浅议医院档案管理工作的问题及改进方法
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[摘要] 随着医疗卫生体制改革与农村医疗保障事业的发展，现行卫生系统的管理负荷和难度也相应增加，同时也对医院档案管理工作提出了新的要求。该文针对目前医院档案管理工作中出现的档案管理意识薄弱、制度不健全、人员素质低等问题，分析原因，提出改进方法，以期提高医院档案管理工作水平，使医院档案管理工作不断适应医院的发展，为医院建设寻求新思路、新方法，更好地为医院服务。
[关键词] 医院档案 管理 改进方法
医院档案形成于医疗、教学、研究、药品管理、卫生管理、行政管理及各项其它活动，是具有保存和研究价值的各种文字、图表、声像等不同种类的载体和不同形式的历史记录。而医院档案管理工作属于医院的基础管理范畴，渗透于各项职能管理和其它基础管理之中，是其它管理工作的基础和条件。加强医院档案管理工作，需要积极吸收和借鉴优秀的档案管理工作经验，为医院管理者提供完整、可靠、原始的信息，这对积极推进医疗改革，大力控制医疗费用，协调医患关系等方面也都有着十分重要的作用。
1 医院档案管理工作存在的问题
1.1 档案管理意识薄弱，管理体制不健全
目前，大部分医院对档案管理工作的重要性认识不够，只一味注重医院的整体建设和效益增长，忽视档案资料的使用价值，从而影响档案资料的综合管理和合理利用。许多医院的管理体制没有随着医院发展进行相应的调整，即便建立综合档案室，但依旧保留着传统分散管理模式，只有医院办公室的文书档案、部分会计档案、科研档案以及少数的基建档案归入其中。一些重要的人事、医学教育、采购仪器、设备等档案还分散在各科室。原有分散管理模式虽然分工清晰、归口明确、便于本岗位利用，但不利于医院综合档案管理的完整和安全。医院档案管理工作没有明确的统一要求与管理标准，档案立卷上也没有统一标准，形成各科室各自为政，并且涉及档案的相关制度与人员职责规定较少，容易造成档案信息资源的开发不足，导致归档档案利用率低下。
1.2 档案人员素质参差不齐，管理水平低
医院偏向于提高医疗技术人员的专业素质和继续教育，忽视对档案管理专业人员的总体要求。大部分的医院档案管理人员是从其他的岗位转岗过来的或者是兼职档案员，属于档案管理专业毕业的较少，如医院核心的综合档案室并未配备专业档案员，由院办公室兼职档案员兼任管理工作，因此无法全面统筹兼顾档案工作，导致综合档案室管理水平低下。再者，医院给予档案人员的继续教育机会少，造成工作人员知识面窄、结构不合理、专业技术不够，观念和管理水平跟不上发展，影响着档案管理的有效性。
1.3 档案信息化技术安全措施低
随着现代化信息技术的不断发展，档案信息化已在各界档案管理工作中占有非常重要的地位，医院也已逐步从原来的传统手工操作档案转变为电子档案。由于档案信息化是通过计算机网络运用，当用户在访问与存储时，网络的安全性是最大的问题。例如：计算机的病毒入侵、黑客攻击、网络漏洞、管理员密码信息泄露等一系列不安全因素对电子档案的形成、处理、归档等将造成威胁，真实完整的信息资料可能因此被篡改或丢失。
1.4 档案管理设施配备不到位
近年来，全国各家医院都加快了改革的步伐，随着医院业务的快速发展和规模的扩增，档案的种类和数量也在不断增加。但是长期以来，由于政策规定的财政投入不到位，造成医院运行负担重、创收压力大的局面，使得医院处于负债建设发展。医疗用房紧张，导致对档案管理没有更多资金投入，建成的档案库房没有按照规定安置，如建在地下一层，灰尘大，湿气重，无防污染净化空气设备、防有害生物设施，硬件设备陈旧、技术落后等问题造成保管难度加大，致使归档、检索、查阅等工作方法还停留在手工阶段，不利于档案的利用和开发，增加了档案管理工作的负担，制约了档案事业的发展。
2.1 增强档案意识，改变管理模式
医院档案管理工作需要领导给予重视和支持，首先医院管理者应将档案管理列为医院整体建设项目来亲自抓，实行专人专管制度，使档案工作有序地开展。医院还应该多渠道多形式地开展档案宣传，普及档案法律知识，增强全院干部职工对档案工作的认识。医院在做大做强的同时，要改变原有的档案管理模式，由分散到集中管理模式变迁，把原有各科室分散管理改为集中统一管理的方式。集中式管理模式能实现资源共享，减少人力、物力的浪费，提高使用率。
2.2 健全档案管理制度，提高管理水平
医院在建立档案制度的时候，应先对各部门进行全面档案自查再根据本单位的特点和实际管理情况，结合《档案法》等法律法规制定档案的立卷、查阅、移交、销毁等制度和档案管理人员岗位职责以及档案库房管理、设备维护和档案安全保管等各项制度，做到有法可依，有章可循，把档案工作落实到具体业务工作的各个环节中，使档案管理更加专业化、规范化。
2.3 强化岗位培训，提高档案管理人员素质
档案管理是一项纷繁枯燥而又严密细致的工作。要搞好档案管理工作，首先要对档案管理人员进行规范的职业道德教育，增强工作责任心，使其养成爱岗敬业、忠于职守的品质。其次是对档案管理人员进行专业培训，定期参加档案培训班，增加与同行之间的学术交流，提高知识水平。再次利用竞争机制，公平竞争、优胜劣汰，对档案管理人员进行择优上岗，促进档案工作顺利开展。
2.4 加强档案信息安全防范，保证档案完整性
医院网络信息中心要制定一系列信息安全防范措施，对网络进行实时监控，根据不同级别的访问者进行入网控制，设定访问权限，设置防火墙屏障阻止网络黑客的攻入。同时各科室电子文件管理人员要加强信息安全意识，对电子文件进行信息加密处理，学习数据库维护和信息咨询服务，还要对于非人为因素造成的数据损失进行定期的数据备份，以保障档案的原始性、完整性。
2.5 加大资金投入，改善档案基础配备
医院应该严格按照档案管理的规范化要求，配备标准档案库房、先进的硬件设备、档案专业的软件进行工作，以便工作人员能够及时地查找、阅读相关档案资料。同时还可以运用现代化局域网技术，利用医院小型局域网为各部门之间服务，提高工作效率，达到信息资源共享，实现档案的现代化与自动化，更好地为医院发展服务。
2.6 拓宽服务领域,树立医院形象
医院档案是整个医院历史文化的积淀，在不涉及社会秩序、受法律保护或有时效性的限制文件，以及本单位机密的前提下，拓展服务方式和服务领域，将档案信息主动提供给社会，服务于群众，提高档案的利用价值，扩大医院社会影响力。同时也为医院树立了良好的形象，加强了内涵建设，有利于提高医院的社会效益、增强医院综合竞争力，全面提升医院形象。
综上所述，医院应结合实际情况制定措施，坚持与时俱进的规范化管理档案，才能适应新时期的需求。积极探索档案现代管理模式，配置现代化设备，多渠道地开发利用档案资源，使档案管理工作走向科学化、规范化和法制化的道路，推动档案工作的进一步发展，促进医院建设全面发展。
参考文献:
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