档案管理存在的问题对策
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摘要：人事档案如实地记录了一个人的经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作实际等实际内容，是我国人力资源的坚实基本资料。因此，人事档案的管理和应用就显得尤为重要，也就是说只有着重了人事档案，并确实加强其监管力度，才能使其更好地为企事业单位服务。
关键词：档案 管理 论文
近年来，中国的社会主义现代化脚步不断的加快，经济体制改革也越来越深入。面临机遇的同时挑战也相应而来。首当其中的就是，档案工作应如何与时俱进，加快发展，更好地为党的组织、工作服务，笔者结合几年来档案管理的实践，就事业单位档案的管理工作谈几点体会。
1.1 对档案的重视程度不够。很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，忽视了档案工作，对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度和乐于奉献的工作精神，又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，工作中存在失位现象，工作责任心不强，这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求。
1.2 监管力度不够，管理水平不高，管理方式陈旧。我国的大部分档案管理人员没有经过的专业知识培训，大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训。对于档案保存的重要性、档案管理的基本要求都不是十分了解。更谈不上对档案材料的收集、整理、归档、装订等业务的开展了。尤为致命的是，如今，我国大部分档案管理人员同时兼备数个职位。各种工作压力接踵而至，自然也就对档案工作的精力投入不足了。同时，由于时间是个大的局限，我国的档案管理人员通常不能够与时俱进地与国外先进的档案管理工作的知识、技术、经验等内容接轨。在我国档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，占地面积大，使用空间也不能完全合理应用就是个很好的例子。同时由于没有大型的计算机云端和相应的档案管理技术和软件，各种人事档案信息的查阅方式仍旧只能以人工查询为主。
1.3 档案收集不规范。在收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确；档案整理不规范。档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。
2 人事档案管理对策
2.1 规范档案材料收集、归档和鉴别的实施条例。档案管理工作的核心就是收集和补充档案材料。我们要提高人事档案管理质量，进行档案工作的规范化管理，最要先把握的就是及时收集和补充档案材料，这也直接能影响到我们的规范化的工作能否顺利的实施。档案材料的收集工作完毕之后，要对收集到的信息进行各方面的提炼，如检验手续是否完备，表述的属实度和精炼度，观点是否明确等等。我们要对各类档案进行认真的鉴别，不合要求的档案一概退回，限期纠正后再重新进行鉴定工作，对于不属归档范围的其他类档案材料，做到及时归还，做到口勤、手勤、脚勤，及时追补和补充新的资料不遗失，不拖沓。
2.2 积极引进先进的档案管理技术，建立大型数据库云端。实行电脑管理自动化和档案管理的信息化。传统的干部人事档案检索，主要有“四角编码”法和“笔形编号”法，均是以姓氏检索为基础的。二者虽然也具有科学性，但也因使用繁琐，记忆费时的缺陷造成工作效率的低下。而采用英文字母顺序的方式进行编排，除了方便记忆、利于查找的优势之外，更主要的是提高了工作的效率。采用计算机来提高档案管理水平，创建人事档案信息检索系统和人事档案信息使用系统，加上人事档案原件管理系统。使得档案查询者可以通过检索系统在不接触到原件的前提下得到自己的查询结果，既保证了人事档案的保密和安全，又提高了查阅和检索的速度。
2.3 加快档案信息化进程，提高工作效率。当前人事档案管理工作的一个重要课题就是如何充分利用计算机技术实现网络化管理来对人事档案信息存储检索。为了人事档案尽快实现网络化，信息化，亟待对人事档案进行完整的数据库建立工作。还有，明确的规定好实用权限后，依据所拥有的权限的不同，将部分信息对相关人员开放，明确方向，建立公开、透明的人事档案管理机制。长此以往，人们的档案意识必然逐步增强，同时，透明化的操作也增强了人们对档案工作的支持和信任，更为人力资源工作奠定了坚实信息基础。
2.4 加强正面引导，积极处理好档案管理人员的管理问题。加强宣传工作的进展力度，认真审核已经收集到的各种材料，要确实收录些真实完善的人事或是其他类的档案，严格把握所收集到的材料的质量。我们在鉴定所收集到的档案时，档案管理人员要保持严肃认真的态度、必须要保证整个资料的真实可靠性，充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不推陈出新，更新工作模式这样一来档案管理工作的工作效率自然而然就提高了，进而相关的业务质量也会提高。我们在辨别这些资料时，要实事求是，杜绝虚假信息，要知道真实性、可靠性、完整性是我们的首要保障。
2.5 加强宣传，加强广大人民群众提高对档案材料工作的认知。首先，我们正面宣传力度的大小决定了广大人民群众对档案材料工作的认知度。其次，加强对人事档案的规范化管理，做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。三是加强收集工作，完善档案内容，及时补充档案缺失材料，提高档案的利用价值。
参考文献：
[1]李春雨，王伟杰.浅议如何做好档案管理工作[J].中外企业家. 2009(22).
[2]段士鸿.浅析如何做好档案管理工作[J].中小企业管理与科技(下旬刊).2009(01).
[3]穆欣.事业单位办公室档案日常管理与应用[J].价值工程.2010(07).