谈高校计算机档案管理信息系统的保护问题
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摘要:随着现代化办公进程的不断发展,计算机在各行业得到广泛应用,提高档案管理水平,档案信息数字化必将成为其发展的一个趋势,这也对传统的档案管理方式提出了新的挑战,如何应用好计算机管理技术,是档案管理人员必将思考的一个问题。
关键词:档案管理 计算机 保护措施
计算机档案管理信息系统是以数据存储和查询为特征的数据库应用系统,其安全保护要求可概括为保护数据库系统的完整与安全,使之具有随时正常运转的功能,防止机密数据信息的泄漏。随着信息时代的到来,计算机技术在高校管理工作各领域中的广泛应用,使得传统的档案管理方式已不能满足新形势发展的需要,运用计算机对档案信息系统的管理,实现档案信息资源的共享,安全保护问题变得尤为重要。
在档案信息管理中,它的保护问题不外乎有两个方面:一是档案管理信息的存储安全;二是档案管理信息的利用安全。在信息存储安全方面,要有网络安全意识,采取切实有效的技术手段和管理措施,做好身份认证和密钥管理,加强计算机档案管理信息系统的监护,安装对存储档案信息设备有效的防毒软件,各种数据库要及时备份,保存到符合保管要求的载体上,坚持利用与保护并存的原则,确保档案信息的安全保密和系统运行的安全可靠。利用计算机档案管理信息系统本身的逻辑功能,管理计算机系统的各种资源,便于用户利用和管理,在这些基础设施建设中,平衡好硬件和软件的关系,这些关系在进入计算机系统后就变成了数据库之间、数据字段之间利运行程序之间的逻辑关系。因此在操作中维护数据库的逻辑关系是直接影响到整个数据库的安全问题。这些关系不仅指数据库内的索引关系,最主要的属档案管理系统中数据之间的约束关系,是数据库设计的关键。另外,一旦计算机在运行时出现意外,很可能导致一个完整的处理程序被中断,数据逻辑就会出现矛盾,信息的真实性或许部分已被破坏。档案管理系统在使用和维护中,一旦出现差错,主要由用户承担维护和调整,要解决设计开发者和使用者之间的割裂,积极的做法是加强用户和开发者之间的沟通,一方面用户更多地参与到系统的设计,包括系统功能设计和数据库设计;另一方面软件开发者为用户提供尽可能多的系统帮助,按用户的技术能力提供不同级别的系统维护工具。档案管理人员应该了解数据库之间内在的相互关系,在可能出现完全错误时及时启动检查和维护程序。
2、档案管理信息系统中电子文件的备份问题
在文书档案实行计算机管理的同时,即形成电子档案,有效地提高档案管理工作的质量,又便于快捷地查阅和利用。但由于计算机中的档案信息相对独立性以及计算机环境的本身特点,使得对系统中的信息增删、更改变得十分容易,这就必须要求保证对归档电子文件信息内容的原始性和真实性加以保护,防御系统安全恶意入侵、窜改和删除数据,录入删改和数据文件覆盖,或对数据存储介质或计算机进行暴力破坏等等。在此情况下,如果未做备份,数据一亘被修改,就失去了文档原有的真实性。因此,在档案系统中,通常要设计一套数据备份方案,定期进行数据转储,以备不测。档案管理者也要及时将形成的第一手电子文档及时备份,与纸质文档同时并存,也可将文档设为只读模式,或对部分电子文件加密,确保今后的利用准确。计算机自动备份与传统的结转不同,不仅要定期生成一个带积累性质的数据库,更是为了防范系统的各种损坏。较为先进的备份技术目前还难以在基层档案管理部门实施,根据自身条件和数据的重要程度设计分类型、分级别的备份方案,防范各类数据破坏的威胁。现通用的数据备份技术大致有以下几类:一是简单的数据拷贝。二是磁盘阵列方式。三是双机热备份方式。这项技术选用两台计算机同时提供服务,且相互不断对另一台机器的运行状态进行监控,出现故障后立刻将业务从一台主机转移到另一台机器。四是双机异地热备份方式。此技术通过计算机网络将两地的设备远程互为备份,突破以往备份设备局限于同一计算机机房的限制,两地的计算机可以单纯作备份,也可另外运行其他软件,由于存储在两地进行,基本上防止自然灾害和暴力破坏。
3、档案管理信息系统的计算机数据问题
电子档案是将传统的纸质档案转换为数字信息文档进入计算机网络管理,档案信息与实际载体分离,在计算机网络上传输的是档案信息,用户浏览的也仅仅是复制品,而非档案原件。电子档案上网后,安全保密将是计算机档案信息网络化管理不可忽略的问题,必须引起高度重视。
(1)重视系统内部档案信息的保密性,必须加强内部管理体制建设。计算机信息系统接入互联网后,电子档案信息就时刻处于被入侵的攻击下,这一特性与档案文件的保密特性相背离。 (2)时刻关注计算机病毒的新变异。当档案管理信息系统扩展到局域网甚至互联网时,计算机病毒成为不可回避的危害,而且新型病毒具有许多网络时代的新特征。档案工作者应当时刻注意新的技术变化,制定针对性策略,并从管理制度、技术监督、后备保护、应急措施等方面综合防范。(3)加强计算机网络访问的权限管理,完善服务器审计制度。档案管理信息系统首先要进行使用权限的审核,根据不同人员设置利用级别的操作界面,制定不同层次访问者的存取信息的权限策略认定,并依此向利用系统注册登录。这是系统安全的一个基础,特别要重视应用服务器的日志审计,无数事实证明,一个网络化信息系统要完全避免越权操作是很困难的,但做好审计,对及时发现问题,亡羊补牢非常有益。
4、档案管理信息系统对档案工作人员的要求问题
在计算机技术普及应用的今天,培养一批能运用计算机和会管理档案的人员是当务之机,重视和加强档案管理人员的培养培训工作,多渠道引进高素质的专业技术和知识型管理人才充实到档案管理人员队伍。档案管理工作的现代化,不仅取决于工作人员原有的知识水平,更大程度上取决于他们的知识的补充与更新。因此,档案管理者应改变过去由保管型人才向现代技术型人才的转型,也不仅只会计算机操作,还应具备整理和开发档案信息的能力。通过计算机档案信息系统,真正提高网上档案工作服务水平,适应网络化发展要求,熟悉网络档案信息搜索、经验丰富、应变能力强,具有探索和创新精神的档案服务队伍。
参考文献
[1]孟世恩.《对我国档案信息化建设实施的理论思考》[J].档案学通讯,2004(5).
[2]俞志华,王军宁.《数字化时代高校档案管理信息化建设》[J].合肥工业大学学报(社会科学版),2007(2).