高校院系资料室管理改革与实践

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［摘要］高校院系资料室是重要的教学科研基地，为学院的学科发展、专业建设提供了丰富的资源。随着办学规模的扩大和计算机技术的普及，高校院系资料室发展明显滞后，我们应加快改革与创新的步伐、完善管理体制、开发适宜的管理系统，提升院系资料室的管理和使用效率，使其更好地为教学和科研服务。

［关键词］高校学校 学院资料室 管理系统

［作者简介］万超（1983-　），男，江西南昌人，江苏科技大学，助理研究员，研究方向为高等教育管理；宋向荣（1975-　），男，江苏泰兴人，江苏科技大学，副教授，硕士，研究方向为工程力学教学和科研。（江苏 镇江 212003）张春楼（1973-　），男，江苏沭阳人，南京师范大学泰州学院，讲师，研究方向为科学哲学与科技传播。（江苏 泰州 225300）

［课题项目］本文系江苏科技大学青年教师科研项目“院系资料室信息化管理研究”的阶段性成果。（项目编号：2007CH085J）

［中图分类号］G647 ［文献标识码］A ［文章编号］1004-3985（2013）03-0190-02

一、高校院系资料室现状

1999年起，高等学校陆续开始扩招，办学规模逐年扩大，同时计算机技术也日益普及。在这种形势下，一些院系资料室的管理与建设由于跟不上高校发展的需求，表现出种种弊端。

1.管理体制松散。根据《普通高等学校图书馆规程》，高校图书馆应对院（系）图书资料室负责业务指导与管理工作，但是图书馆基本上没有人参与这项工作。目前大部分院系资料室都由二级学院单独管理，而且多数为行政人员兼职。实际上，院系并不太熟悉资料室的具体业务，院系领导对资料室的日常工作也不太关心。在这种体制下，校图书馆对资料室业务上缺乏指导，而学院又缺少相应的人员从事专业化管理，使得院系资料室的管理和业务长期游离在正常水平之外，更谈不上为教学、科研服务了。

2.管理制度缺乏。高校的图书资料管理经过十多年的发展已经形成了一套科学、合理的管理制度，但作为院系管理的资料室在制度建设方面仍然存在着许多欠缺。首先，没有建立合理的采购、入库登记、借阅、流通、损失赔偿等制度。长期以来，资料室的工作得不到重视，各种规章制度缺乏梳理，各项岗位职责无法落实。监管的不力和制度的缺失使得资料室的管理比较松散、随意，造成资料周转慢、利用率低、盘点统计困难等问题，阻碍了管理效率的提高。其次，管理人员专业知识缺乏，没有建立相应的培训机制。任何管理都离不开人的参与，管理人员本身素质的高低直接影响到管理工作的水平。目前多数高校院系资料室由行政人员兼职，培训相关人员无疑成为提高他们专业知识、管理水平最有效的方法。但目前大多数院系都没有给管理人员提供这样一个平台，专业知识的匮乏已经严重制约到资料室向更高层次的发展。

3.管理手段落后。进入20世纪以后，大多数校属图书馆都已实现计算机信息化管理，但院系资料室一直运行着早期手工账本的管理模式。图书资料的采购、分类、编目、上架等流程都采用原始的手工方式，图书资料的后期登记、借阅、查询、统计也沿用手工处理。虽然有些资料室也借鉴中国图书分类法进行简单的分类，但大部分都凭管理员的主观判断进行处理，使得资料室物品摆放不规范、信息更新速度慢、查询统计困难，还经常出现图书资料逾期未还、物品遗失、遗漏登记等现象，这些都严重影响到资料室的日常运行。

二、院系资料室改革的建议

1.明确功能定位，拓展服务范围。院系资料室传统的定位是指为高校师生进行教育教学改革和科学研究提供服务的信息机构，重点在于收藏与本专业教学和科研相关的国内外文献资料。资料室是为本院系师生提供服务的小型文献工作机构，是高校图书馆工作的补充和延伸，简言之，院系资料室具有“面向师生、面向专业”的特点。因此，围绕为“师生”与“专业”提供便捷的信息服务这一主题，学校必须对资料室现有场地进行调整，对规章制度进行梳理，规范资料采购与借阅流程。

传统的资料室服务局限于信息服务，但提供信息服务的前提是对院系整体教学、科研情况的掌握。日常工作中如果资料室的使用没有参与教学、科研工作，谈何提供优质的信息服务？因此，资料室可以兼职诸如科研管理、学科建设之类的工作，一方面可以增加对全院情况的了解；另一方面，还能密切资料室与教学、科研工作的关系，既拓展了业务范围，又融入院系的主流工作，使资料室真正成为院系教学与科研工作的信息中心。

2.健全管理制度，加强人员培训。首先，必须理顺院系、校图书馆、院系资料室三者之间的关系。需要建立一套三方权责分明、配合协作的管理制度，使校属图书馆更多地参与到院系资料室的建设及管理工作中来，在业务指导和人员培训等方面给予学院大力支持。其次，建全资料室的各种规章制度，为实现资料室规范化管理提供保障。同时还要明确梳理资料室管理人员岗位职责，强化管理人员培训工作，使其在服务意识、计算机水平、专业知识等方面都能有明显提高，为资料室将来实现信息化管理做好准备。

3.突出专业优势，丰富资源形式。院系资料室主要为学院的教学、科研服务，其收藏的内容应更显专业化、系统化。目前很多高校的都在做强特色专业、发展优势学科的工作，院系资料室应以此为契机，收集和整理与专业相关的特色资源，为教研教改与学科建设提供丰富的前沿信息。随着信息技术的发展，多种载体共存是现阶段资料室的一大特点。区别于传统的纸质文献，电子资料更容易实现信息化管理，例如，多媒体、电子书籍、影像资料、数据库等都已在高校工作中广为使用。因此，资料室应及时地对教学与科研中产生的各类资料进行收集与整理，为将来的教学、科研工作提供便捷的信息服务支撑。

4.优化管理模式，改革管理手段。院系资料室应建立科学规范的管理模式。日常的采访、订购、验收、分类、编目、排架等工作都应按照专业要求，科学有序地进行。管理人员应对资料室的资源进行全面的清理统计，按照科学的方式进行分类、编目、排架，并登记造册，科学管理，为将来建立电子数据库，进行数字化管理打下基础。结合目前计算机技术的普及和射频识别技术的发展，资料室应加快数字化、自动化步伐，建立适合院系资料室管理特点的管理系统。同时，院系需加大投入，对现有场地布局进行科学的改造，对硬件设备进行升级换代。在用户数和使用量增加到一定阶段，还可以借助网络平台拓宽信息渠道，使广大师生足不出户就能查询到各类信息，极大提高管理系统的使用效率。

三、管理系统的设计与开发

资料管理系统采用C/S架构，运用当前流行的Java作为其开发语言，同时采用开源的Eclipse作为其开发平台进行开发。系统功能分为数据管理、系统查询和系统设置三大模块。主界面布局上采用横、纵交叉模式，各种常用功能一目了然。

1.数据管理模块。根据资料室管理对象的特点，我们将基础数据划分为图书、期刊、物品和读者四大类。这四类对象既有共同的属性，也有特有的属性。例如，编号、名称、价格、库存数量等为共同属性，图书作者、期刊版次、读者卡号等为各自的特有属性。系统把这四类对象的增、删、改、查纵向整合，统一在同一界面进行管理，有效简化了系统管理人员的操作。作为核心的借阅管理，我们则将图书、期刊、物品横向整合，使得管理员可以在同一界面一次性完成相关的借阅操作。同时，为了适应用户的使用习惯，提供菜单栏和导航栏两种选择方式。

2.查询模块。支持图书管理、期刊管理、物品管理、读者管理以及丰富的统计分析功能。系统以编号为主索引将读者与图书、期刊、物品相联系，在同一界面显示读者与借阅信息，实现快捷的处理操作。管理人员可以根据管理制度将借阅规则输入系统，系统则可以执行相应的数据处理。系统实现了馆藏信息查询、超期信息查询、丢失信息查询和当日借阅查询，主要数据包含馆藏总数、借阅次数、在借总数、现存总数、超期总数、丢失总数等信息，这些是我们在研究院系资料室之后专门针对小型资料室设计的，具有信息量大、统计全面、操作便捷的特点。

3.系统设计模块。主要包括读卡器设置、条码设置、密码设置和显示设置。系统预留有读卡器接口，可以方便地接驳射频识别仪，实现自动化管理。条码管理窗口主要完成条码的设置、打印功能，为建立电子数据库打下基础。密码设置中可以创建不同的用户，分配相应的密码及权限，有效地提高了系统的安全性。显示设置指可以根据用户喜好对系统显示如背景图片、名称以及联系方式等信息进行调整，实现系统的个性化定制。

数据库方面主要设计有如下几种表：ADMIN（系统管理员表）、BOOK（图书表）、MAGZ（期刊杂志表）、GOODS（物品表）、READER（读者信息表）、BORROWDATA（借阅信息表）、LOSTDATA（丢失信息表）、AMERCE（罚款记录表）。我们在设计数据库时遵循第三范式要求。同时，为了保证系统的执行效率，数据库在设计过程中采用了非逻辑主键以及适当的数据冗余原则，能有效地降低数据冗余的问题。系统的整个设计过程应充分适应当前流程的设计理念和设计原则，系统的开发过程更需要使用丰富的设计模式。

四、院系资料室管理改革与实践

以笔者所在院系资料室为例，为了有效地提高资料室管理工作水平，使其更好地为教学与科研服务，我们经过认真系统地研究与改革，已基本形成了一套完整的工作体系。首先，建立了校图书馆与院系资料室定期交流协作机制。图书馆定期派专业人员指导院系资料室开展工作，促进资料室业务与学院教学、科研紧密结合；资料室管理人员定期回访或参加图书馆组织的业务学习，及时解决管理过程中遇到的问题。其次，完善了资料室岗位职责、借阅规章。经过认真地梳理，对资料室工作如采购、登记、借阅、流通和赔偿等各个方面都作了详细的要求，进一步规范了资料管理行为，有效地避免了人为因素的影响，实现了资料室管理科学化与规范化管理。再次，适当地拓展资料管理范围。学院将原本教学或科研秘书完成的部分资料整理交由资料室完成。教学和科研资料的整理也是梳理和积累的过程，需要由专业人士进行系统的管理，资料室工作特点正好符合这一要求。纳入资料室管理之后，一方面需要加紧资料室与教学科研工作的联系；另一方面，还需极大程度地降低教学与科研建设过程中资料收集与整理的难度，有效提高学生工作效率。最后，针对性地开发出一套资料管理系统，经过调试，使各项功能运行正常。与其他同类型管理软件相比较，该系统开发成本较低、平立性高、定位准确、功能实用，具有较强的拓展性和维护性，实现了图书资料的信息化管理。

随着高校工作信息化、网络化的不断深入，院系资料室改革势在必行。需要通过健全管理制度、加强人员培训、丰富资源形式、优化管理模式等途径促进改革，同时还需要配合建立适宜的管理系统，只有这样，才能真正发挥资料室在教学与科研工作中不可替代的重要作用。

［参考文献］

［1］程锦.高校院系资料室建设存在的问题及对策［J］.运城学院学报，2010（4）.

［2］刘薇.高校院系资料室计算机管理研究［J］.辽宁师范大学学报（自然科学版），2008（4）.

［3］刘芬.高校院系资料室管理存在的问题及对策［J］.宁波教育学院学报，2010（4）.

［4］万超.关于高校院系资料室管理工作的思考［J］.科教文汇，2011（3）.

［5］吴慧.充分发挥高校院（系）图书资料室职能的建议［J］.科教导刊，2010（6）.

［6］庄云勇.高校院系资料室存在的问题及对策［J］.泉州师范学院学报，2010（2）.