论人性化的项目管理

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摘　要：本文以电子装备外贸项目为例，分析目前该类项目执行过程中的不合理现象，提出了应改变传统管理方式，积极发挥项目经理的重要作用，针对项目制定合理的项目执行计划并有效执行，加强内部沟通和外部联系，正确利用正激励的人性化项目管理方法。

关键词：项目管理　团队　人性化

项目管理是对人的整合式管理，其主体是人，构成也是人，依据的理念也同样是人通过思考、沉淀而形成的思想结晶，所以，把握住了对人的管理，也就把握住了项目管理的核心；充分发挥了人的主观能动性，也就找到了做好项目管理催化剂。

电子装备外贸项目的项目管理通常由来自多个单位人员组成的项目团队完成，项目经理对项目管理总负责，团队其他成员分别承担技术、计划、对外交流等任务。整个项目按实施分为国内国外两个阶段，国外阶段要充分考虑进口国技术水平、语言文化和自然环境对项目管理的影响。另外，由于金额大、周期长、合作单位多、团队成员单位背景不同，也增加了项目管理的复杂性。笔者在多次参与该类项目管理时发现实际工作中存在几个共性问题，一是计划缺乏合理性与可实施性，二是项目经理选人不够慎重，三是团队成员之间缺乏信任与尊重，四是过度使用负激励。因此人性化的项目管理就显得尤为重要。

1.　科学计划，合理分工

外贸合同有非常严格的交货日期，项目管理的首要任务是制定严密的计划，合理安排，保证按期完成。但在实际工作中，由于此类项目的重要节点内容相似，流程固定，均为合同生效、生效后勘察、提交设计方案、国内生产、发货、国外安装调试、验收交付等，制定计划时往往采取以交货日期为基准的简单倒排计划法，有时甚至只是把类似的项目计划改个名字、改个日期就算完成了新项目的计划编排工作，并没有针对项目具体情况考虑可能存在的影响计划执行的风险，使得制定计划流于形式。由于计划不可操作，往往前松后紧，某个阶段出现问题，若没有人出面及时解决并调整计划，就会导致其后的计划延期，直到逼近交货日期才开始不分昼夜加班加点，为保证“后墙不倒”搞得疲惫不堪，却很难保证质量。电子装备外贸项目管理的首要任务是编制合理完整的计划，并坚持按计划进行。

项目管理本身是件细致繁杂的工作，必须在众多事件中理出头绪，才能使项目管理清楚明了，需要针对该项目计划制定出合理完整的分工，合理是为了保证项目团队的每一个成员都能够各司其职，做到人力资源的最优配置，完整是为了最大限度地保证能从各方面推进项目的顺利进行。首先要做到分工明确，在制定计划时就将每一部分、每一阶段的负责人安排到位，清楚划分项目管理阶段，如什么时候发通知、物料什么时候到位、工作例会什么时间开、工作环节之间什么时候交接、怎么交接，都要明确规定。注意不要将同一项目的同一阶段分配给多人，最好一事一人，即使因一人很难完成需要多人负责，也要定出主要负责人，这样不管是对日常工作进度的总体把握，还是对文件的统一管理都是很有帮助的。

各司其职是计划顺利进行的有力保障。术业有专攻，在项目管理中，每一阶段的工作内容和侧重点是不同的，针对工作的不同而做出的分工也是基于人力资源最优配置的考虑。因此，在工作中应尽量避免出现让甲在完成任务A之外把应由乙完成的任务B“顺便”做了的情况，尤其是专业性较强的工作，更是不能如此。比如技术文件的翻译，虽然技术人员也可以完成翻译工作，但由于翻译的工作效率较翻译人员低，占用了原本要花费在技术研究的精力，这些被占用的本不应由技术人员用于翻译工作的精力就是技术人员耗损的机会成本。而同时，本能高效完成翻译工作的翻译人员却因为任务没有到达而闲置了资源，降低了资源利用率，也就相对增加了机会成本。双方都增加了机会成本，却并没有产生更多的效益。所以，坚持各司其职是项目管理发挥人力资源比较优势，用最少机会成本，取得效用最大化的有效保证。

制定了计划，明确了分工，就要坚决执行，要保证计划的连贯性和执行性。项目经理要依据签订的合同内容制作合同进度表，以及按计划制作的持续更新的项目动态表。合同通常是格式化的商业文件，不便于快捷地查出某一工作的明细。制定计划时，可将大篇幅的合同转化成表格式的时间表，能有效提高项目管理的效率。项目动态表以合同进度表中列出的节点为依据，随时更新工作的进展情况，提早发现问题，全面及时地反映出项目的执行情况。项目动态表可同时展示多个项目的执行管理详情，有利于避免项目经理由于自身记忆有限无法对同时进行的项目面面俱到而造成某一项目被耽误的情况的发生。通常将合同中所涉及的付款节点作为大节点，其它的工作作为小节点，各个节点按时间先后顺序制成表格，每完成一项就用明显的方式标记，这样就可以对该项目已完成了哪些工作，还有什么没完成，接下来要做哪些工作一目了然，随时都可掌握项目的执行进度。对于多个同时进行的子项目可制定横向的项目动态表。相较于纵向的合同进度表，横向的项目动态表方便项目经理了解同时进行的几个子项目的进展情况，对合理分配有限的资源也有一定的帮助作用。

坚持记录工作日志也是必不可少的，俗话说“好记性不如烂笔头”，工作日志是对项目每天的进展情况的记录，是项目管理中最原始、最真实的记录，既是对日常工作的记录，也是对一天工作的总结。工作日志可以简单地采取记流水账的方法，每天上班前几分钟最好能浏览一遍最近几天的日志，这样既有利于唤醒记录者的记忆，防止遗忘部分工作，梳理工作计划，又可作为项目结束后的总结和归档资料查阅时的原始依据，帮助还原实际情况。

除工作日志外，对每天的工作也需要一个小的工作计划。工作日志是对一天工作的总结，而工作计划则是对一天工作的安排，有利于分清哪些工作是紧急的，哪些是重要的，哪些是重要但不紧急的，哪些是紧急但不重要的，找出必须做、可以做和不必着急做的事，又可以为突发事件预留出应对时间，提高工作效率。哪怕只提前一天安排，也会使工作变得更有计划性。

2.　注重细节，加强沟通

电子装备外贸项目大多为系统集成项目，成员来自多个单位，专业背景不同，彼此间熟悉度、信任度低，有时会出现行政管理人员与技术研发人员互不服气、为防止技术外泄而与外单位人员保持距离等现象。项目管理涉及方面众多，需要各方各级人才通力配合才能完成。管理团队内部虽各有分工，但分工不分家，团队成员之间需要互相帮助。项目经理除了站在高处运筹帷幄以外，还要时常“下基层”，有时甚至还要“搭把手”，这不但不会“有失身份”，反而更容易得民心，稳固领导地位，使团队更加紧密地团结在项目经理的周围。假如项目经理在项目执行过程中只是在一旁看着，在行动中疏远团队其他成员，就很容易在团队内部产生懈怠和不满情绪，完成的工作质量自然就会打折扣。另外，尊重团队的其他成员也是加强内部团结必须要注意的关键。这里从五个方面加以说明：

第一、尽可能不在下属的下属面前指责下属，这样容易使被指责的下属在他自己的下属面前失去威信，进而影响他日后的管理工作，最终会影响到整个项目的顺利执行；

第二、项目经理不要在团队成员面前评论某个成员的不足，这样很容易在团队成员之间产生间隙，破坏团队和谐，成员还会对项目经理产生“是否他也在别人面前说我这不行、那不行”之类的怀疑，造成内部的不安定因素，降低了对项目经理的信任度。

第三，对项目团队来说，定期的沟通是不可或缺的。例行会议有利于团队成员，特别是项目经理较充分地了解各个分工进行的情况；定期召开会议也是集思广益的好办法，在项目管理中的任何环节出现未预料到的突发事件都可借例会这个平台讨论出解决的办法，团队成员通过互相交流也更容易提前发现可能会对项目顺利进行而产生阻碍的问题，防患于未然；由于团队成员需要在例会中做出阶段性的工作汇报，这也从另一方面对成员自身的工作起到了督促和定期总结的作用，从而进一步保证项目的顺利进行。所以，不论是为了成员之间思想与工作的沟通，还是为了提早发现潜在问题，定期召开的例行会议都是以人为本的项目管理中必不可少的环节。

第四，建立定期汇报制度。每一个项目都涉及多个部门的人员参与，及时向各部门领导汇报项目执行情况，既可以对该部门的人员起到一定的督促作用，又可以作为“向上沟通”的工具，通过部门领导解决存在的问题。

第五，与客户之间保持频繁的联络，多站在客户的角度考虑问题，对客户提出的问题要及时做出答复，通常要求在当天给出答复，特殊情况下最慢三天内也必须给予答复。如果问题较复杂，无法在三天内解决，则要尽快告之客户短时间内无法解决的原因，并给出一个估计的回复日期。若是因为问题没有解决，就一直不闻不问、“埋头苦干”而让客户在电话那头干等则是很失礼的行为，很容易令客户对你这个团队产生埋怨，影响日后的继续合作。所以，与客户的联系一定要保持较高的频率，对客户的答复也要迅速而得体。

3.　以人为本，激励到位

承担此类项目的单位以大中型国有企业为主，日常的奖罚政策就比较模糊，这种习惯很容易复制到项目管理团队中。有的项目经理甚至认为团队成员优质完成工作是应该的，对人管理以找错处罚为主，鲜有正面激励，很容易产生多做多罚，少做少罚，不做不罚的情绪，打击团队成员工作积极性。作为项目经理想让同级的同事“跟着你干”，仅靠上级赋予你的权力是不够的，必须身先士卒，比别人更投入工作，更用心，才可能感动对方，所以项目管理要从日常工作的细微处入手，对外展现团队精神、企业文化，对内真心尊重每位成员，既不盛气凌人，也不妄自菲薄，充分展现个人魅力。

项目团队在制定激励政策的时候，应该更多地注重奖励的方面，即使需要惩罚的条例也应谨慎措辞，比如在奖金发放方面，如果只是规定业绩达到一个亿有0.005%的奖励，达不到就没有奖励，这样即使业绩做到九千万奖金还是等于零，光是想想就已经心灰意冷了，哪还有积极性可言？但如果采用更加人性化的方法，比如规定业绩达到三千万有0.001%、达到五千万有0.002%、达到七千万有0.003%、达到九千万有0.004%、达到一亿有0.005%的奖励，就很清楚地告诉每个人奖励与业绩成正比关系，多做多得、少做少得、不做不得，鼓励勤奋高效的工作，正真地提高工作积极性。

另外，实施这类项目，项目管理人员外出时间长。特别在国外实施阶段，长时间身处异国他乡，生活条件和工作条件都很艰苦，面临许多实际困难，更需要给与格外的关怀，多帮助他们解决生活、工作中碰到的难题，送上组织的关怀和团队的温暖，对于提升团队士气、提高项目管理绩效有不可替代的作用。

4.　结束语

在人才愈发重要的当今社会，面对日新月异的环境，以人为本，改变旧有观念，采用人性化的管理方式，制定合理的计划分工，注重细节，激发团队合作潜能，正确采用激励政策，提高团队工作积极性，用人性化的管理，真正找到适合本团队的项目管理的具体方法，争取实现项目管理的帕累托最优。

参考文献：

[1]保罗·托马斯、大卫·伯恩.《执行力》、中国长安出版社

[2]余世维.《职业化团队》、机械工业出版社

[3]沈建明.《国防高科技项目管理概论》、机械工业出版社

[4]科兹纳、杨爱华（译）.《项目管理》、电子工业出版社