优化会务流程 强化过程控制
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【摘 要】会议是一种沟通与协调的重要形式，它可以实现信息的多向即时传递，也可以有效聚集集体的智慧和力量，已日益成为人们重要的活动方式。那么什么是会议呢？不同的人回答是不同的，笔者把会议界定为是一种人类群体有组织的议事行为或过程。也就是说，会议是有组织、有目标、有规则、有秩序地进行，即会议的质量与效率需要行之有效的组织。会议组织分为会前、会间、会后三个阶段，其中会前组织是会议组织工作的重点和基础，主要是为会议的有效进行创造条件和保障。做好会议的组织工作，是办公室的重要职责。
召开会议的目的是作出决策，解决问题，布置工作。会议筹备组织工作就是紧紧围绕并很好的服从服务于这一目的，把保证会议的顺利召开，保证完成会议预期目标，保证会议质量和提高会议效率作为工作的指导原则。
会议的组织筹备工作主要由各单位办公室来承担。总体要求是：牢固树立服务意识、创新意识、精品意识，做到严谨细致、高效优质、安全保密。在具体的筹备组织工作中应注意把握好以下几个环节。
一、认真细致地做好会前筹备工作
拟定筹备工作方案。方案主要包括会议名称、起止时间、地点、会议议题、参加会议人员范围、人数、会议日程、名单、会议材料、筹备单位、会标、会场布置、活动安排、会议报道、经费预算等。如会议有选举、颁奖、参观、合影等活动，也将安排意见一并列入。
起草会议通知。会议通知一般包括会议的名称、开会的目的和主要内容、会期、会议地点、与会人员、需要携带的材料和数量及材料的打印规格、联系人和联系电话等要素。会议通知发出后，按要求认真做好与会人员报名登记工作，及时落实与会人员名单。对请假的与会人员，按程序报有关领导批准。对有关单位的要求和问题，及时请示分管领导，按领导意见答复。
确定会议步骤。会议步骤包括会议的议程、程序、日程等。议程是会议议题的先后顺序，是会议程序的基础。程序是对会议各项活动，如各种仪式、领导讲话、会议发言、参观活动等，按照先后顺序做出安排。日程是对会议的活动逐日做出的安排，是程序的具体化。会议的步骤是会议有条不紊进行的保证，一旦经过领导的批准，切不可随意变动。
会前检查。会议召开前一天，检查会议文件材料的准备情况，与会人员报名、分组情况、会议室安排、会场布置及会务服务、宣传报道等相关工作。同时，按程序要求制定会议活动须知流程，于会前通知发放。会场布置。提前按要求布置会场，摆放座签，检查会标、会议材料、会场服务、音响设备等。
组织签到。会议工作人员提前到达会议现场，组织签到，发放会议材料、拷贝课件、会场引领、会议提醒等。
二、严谨周到地做好会议落实工作
每次会议开始前，提前半小时到会场，分发会议材料，落实领导讲话和主持词等材料，检查主席台座次安排和会场的灯光、音响、录音录像设备及休息室、茶水等准备情况。落实领导和与会人员的到会情况，向会议主持人报告。落实新闻记者、播音员及发言人到会情况。组织落实有关人员认真做好会议录音或记录。大会有发言时，提前通知发言人做好准备，准时到会。提前落实印制会议文件材料，会前发放。做好会议值班工作。会议期间，会议值班室听会值班，随时处理各种突况。组织安排好会议期间领导的活动。对需要回收的文件，在会议结束前及时如数收回，重要会议做好保密工作。注意礼送，善始善终。会议结束后，应安排好领导车辆，做好送车工作。
三、及时全面地做好会后总结工作
会议结束后，及时总结经验，查找不足，以利改进。及时将全部会议材料收集整理，做好相关资料建档存档工作。
总之，会务工作的时效性非常强，它要求参与组织和服务会议的工作人员在规定的时间内必须完成一定的任务，否则就会影响整个会议的进程，严重的还会造成恶劣的影响。所以，会前应该准备的工作，必须按时、保质保量的完成，会间的各项服务工作也要讲究效率，确保会议质量。会议的善后工作虽然在会议结束以后进行，但并不意味着可以无限拖延，如果效率不高，时间过长，也会影响到会议精神的传达、贯彻和落实，同样影响会议的效果。因此，会议筹备组织工作是整个会议工作的重要环节，直接关系到会议的效果，会务工作人员必须严格地按照会议组织单位或者会议主持人的要求，一丝不苟地做好每一项工作，确保每次会议开得圆满成功。
【参考文献】
[1]赵国俊，陈幽泓.机关管理的原理与方法[M].北京:中国人民大学出版社,1999.
[2]魏娜,张璋.公共管理中的方法与技术[M].北京:中国人民大学出版社,1999.
[3]洪映君等.严把“五关”切实加强会议管理[J].办公室业务,2005(2).
作者简介：潘爱东，现在莱芜钢铁集团有限公司工作。