浅析工程档案资料归档管理
开篇：润墨网以专业的文秘视角，为您筛选了一篇浅析工程档案资料归档管理范文，如需获取更多写作素材，在线客服老师一对一协助。欢迎您的阅读与分享！
摘要：本文简要介绍和分析了工程档案资料的概念、特点，并在此基础上提出基建工科档案的归档工作必须遵循管理科学、组织织严密、程序规范的要求，针对确保档案完整。准确性问题，探讨具体的处理方法，从制度建设、同步管理、归档责任制、各参建者的协作配合等方面提出见解。
关键词：工程档案；归档；管理
Abstract: This paper briefly introduces and analyzes the concept, characteristics of the project file, and on the basis of construction engineering archives work must follow the scientific management, strict organization, and program requirements, to ensure the integrity of the files. Accuracy issues, to explore the specific processing method, from the system construction, synchronization, file management responsibility system; each ginseng builds the cooperation in such aspects as the ideas.
Key words: project archives; archive; management
中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：2095-2104（2012）07-0020-02
近年来，各房地产开发公司、企业、学校等等的建设项目正在以前所未有的势头快速发展和建设，大批工程档案需要及时有序地归档，同时随着基建工程达标竣工验收及创优考评的开展，也大大促进了基建档案归档规范化管理工作，保质保量地做好该项工作显得尤为重要。从而确保项目档案的完整、准确、系统，发挥项目档案在运行、维修、管理和改扩建等工作中的作用。
1工程建设项目档案的概念、内容及基本特点
工程建设项目档案简称基建档案是指从建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工、生产准备到竣工投产的全过程中形成的应归档保存的文件材料。按照基建工程建设的不同阶段分为以下几个部分。
(1)基建工程建设前期档案。一般有立项核准文件、可行性研究报告、方案论证、设计任务书、选址报告及设计、施工，监理、设备招投标书、合同、工程建设许可文件等。
(2)基建工程设计档案。它为工程建设编制和提供设计文件图纸用以指导施工。
(3)基建工程施工档案。一般有施工组织设汁、工程图纸会签记录、工艺规程和标准，原材料、预制构件的合格证和检验记录、土建及电气安装的施工记录、施工技术总结等，主要产生于施工单位。
(4)基建工程监理档案。它是随着监理制的建立而产生的。是对项目建设参与者的行为所进行的监控、督导和评价所产生的文件材料。
(5)基建工程竣工档案。一般有竣工报告、各种竣工图、竣工验收记录和证明书、工程结算、决算、工程总结以及建设工程在管理维护时形成的文件材料等。
基建工程档案的基本特点是以工程项目成套、一个工程项目的档案，记载了上述建设项目活动的全过程，是一个有机联系的整体。具有专业性是专业活动的真实记录。现实性是指在确保真实性的基础上有较强的现实使用性。动态性决定了工程档案工作的难度，从项目的提出、设计到施工、验收，档案始终处于活跃的状态，直至验收后，才能相对稳定。
2确保基建工程档案的完整、准确及系统
档案的“完整”是指其齐全有序，“准确”是指其真实可靠，准确非常重要，如果档案的准确有了问题，带来的损失是巨大的。“系统”是指其有机联系。有了完整、准确、系统的档案，才能为工程建设和领导决策提供可靠的依据。因此维护档案的完整、准确、系统、是对建设项目档案工作最基本的、也是最重要的要求。
2.1建章立制
(1)加强档案工作的依法管理，它既是建设项目管理工作的重要内容，也是协调档案工作与其它工作关系的依据，更是做好档案工作的重要保障。
(2)档案工作纳入工程建设的科学管理中，使档案工作与工程建设一道协同发展。
(3)工程完工后，要求移交的工程档案标准统一、分类方法统、排列清晰，有了规章制度，就可以驾驭全局，统揽全局。
(4)以《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》为依据，并根据本行业工程特点，建立适应档案工作的自身规律的管理制度，包括归档范围、分类标准、保管期限、归档责任制、利用档案制度、档案移交办法等。
2.2从项目建设开始就建立档案工作
基建档案是随着基建项目建设环环相扣、段段相连、步步延伸，逐渐形成的。这些档案一旦形成，它的完整、准确系统就已经是客观存在的，要保持这种客观性，就要从工程项目的开头开始积累、收集档案。积累是基础，要早抓、勤抓，回忆录式的档案是不能作为工程建设各项需要的依据。从头做起，强调的是从项目的提出、论证初始，就有专门人员对工程档案工作进行通盘考虑和统筹规划，遵循工程建设和档案形成的规律，坚持文件材料形成与工程进度同步，相应阶段文件材料检查与过程阶段性验收同步，竣工档案资料验收与工程总体验收同步，使应当归档的资料“粒粒归仓”，这就要求工程部门要高度重视在工程过程中不断形成的各类工程资料，要求档案部门按照档案形成规律对工程资料的归档做好监督、指导工作。
2.3建立基建档案工作领导责任制
档案工作是项目建设、管理的基础性工作，是检验工程质量和效益的依据，加强领导责任制，就是要求项目建设的各级领导要重视档案工作，增强档案意识，为档案人员提供必要的工作条件，加强档案人员业务培训，以便使档案工作更好地为工程建设服务。
2.4把基建档案工作纳入工程合同管理
根据档案工作归档原则——谁形成，谁整理的原则，建立各负其责的管理机制，项目建设单位负责从项目提出、立项、审批、招投标等环节中所形成材料的整理归档工作，同时项目建设单位与各参建单位签订工程合同或协议时，要把参建单位在工程项目建设中形成的项目档案归档要求订立其中，以便进一步加强项目档案管理力度。
(1)在合同中规定承包商在档案方面的责任，档案部门通过直接参加合同谈判或审查合同有关章节，确保档案有关要求列入合同文本。在工程文件管理中，紧紧抓住设计、施工、监理合同等主合同的谈判与签订，约定工程技术文件的内容、份数、传递方式以及具体要求。同时在合同中签订保护性措施，即工程竣工文件必须完整、及时、准确、系统、规范地向业主提交，否则将扣除工程尾款。
(2)在项目竣工验收时档案部门检查归档文件的完整性、准确性和系统性，符合要求的在验收会签单上签署同意支付意见后，计划和财务部门才能对承包商进行费用结算。
2.5通力合作，共同做好基建档案工作
档案人员要与工程管理、技术人员密切配合，建设项目档案涉及方方面面的工作，贯穿工程全过程，所以，做好档案工作不只是档案人员的事情。可以说，一组完整、准确、系统的档案，是参加工程建设单位共同努力的结果。工程管理者、技术人员和施工人员对工程项目的情况最了解，大量的档案产生于他们的手中，他们也是今后利用档案的主体，档案人员应及时宣传《档案法》及档案工作在工程建设中的重要作用，使他们自觉地注意手中的档案是否完整、准确、系统，在提高工程档案管理质量上，档案人员还要加强与工程技术人员的联系，通力合作，严把施工单位关、技术审核关、阶段审查关、竣工验收关，共同做好基建档案归档工作。
3房屋建筑工程档案管理资料
建筑工程竣工资料属于施工项目施工资料管理信息系统的范畴，它是施工信息的一种表达方式，是一种文件或记录的汇集。施工资料是施工企业在施工过程中形成并收集汇编的文件或资料的统称，其编制方是施工企业；工程竣工资料是工程建设全过程形成的并收集汇编的文件或资料的统称，其编制方为参建设五方主体。
竣工资料作为工程验收和保证今后工程项目的安全运行重要文件，就必须保证竣工资料的完整、准确、系统、齐全，真实地记录和反映施工和竣工的全过程，做到原始资料和实物相符，技术数据真实可靠，签字手续完备齐全，同时又必须规范、标准，符合归档要求。
4结语
综上所述，基本建设项目档案归档工作是基本建设工程管理中不可缺少的重要组成部分，是工程建设项目工程达标投产竣工验收及创国家优质工程的重要依据，是功在现在、利在长远一项工作。档案以它特有的原始记录性，真实记录了基本建设工程的全过程，它不仅记录这一阶段所有事物的真实面貌，而且记录了这一阶段的成功经验和失败教训。确保基建工程档案的完整、准确及系统，是充分发挥档案资料在工程建设、生产（使用）管理、工程维护和改扩建中作用的根本保证。因此，档案工作者及工程参与者都必须提高档案意识，坚持依法治档，加强《档案法》及相关专业知识的学习，开阔眼界，做到工程建设项目档案管理要立足于长远、立足于企业需求，立足于制度创新，立足于以人为本。
参考文献：
《
《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328—2001