辅助编码在应收及暂付款账务处理中的应用

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【摘要】应收及暂付款的账务处理涉及到各类辅助编码的应用，统一规范的辅助编码的设置及应用可以极大提高工作效率和准确程度。以安阳师范学院使用的财务软件为例，探讨辅助编码在应收及暂付款账务处理中的设置，以及在账务查询、支付、核销过程中的实际应用。

【关键词】辅助编码；应收及暂付款；账务处理

财务软件中代码一般分为科目编码和辅助编码。科目编码在会计制度中做出了明确的规定，而辅助编码则根据单位自身的核算要求进行具体设置。应收及暂付款的账务处理涉及到各类辅助编码的应用，应收及暂付款的辅助编码通常包括往来号、姓名码、项目号等。在实际工作中，统一规范的各类辅助编码的设置及应用可以极大提高工作效率和准确程度。本文以安阳师范学院在用的财务软件为例，探讨辅助编码在应收及暂付款账务处理中的设置和应用。

一、辅助编码的设置

（一）辅助编码中往来号的设置

在应收及暂付款账务处理中，每一个往来号代表一笔独立的往来业务，比如：预付安化工程款、李明借款等，为了便于分类查询管理，可以用阿拉伯数字来设置往来号。往来号最长有8个字段，每个字段表示不同的属性。例如：往来号10016035，1-2字段表示该笔暂付款发生的年份，3-4字段表示该笔暂付款发生的月份，5字段表示录入该笔暂付款人员的分机号码，6-8字段表示该笔暂付款在记账凭证中的顺序号码。如果需要查询一笔业务，看到往来号就可以清楚地了解到该笔暂付款发生的时间、录入人员、凭证号码等信息，便于进一步查询，非常方便。

（二）辅助编码中姓名码部门码的设置

在应收及暂付款账务处理中，每一笔经济业务的支付都要有经办部门、经办人来执行。部门码的设置是经济业务所属的业务部门名称，例如：实验设备处、后勤管理处等。姓名码就是经办人的姓名，最长有4个字段，同时也是每一笔经济业务在账务处理中的直接反映。

二、辅助编码在应收及暂付款账务处理中的应用

每一笔应收及暂付款在第一次支付时，首先在记账凭证中录入日期、凭证号及会计摘要，再录入科目代码、借贷方金额，下一步财务软件系统将提示录入该笔暂付款的往来号以及姓名码，再下一步录入部门码，这样一张记账凭证录入完成，如表1所示。

三、辅助编码在应收及暂付款查询中的应用

在应收及暂付款的支付、付款金额统计、暂付款的清理等环节，需要对已支付的款项进行统计和查询，运用辅助编码可以有效地提高工作效率和精准度。每一笔应收及暂付款都有往来号，查询不同的业务，运用不同的关键辅助编码，解决查询的内容。以李明的借款情况查询为例，一是同人同款项业务的查询，以往来号为查询关键字。因为一笔暂付款只有一个编号，如果此笔借款尚未结清，查询的借方金额为已借款金额，贷方金额为已还款金额，借方余额为尚欠未还借款金额。如果借贷方金额相等则表示还清借款。二是同人不同款项业务的查询，可以分步进行。例如李明借有多笔款项，要想查找其中的一笔，以姓名码为查询关键字。键入姓名码――李明，关于李明的暂付款统统显示出来，再以往来号查询其中要找的暂付款的支付及结算明细情况。根据上述两步的结果可以很快地看到该项目所有的支付、还款情况。

四、辅助编码在应收及暂付款支付、核销中的应用

往来号、姓名码、部门码不仅便于查询，更为方便往来业务的支付和核销而设置。由于需要支付或核销的每笔往来业务均可归于一个特定的往来号，并且核对姓名码以及部门码，以确保口径一致，可以有效提高工作准确度和效率。

五、辅助编码设置应注意的问题

1.设置往来号的目的是为了方便核算和查询。它的设置一定要遵循统一的原则，往来号要用阿拉伯数字表示，简单、明确，便于录入。

2.往来号要根据自身管理的需要，按照一定的编列顺序和既定的含义、格式编写，显示一定的意义，便于查询和统计。

3.涉及同一笔业务的支出要以既定的往来号反映，不能随意扩展，即同笔业务往来号唯一并前后一致，以提高统计查询的准确度。

4.支付或结算应收及暂付款时，辅助编码如往来号、姓名码要保持一致，不得随意修改或录入。不然该笔业务本该结清，由于任一辅助编码不符都会出现挂账情况，在统计时反复出现，从而影响统计信息的可靠性。

【参考文献】

［1］ 李军.浅谈往来账款管理［J］.财会通讯（综合版），2008（5）.

［2］ 靳颉.浅析行政事业单位往来账款的有效管理及回收［J］.财会研究，2008（18）.