地勘基层单位档案的现状与对策

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[摘 要] 本文主要阐述目前地勘基层单位档案管理工作存在的问题，根据档案管理办法，提出解决这些问题的对策。

[关键词] 地勘； 基层单位； 档案； 管理； 对策

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）13- 0068- 01

1 地勘基层单位档案管理存在的问题

地勘档案是地质工作人员的主要工作成果，也是我们国家最宝贵的财富。经过50多年的发展，各地勘基层单位都积累了大量的地质科技材料，随着地质工作的发展，如何管理好这些档案，延长其使用寿命，是各地勘基层单位急需解决的问题。但是，一些地勘基层单位档案管理存在库房简陋、设备不完善、规章制度不健全等突出问题。

（1） 库房比较简陋。地勘基层单位的档案库房大多数都十分简陋，不符合档案库房的要求。有一些地勘基层单位在办公楼的底层随便选几间房屋作为档案室。这些库房往往阴暗潮湿，通风条件差，没有防火、防水、防尘、防潮、防霉、防虫、防鼠等功能，环境极差，这些不利的因素极易导致档案的纸张褪色、变脆，发生字迹模糊、油迹扩散现象，影响了档案的保管和使用，大大缩短了档案的使用寿命。

（2） 设施不完善。大部分地勘基层单位档案室基本设施不齐全，无通风恒温设备，也无专门的防虫设施，此外，大部分档案室没有配备专门的计算机，没有实现文档一体化。查阅档案只能沿用传统的手工操作，手段十分落后，查阅一份材料要经查明细账和查卡片，这样就浪费了大量的人力、物力，档案室工作人员不可能腾出更多的时间去编研，去进行档案的二次开发。所以档案的信息功能没有得到很好的开发。

（3） 管理体制不健全。由于国家体制改革，地勘基层单位的管理体制正发生变化，地勘单位由原来的垂直管理和国家投资转变为现在的属地化管理。由于地勘基层单位特殊性，其基础差、底子薄、负担重、市场化程度低，造成大部分地勘单位经济困难，因此，各基层单位无力改善现有的保管条件，但是资料保管现状又急需改善，否则，地质资料的毁损将越来越来严重。

2 改进地质科技档案管理的几点建议

（1） 改善管理条件。首先是加强库房建设，库房的质量直接影响到地质科技档案的保管和保护，根据地勘基层单位的现有条件，对档案室的屋顶门窗墙壁进行技术改造，使之实现防潮、防水、防强光、隔热、防风沙的功能。其次，增加基本设施，增设计算机、空调、抽湿机、吸尘器、档案消毒柜等设备，使保管环境可以人为地控制。只有做好“防”的工作才能从根本上解决这些存在的问题，从而最大限度延长档案的寿命。

（2） 改进管理模式。改变传统的地质科技档案管理模式，使地质档案管理走向现代化。随着地质事业的发展，地勘基层单位档案的类型和数量也在不断增加，但是传统的手工管理模式已无法解决档案工作中面临的种种难题。如以胶片、磁性材料为载体的档案所占比例急剧增加，它们的保管、使用与纸质档案相比，发生了根本性变化，如果档案人员不提高业务水平，不补充知识，就无法适应现代档案管理的要求。

（3） 重视科技档案管理人才的培养。人是一切生产力中最活跃的因素，只有坚持以人为本，努力培养和造就一批高素质的档案工作人员，才能有效推动地勘基层档案事业的科学发展。目前，各地勘基层单位档案室管理人员多为兼职，对于科技档案的整理、编研、编目、开发、利用难以胜任。所以只有通过学习掌握档案专业知识，才能保证工作质量，提高效能。因此，要重视人才的培养，在职人员通过各种途径提高知识水平和业务能力，改善知识结构，以适应地质科技档案实现现代化管理的需要。

（4） 积极争取领导对档案管理工作的支持。要积极争取地勘基层单位的领导对地质科技档案管理工作的高度重视和大力支持，加强对档案工作的管理，及时研究解决档案管理中遇到的问题，在人力、物力、财力上等方面给予大力的支持，只有这样才能促进地勘基层单位档案事业的发展。