，更好地为师生服务。

参考文献：

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