浅析案卷在文书档案中的地位
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关键词：案卷 档案管理 手段
中图分类号：G271文献标识码：A
一、案卷的价值
过去，在文书档案管理中，案卷发挥了重要的作用。今天，在数字和网络的世界里，案卷仍然具有其自身不能替代的价值。
（一）保持文件之间历史联系的重要手段。
文件之间具有内在的历史联系，它使文件能够准确地再现历史的真实。对于某些种类的文件而言，这种联系与生俱来、明确而固定。例如各种图纸文件，产生时就是一个文件整体的组成部分，图号确定了它终身不变的归属关系及其要素与标识。但对机关行政文件而言，情况恰恰相反。文件之间的联系是逐步产生的、隐含的、容易被破坏的，而且破坏以后难以复原。因为相关文件不仅生成于不同的单位或部门，而且文件本身没有记录和反映历史联系的要素与标识。正是由于这个原因，案卷作为文件组合体的价值才弥足珍贵。计算机的应用不仅没有改变这种状况，而且赋予了案卷新的使命。
1.保持电子文件之间的历史联系。电子文件是以代码序列方式记录在磁盘、光盘等载体上的新型文件，具有特殊的物理性能，不可能像纸质案卷那样，以固定载体的方式保持它们之间的联系。建立电子案卷是一种行之有效的方法。它利用计算机数据库技术，通过赋予并读取物理标识，使具有同一标识的电子文件的信息构成一个逻辑整体——电子案卷。只要不人为改变物理标识，它们之间的关系就不会改变。因此，能确保电子文件之间的联系稳定而持久。
2.进行同一记录两种版本的统一管理。电子签名问题的解决，使电子文件具有了完整的档案价值。但纸质文件仍然具有法律的权威性，无可替代。同时，纸质档案也有一个建立数字附本的问题。因此，同一文件两种版本的情况将长期存在。电子案卷能够有效保持两者之间的特殊关系。当没有电子文件时，电子案卷是纸质案卷的案卷目录及其卷内文件目录；当有电子文件时，就成为电子案卷中相应文件目录的内容，并由计算机进行有关情况的著录和统计。这样，电子版与纸质版文件具有完全相同的归属关系，并作为同一个文件进行管理并发挥各自的优势：前者通过计算机和网络系统辅助完成立卷工作并提供日常利用；后者入库保存，以备查考。
3.实现多媒体信息统一管理与载体分类管理的结合。科学技术的发展，使机关文书档案中的照片、录音、录像等文件日益增多。尽管它们具有各不相同的形成规律和物理性能，但同样具有内在的历史联系。因此，不仅需要进行记录方式和载体的物理整顿，而且需要进行内容上的逻辑整理。案卷能够实现两者的有机结合。首先将具有历史联系的多媒体文件统一立卷，赋予它们相同的案卷标识，构成一个文件的整体；然后赋予它们各自不同的载体标识，作为分类管理的依据。案卷作为一个枢纽，把两者紧密而有序地联接在一起。如果条件具备，电子案卷能够以数字的图、文、声、像再现历史的真实。
（二）是开发利用档案信息资源的重要基础。
文书档案是一种重要而特殊的信息资源。经过档案人员长期不懈的努力，已经将其建设成为一个可被持续开发利用的档案信息体系，即以全宗为单位的档案信息分类检索体系。档案实体分类体系是建立档案信息体系的基础。案卷作为全宗内档案实体分类的结果和类目单元，不仅保持所属文件之间的历史联系，揭示类目的主题和特征，而且明确划分彼此，区分文件归属，反映分类体系的结构和自身的位置；因此是构筑分类体系和信息体系重要的结构要素，也是开发利用信息资源的重要基础。
1.保护电子文件的利用价值。一份档案文件的价值只有在相关文件的整体中才能得到充分的体现，只有密切联系的若干文件才能反映出历史的来龙去脉和真实面貌。在数字信息的海洋里，排列顺序不能解决文件关联的问题。同时，检索只能找到具有相同的检索要素、符合特定检索条件的文件，并不等于这些文件之间具有必然的历史联系。案卷正是从保持历史联系的角度成为了电子文件利用价值的守护神。
2.提供利用档案信息的重要途径。档案信息体系是有层次的。层次高，则信息量小；层次低，则信息量大。案卷作为一个中间层次，具有信息量和详略度适中、内容概括性与问题、事件专指性统一的优势，是获得所需信息、解决内容庞杂与需求专一之间矛盾的重要途径。
二、改革立卷方法的思考
（一）改革的基本条件。
一是机构、职能明确；二是实施规范化、制度化管理；三是人员素质和专业水平提高，使立卷工作的难度系数相对降低；四是计算机的普及和应用水平的提高，为立卷工作提供了理想的工具。这些发展变化都为改革立卷方法提供了好的前提条件。
（二）改革的基本思路。
立卷是文件档案管理的基础，影响各环节工作的开展和档案价值的保护，举足轻重。应该发挥档案工作理论研究、行业管理、机关档案室和档案馆等方面的优势，共同为案卷诊病疗疾。
1.明确案卷概念。一张光盘可以存贮数百乃至上千个电子案卷，一个案卷的多媒体文件则可能存在于不同的保管单位之中。因此，应取消案卷“保管单位”的属性，明确其文件“组合体”的功能和作用。同时，要肯定电子案卷特殊的存在形式。
2.明确组卷规则。案卷是全宗内档案分类的产物，但过去组卷却是“类内文件的系统比”，并且要兼颐文件的联系和案卷的厚度；而近几年的立小卷和“件”管理又使文件的组合体缩到了最小。因此，应该建立更加科学、严谨、详尽的全宗档案分类方案，直接作为组卷的基础和依据。
目前，职能管理在机关工作中的地位和作用日益凸显。档案作为历史的真实记录，应该反映这种情况。同时，文书立卷也是机关工作的组成部分，应该与之融为一体。因此，在分类方案中，应该以“职能”替代“问题”，或作为“问题”的上位分类标准；并且通过“职能”类列发挥案卷在全宗档案分类体系中承上启下的作用。
3.简化立卷方法。电子文件归档并建立管理系统后，纸质档案的利用价值将永久性地降低。因此，可以参照《归档文件整理规则》简化立卷方法。例如，取消《卷内备考表》，个别需要说明的情况在《交接文据》或电子案卷的“备注”中说明；改硬卷皮为软卷皮，并取消封底，既便于计算机打印，又便于装入卷盒内保存。
4.应用计算机辅助立卷,无论是电子文件归档，还是完成纸质文件的立卷工作，都需要一个好的文、档一体化管理系统。一方面，电子案卷的建立是人工不可能实现的；另一方面，要利用计算机替代手工操作，提高立卷工作的质量和效率。例如，利用文书登记的目录组卷并进行电子文件的自动归档，提供可选择的全宗名称、年度、机构、职能和保管期限表等著录项数据，复制生成可修改的案卷题名，进行案卷和卷内文件以及特殊载体档案的排序并生成档号，进行各种立卷统计，打印各种目录、封皮、统计表和交接文据等。