高校财务管理信息系统网络构建及其实践

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随着我国高等教育事业的不断发展,国内众多高校为提升自身竞争力,优化教育资源配置,先后走上了“调整――合并”的道路。同时,由于近年来的不断扩招,高校学生人数急剧扩大,原有的老校区已远远不能满足学校发展需要,很多高校都另征新地建设新校区。因此,一校多区的办学模式已逐渐成为我国高校的普遍现象,其出现给我国高校财务管理工作带来了巨大的挑战与机遇。

一、高校财务管理信息系统构建背景

伴随一校多校区办学模式的发展,高校收支规模稳步增长,高校财务核算管理的内容不断拓展。目前,众多高校财务管理中存在校区与校区之间、一级财务与二级财务之间的会计核算相互脱节,财务数据无法实现统一实时处理、实时汇总、日常数据调用等方诸多问题,使得高校财务工作的难度和压力日渐增大。

(一)账务核算系统与收费管理系统相对独立在办理日常业务时,各校区账务核算系统与收费管理系统相对独立,不同校区的教师在经费使用上通常被局限于原校区报销,同时对于学生在各校区之间的流动,则要进行学费结算等复杂手续,且对于部份异动学生也会因信息不完全而造成少收或漏收的情况。

(二)一二级财务账务处理系统相对独立

在进行会计核算时,由于一二级财务的账务处理系统相对独立,无法实现财务数据的统一实时处理,一级财务无法对二级财务实现实时监控与业务指导,这样既造成校内会计政策的不统一,又增加了财务风险。

(三)预算编制与执行缺乏监督年终决算报表合并费时费力,年初预算编制与年中预算执行时。因校区之间账务系统的分隔,人为地造成了财务数据处理和汇总的滞后,无法对预算执行情况形成一个科学的分析评价,从而造成年初预算编制的科学性不够、年中预算执行缺乏监督跟踪。另外,年终决算时,大部份的高校的做法是:各校区财务部门各做一个完整的决算报表,通过报表层层汇总到学校一级财务后,学校整体的财务与收支信息才能进行处理,从而导致学校整体财务信息生成效率低下。如果能将财务信息集中处理,财务管理成本将大大降低,有助于提高财务工作的效率和服务水平,进而增强财务信息在高校科学管理中的作用。

(四)资金分散影响其效益对于各校区处在不同地区的高校而言,由于各校区要分别开设银行账户,加之每个校区财务核算相对独立,使学校一级财务不能实现对全校资金的统一的调配使用。经常会出现一个校区因资金链的问题向银行贷款,而另一个校区银行账户上仍有大量资金结余的情况。这样使得学校资金使用效益低下,严重损害了学校的利益。

(五)学校财务管理缺乏公开化

随着教职工、学生的民主意识增强,要求学校管理公开化特别是财务公开化的呼声渐涨。从财务的角度来说,适当公开财务信息,让各部门、教职工和学生了解关系他们切身利益的问题,也学校财务服务的核心内容之一。从学校管理工作来说,信息化管理要求财务数据高度共享,与各管理系统(账务、资产、预算和项目经费、收费、工资、教务、学生、后勤等)之间实现数据的“无缝”链接,以满足学校各部门对财务数据的查询需要。

由于校区之间地理位置上的阻隔,各个校区的高校财务管理系统与学生收费管理系统等业务系统没有统一的数据平台,财务数据处理不能实现同步,教职工的经费报销、学生缴费等都还要受到校区的限制。这些各校区财务业务系统独立运行带来的弊端,给日常财务管理工作造成了极大的不便,加强财务信息化建设,实现多校区财务数据的统一管理和向学校其他职能部门提供数据共享,已成为高校财务人员急需解决的问题。

二、高校财务管理信息系统技术分析

对于高校财务管理方面存在的诸多问题,笔者拟提出技术分析及其解决办法。

(一)多校区财务数据及其安全保障实现多个校区的财务数据的统一管理,建立统一的财务数据应用数据平台。首先要解决三个问题:(1)各校区的财务管理系统的账务凭证数据和学生收费管理系统的收费数据均写入同一后台数据库中。要实现所有的财务数据写入财务后台主数据库中,面l临的第一个问题就是财务数据的安全性如何保证,这就要求其他校区在远程访问校本部的链路要有安全保障,从而防止财务数据信息的外泄。(2)由于财务数据的重要性,必须对财务数据建立一套高效可靠的财务数据备份机制,以确保财务数据的完整和安全,实现整个财务管理平台的稳定、安全地运行。对于财务核心数据库定期进行完全备份,并且为了防止核心服务器的磁盘突发故障,核心数据库的备份至少要有两个以上的完全备份,最好应该需要一个异地备份以防止自然灾害而引起的数据丢失。(3)在保证校区之间的财务数据传输安全可靠稳定的前提下,最大限度的降低设备与线路的资金投入,以及后期维护成本。

(二)学校各部门数据的共享为了确保学校各个职能部门(如教务、学生、科研、人事、后勤等)的有效管理和正常运作,财务部门必须要及时、准确地提供所需的数据,然而各个部门所需的数据却又不尽相同、各有所需。如果运用传统方式手动拷贝不同的数据给其他各个部门,这就不可能满足对财务数据及时准确的要求。同时考虑到财务数据的安全性和重要性,最好采用提供单独的数据共享服务器以提供各个部门所需的数据,也要保证共享服务器上的数据和财务核心数据库中的数据达到一致性。这就需要采用相应的技术手段来实现将财务核心数据服务器上需要共享的数据实时更新到数据共享服务器上,并实现数据需求部门的对该数据“只读访问”,从而保证了核心数据的安全。

(三)学校教职员工财务信息查询平台的提供教职工需要及时查询自己的经费到位与使用明细、工资信息、学生欠费等,需要财务部门向各个教职员工提供方便快捷的数据查询服务,即需要建立综合财务信息查询平台。由于综合信息查询平台是面向于全校访问,访问量和访问者身份的不确定性,容易受到攻击和破坏,安全防范任务较重,所以WEB查询所需要访问的数据服务不能直接访问财务核心数据库,必须由一定安全措施保证的另一台服务器单独提供WEB查询服务。

三、高校财务管理信息系统构建方案

结合实际情况,各校区的财务部门都要对外报账与收取学费,采取方案及其实践结果如下。

(一)财务核心数据服务器建设与其他校区的远程访问考虑到其他校区的财务部门都要访问主校区的财务核心数据服务器,前台数量较多,并发数增加了2倍以上。为了保证财务核心数据服务器的正常、安全地运行,可在服务器硬件的技术参数上做特别要求,特别为了保证服务器上的数据安全和磁盘读写性能。而将原有的服务器作为数据共享服务器使用,单独提供WEB查询服务,这样的数据访问方式不会给财务核心数据服务器带来额外的负荷和不安全因素,从而在提供了综合信息查询平台的同时,也有效地保证正常的财务系统的高效运转和财务核心数据的安全;提供的综合信息查询平台可以为教职员工和各中层部门提供实时、方便、快捷的信息查询,为了确切保证数据备份的安全性,另外配置一台

PC服务器作为专门的数据备份服务器,用于存储每天的财务核心数据库备份的拷贝副本,以防财务核心数据服务器的突发故障而丢失财务数据。为了保证另外两个校区的财务部门到校本部财务核心数据服务器的安全有效地数据连接访问,分别在分校区的财务部门部署的带IPSEC VPN模块的硬件防火墙,利用IPSEC VPN建立安全有效的加密隧道链路将分校区的财务部门建立在一个与校园网隔离的内部私有网络环境,这样的网络建设使得另外两个校区访问财务核心数据服务器的方便和安全。另外,防火墙上所带的IPSEC VPN模块上建立VRC用户账号,以实现外网接入财务系统的内部私有网络,这样可以满足财务部门人员在异地访问数据的方便快捷。

(二)数据共享服务器建设数据共享服务器上的数据并不是完整的财务数据,而是其他部门所需的数据才会被共享。为了实现数据共享服务器上数据与财务核心数据保持一致性,并实现“实时同步”更新。可选择SQL SERVER数据复制技术中事务复制+快照复制的组合,其中事务复制用来实现要求的实时更新的目的,而快照复制则用来实现数据一致的目的。同时为了保证了数据共享服务器的安全,其他部门对数据共享服务器的据访问权限都限制为“只读”,并且将数据共享服务器都放在防火墙防火区内,通过设置防火墙的访问策略上加以访问限制,这样一方面提供数据共享服务,另一方面也大大降低了数据被恶意篡改的风险。

(三)综合信息查询平台建设通过在原有的数据共享服务器增加相应的WEB前台查询程序,查询所需数据则从数据共享服务器上取得来实现的。财务信息综合查询系统的设计方案,用B/S和C/S模式相结合来设计,前台的Web查询用ASP设计,后台数据的传输用SQL SWEVER复制技术中事务复制+快速复制的组合,服务器端采用Web Server+SQL Server 2000数据库系统+ASP组件来构成该系统的应用及数据库服务系统;校园网上的计算机作为客户端Web浏览器。财务专业人员必须先进JkVPN网络,通过身份认证后才具备访问财务管理系统的资格,然后沿用原来的C/S模式,通过在客户端安装财务管理系统客户端软件直接实现对财务管理系统的操作;而大量的一般用户则通过直接访问财务Web查询服务,财务Web查询以只读用户身份去访问数据共享服务器,得数据以后再以HTML网页的形式反馈给用户,从而间接实现对财务管理系统的访问。由于财务Web查询实现了对通过校园网访问财务管理系统用户的分类,并能够保证财务管理系统运行的安全,同时由于财务Web是基于B/S模式运行,无须在客户端安装财务管理系统客户端软件,通过浏览器即可实现数据的查询操作,方便快捷。其关系如图1所示。

(四)财务管理系统改造后数据流分析和原有的数据流程相比,改造后的财务管理系统的数据流程有了一些变化,改造后的财务管理系统数据流程分析为:原有财务管理系统的所有数据流程均保持不变,财务专用网中的工作人员的工作方式没有任何改变,继续按原来工作方式工作;校园网用户访问财务管理系统时,如果是财务专业人员,则继续沿用原来财务管理系统的C/SS[作模式,通过安装财务管理系统客户端软件访问财务管理系统,如果是一般人员,则首先必须登陆到财务Web查询系统,通过财务Web系统访问财务数据库,实现财务信息查询。

四、经验与建议

作为高校财务人员,应充分利用现代信息技术,为实现统一核算和适时监控,提高财务管理水平和信息管理质量而努力。

(一)在充分调研的基础上做好科学规划高校财务信息化建设,是一个由人员、组织机构、工作模式、信息技术相融合的应用体系。在前期调研中要找准各部门对财务信息化的需求,明确服务对象,以实用性和综合性为重点,既注重基础性工作全覆盖,同时技术上适度超前,避免孤立地设计或实施某项功能管理而形成信息孤岛。科学规划还包括加大资金投入和人才支持,既要通过专项资金投入解决财务信息化所需要的硬件,又要大力引进和培养会计管理、软件技术的复合型人才,努力培养和建立自己的研发、应用和维护队伍。此外,加强全员培训,提高全员运用财务信息进行管理的意识和获取财务信息的能力也应规划和考虑。

(二)在统一规范财务信息基础上提高财务信息时效性统一规范财务信息是高校财务信息化成功实施的基础和前提。统一规范财务信息,要求财务信息化建设在科学规划的基础上,对各部门提出的信息需求,坚持“统一开发,统一配置,统一编码,统一平台和统一实施”。明确财务信息化建设内容,从实际出发,循序渐进,量力而行。从我校的实践来看,目前提供的实时财务信息有:项目经费使用和结余情况、工资查询与打印、学费欠费情况。财务信息化服务系统,要做到进出信息互联互通,从而保证信息资源及时畅通、高度共享,最大程度地提高财务信息的时效性。

(三)在校园网基础上拓展财务软件功能完善的学校基础网络,是构建财务信息化服务体系的基础。要利用学校内部资源丰富的、网速较快、可拓展的公共基础网络,增强财务信息服务职能,确保各管理系统的相互衔接和有效集成。要采用先进、安全、高效的方式,运用先进的数据技术等,实现数据全面整合、信息资源及时共享并有效利用;要运用先进的防火墙、过滤网等系统安全技术,提高网络和数据的安全性。对于数据的传输采集、录入汇总、统计合并等必须建立严格的责任制度,确保基础数据的真实、准确。重要数据要尽量实现自动采集、自动生成和自动备份。此外,还应与学校内计算机与信息化管理部门加强合作,增强财务信息化工作的发展后劲,保证财务信息化系统正常应用、维护工作不因少受影

响,并能根据实际需要个性开发符合管理要求的应用平台。

(四)在加强财务人员信息技术培训基础上提高财务服务水平高校构建财务信息化服务体系,要求财务人员运用现代信息技术以信息管理的方法进行财务信息处理。财务信息化环境下,财务信息系统变得更加开放,财务资料通过网络实现共享。财务人员应确立信息化环境下的财务理念,将管理工作建立在先进的信息处理技术基础上,把更多的精力和时间投入到信息分析与利用、预测与决策等创造性的工作中,实现由核算型到管理型的转变。还应加强对高校财务人员的技术培训,使其认识到信息化建设对提高财务服务能力和学校科学管理水平的重要意义,并尽快掌握信息化条件下的工作技能,不断增强自身的信息管理能力,更好地推动学校的财务信息化建设工作。

财务管理的水平最能体现高校管理的实效,高校运行过程中所有环节的变化都可以通过财务绩效体现出来,因此,必须进一步加强财务管理信息化建设,推进高校管整体理水平提高,从容应对高等教育改革的深化,促进高校事业的健康有序发展。

参考文献:

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[4]carlton R.Davis著,周永彬、冯登国等译:《IPSec VPN的安全实施》,清华大学出版社2002年版。