加强人口和计划生育档案管理之我见
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摘 要：随着人口计生事业得到前所未有的全面发展，各级人口计生部门主动适应新形势新任务的要求，大力发扬与时俱进、开拓创新精神，落实科学发展观，围绕确保人口计生档案保管安全和提高档案管理水平，深入研究和把握工作规律，推进计生档案管理工作制度化、规范化，使人口计生档案管理工作在经济建设、构建和谐社会中发挥了越来越大的作用。我国已经进入了一个新的发展时期，对于信息的管理工作要求也来越高，计生档案管理工作作为信息管理工作的一个方面，计生档案管理工作跟上新时期的工作步伐显得愈加重要。
关键词：人口计划生育；档案管理；措施
档案是对历史的记录，如何做好新时期的人口和计划生育工作的档案管理工作对我国新时期人口和计划生育工作更好开展和促进社会经济有好又快发展有着积极的作用。新时期的人口和计划生育工作已经迈入了法制化，规范化，制度化发展，对人口和计划生育档案管理工作也提出了更高的，更新的要求。做好新时期的人口和计划生育档案管理工作已经不能够停留在以前的管理模式上了，必须要有采取新的管理模式，并加强管理工作等实践方面的创新研究。
一、充分认识人口计生档案工作的重要性
档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。档案管理是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的重要工作。同样，计生档案管理也是党和国家事业发展一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业。恰恰是乡镇计生干部特别是乡镇领导干部缺乏这样的认识。因此，要采取多种形式，通过开展广泛持久的档案管理法规的宣传教育，让《档案法》等法律法规不断深入人心，全面提高乡镇计生干部特别是领导干部的思想认识和档案法治意识，增强对计生档案管理工作重要性的认识。市、县（区）人口计生部门要经常举办乡镇计生档案管理人员培训班，特别是对乡镇领导干部，至少每年要开展一次系统培训，使乡镇领导干部和计生档案管理人员准确把握档案法的条款规定，掌握计生档案管理的基本知识，提高对计生档案管理的认知程度和接受程度，避免在工作中不作为和乱作为。
我国是一个人口大国，我国的人口和计划生育工作的开展面临着许多严峻的形势，这也为我国人口和计划生育档案管理工作也带来了一些问题，主要就集中在两方面：
1、领导对档案管理工作不够重视
基层档案整理和保管是整个档案管理工作全过程的基础，这却是我国的人口计划生育工作档案管理工作的薄弱环节。领导对基层的档案管理工作一般都不够重视，档案管理部门在人们的心中也是“冷衙门”，基层的档案管理工作人员不具有什么地位，对工作提出的建设性建议总是不能够获得应有的重视。档案的管理工作并没有列入各级计生考核体系中，领导关注的事情一直都是计生的实践工作，档案的管理已被自然忽略了。在录用管理人员之时，一般考虑政治背景就行了，几乎不关注档案管理方面的专业能力是否已经具备。
2、缺乏档案管理意识，档案保管条件差
档案管理工作的不受重视对工作人员的工作积极性也是一个沉重的打击，而基层工作人员的业务素质和档案管理意识方面也跟本不可能获得提高，离《档案法》的要求相差实在是太远了。计生工作档案管理人员对档案的保管技术工作和业务方面的知识背景都非常的缺乏，多停留在“存放便万事大吉”的状态，这使得档案管理总是显得杂乱无章的状态。因为档案管理工作本身就缺乏应有的重视，因此档案保管方面的硬件设施也跟不上时代的要求，档案库缺乏相应的保护措施，这些都为档案管理工作带来了许多的隐患。尽管现在国家提出了一些列的严格规章制度和法律法规，但是人口计生档案管理工作方面依旧是出现一房多用，办公用品质量低下等现象，甚至档案资料出现污损和丢失等重大工作失误。
三、加强计生档案管理工作的对策
1、提高对计生档案管理工作的重视
领导对计生档案管理工作的重视是对档案管理工作制度化，标准化最为关键的一个环节，是计生档案管理工作能够顺利进行，能够科学管理现代化的前提。人口和计划生育部门的领导应当更新观念，充分认识到计生档案管理工作对计生工作开展的决策依据方面的作用，为育龄妇女提供优质服务的作用，为流动人口提供优质服务的作用，促进计划生育工作改进的作用，为农民致富方面的作用。要把计生档案管理工作提到和计划生育协会，法制建设等部门同等重要的地位，把管理和建设纳入到主要的议事日程，划拨必要的财政投入，为档案管理工作打下良好的基础，为计生档案管理工作进一步的科学化，标准化，现代化做好准备。
2、强化人口计生档案管理规章制
人口计生工作任务十分繁杂，为把档案管理工作融入人口计生部门的各项工作中，就需要有一套完整的制度来规范约束。一是人口计生档案收集、上报、整理、存档应做到规范，严格按照制度办事，严把“三关”，即：评查、归档和上架关。做到“细”，仔细查找档案管理上存在的薄弱环节，不放过“蛛丝马迹”，逐一整改和修正；“严”，在专业人员指导下进行验收整理，凡不符合质量要求的，必须重新按要求整理，直至验收合格；“精”，对已归档的资料，全部进行检查，按要求归类、装订。二是实行定期谈话制度，专兼职档案员要定期与服务对象谈话，经常到基层去，到育龄妇女家中去，获取第一手资料，取得工作主动权。三是实行计划生育项目检查治疗登记制度，为各级计生服务站以及医院的B超室、手术室、妇产科等相关科室专门配备专用检查登记簿，把第一手资料全部统计起来。只有严格有关规章制度，才能确保档案完整齐全，从而保证相关资料得以及时、准确、完整归档，这样既确保了人口计生工作的质量，也提高了档案的可利用性。
3、拓宽服务领域，强化服务理念
首先应建立健全计生档案，主要是建立计生“七簿、一卡”。“七簿”是：干部职工初婚、离婚、复婚、再婚情况登记簿；未婚青年登记簿；干部职工历年办理生育计划、独生子女证登记簿；已婚育妇查环、查孕人员登记簿；非在职人员、职工家属已婚育妇年度查环、查孕情况登记簿；历年违反计划生育人员处理情况登记簿；干部职工变动情况登记簿。“一卡”是：计划生育登记卡。“七簿、一卡”档案反映了整个单位计划生育的各种基本情况。此外，还有一些计生的文件、照片等材料，也要收集归档。计生情况也是不断发展变化，有的结婚，有的离婚，有的复婚，有的计生节育，有的超生违法，有的获奖，有的受罚，有的调进，有的调出。因此，要对计生档案实行动态管理，计生材料及时收集归档。建立完整准确的计生档案，这就为计生档案的信息化管理打下坚实基础。
4、提高工作人员的管理素质
档案管理工作人员的知识技能水平和科技水平直接关系到档案工作的管理水平，我国的计生档案管理工作需要提高工作人员的管理素质。这些素质可以从以下几个方面综合入手：第一、重视对高素质、复合型人才的培养；第二、重视计生档案工作人员的在职培训；第三、鼓励档案工作人员自我成才；第四、合理调配人才，优化人才结构。工作人员素质的培养和提高一定要结合信息时展的技能需求，为下一步引入计算机等技术进行档案管理工作做好人才的储备和培养工作，使得我国的计生档案管理工作的台阶能够跟上时代的步伐。
5、引入新技术
计算机技术应用在计生档案管理工作的多是浅显的技术手段，没有发挥出计算机应当具有的能力，所以要积极应用好计算机技术在计生档案管理工作中的作用，还应当进行适合我国计生档案管理工作现代化，科学化的信息管理软件，以有效的简化档案管理工作的一些繁杂过程，提高工作效率，优化档案管理工作。
人们进入图书馆的时候有个检索系统，这个系统为人们寻找需要的书籍带来了许多便利，而计生档案管理工作人员应当积极引入类似的系统，为工作带来便利，而不是搬照以前的工作方式，只是对文案归档处理。在检索的过程中，寻求用关键词代替主题词的方法避免主题词存在的繁琐，效率低下的弊病。计算机技术在应用过程中，首先要做好数据库的构建工作，构建一个良好的数据库系统，不仅有利于将来工作的人员对档案的录入工作，也有利于将来文件的查找工作。而且构建的数据库应当简便易操作，不能是部门请来了构建数据库的工程师，但体统太过专业化，不易于一般工作人员操作那么计算机技术的引入也就失去的了应该具有的意义了。在档案的保管方面，由于纸质的文档不容易保存，容易受到许多环境因素的影响。现实中档案管理库并不是非常的完善，而且还多存在一房多用的情况，文档容易受到损坏，因此，可以积极利用多媒体等手段对档案进行有效的保管。比如把文档做成很小的胶卷，这在许多大的图书馆就有利用这种技术，而且还非常的经济，这不仅有利于档案的保存，还能够极大的减小档案对空间的占用。同时把一些数据制作成相应的可以在计算机上观看的视频或者音频之类的文件，不仅有利于档案的查阅，更有利于档案的永久保存和复制。
6、要加强档案管理的网络化建设
实现档案管理的网络化，不但减少工作人员的劳动量，提高工作效率，而且能搞好地起到资料的交流和共享作用。要不断强化档案的服务功能，编制和安装科学、实用的档案检索工具，力求实现档案资料查询“以计算机为主、案卷目录为辅”的查询系统，把“死档案”变成“活资料”。目前，全省人口计生网采用四级网络的树形结构，覆盖了省、市、县、乡四级行政区域，将常住人口信息和流动人口信息分别管理，同时又相互关联，建立两地联系，实现了数据一处输入，各处共享，既提高了档案管理水平和办公效率，又为杜绝违法生育行为奠定了基础，还可便于各级及时查询汇总信息，及时掌握育龄妇女管理工作情况，为稳定低生育水平提供数据支持。
四、结束语
档案工作只有以超前的意识、超前的节奏、超前的服务占领市场，让使用者满意，才能使档案工作适应改革发展的新形势。要开创档案工作的新局面，就要创新档案管理的思路，拓宽档案管理渠道，强化档案工作的服务手段和长效管理机制。作为一名人口计生档案管理人员，首先要更新服务观念，不但要把档案管理好，而且要把档案利用好，把档案工作的重点放在开发利用上，从而更好地为经济社会的全面可持续发展做出档案工作者应有的贡献。