行政机关引入6S管理模式研究

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一、6s的起源

说起6S管理，就不得不说5S，5S起源于日本，是指整理（Seiri）、整顿（Seiton）、清扫（Seiso）、规范(Stipulate)、自律(Self-discipline)这五个单词，因它们均以“S”开头，所以统称为“5S”。“5S”是日本企业的一种独特管理方法。在日本企业，从社长到员工，出口必言“5S”，将它作为工厂管理基础中的“基础”，并相应推行各种品质管理，使日本产品的品质得以迅猛提升，“日本制造”已成为优良品质的代名词，从此日本产品畅销全世界，奠定了现在日本世界第二的经济大国地位。 后来，企业在“5S”的基础上进一步发展，并增加了安全（safety）要素，就形成了“6S”。

二、6S在企业管理中的具体应用

（一）整理。

在机关工作中经常听到文件或物品太多，导致无处放置，工作环境杂乱的抱怨。而6S的“整理”强调的就是“空间不是没有，而是可以整理出来的，空间有限的原因正是缺乏整理、整顿。这就要求随时将现场物品分成有用和无用两类，及时将无用的物品清除出办公场所。除了有必要留下的以外，其它的都清除或放置在规定地方。制定分类标准，对物品分为：不再使用的、使用频率很低的、使用频率较低的、经常使用的四类。整理时，将第一类物品处理掉，第二三类物品放置在储存处，第四类物品留置工作场所。依据必要品和不要品判定标准，果断清除、抛弃不要品、无用品和废品。将其他物品按照“最经常使用的物品放置于最容易取得的地方的原则”分类放置于指定位置。

（二）整顿。

“整理”阶段已将物品分类，“整顿”阶段就是对有用物品的放置的规定。将有用的物品分类并定置摆放，保持数量、质量清晰，井然有序，取放方便。通过整顿使工作场所清楚明了，创造出整洁的工作环境，减少找寻物品的时间，以提高机关的工作效率。通过筛选把留下来的必用的物品分门别类依规定的位置定点定位放置整齐，加以标识。大量使用“目视管理”即通过视觉导致人的意识变化的一种管理方法，强调颜色的使用，达到让使用者“一目了然”的目的。标识要清楚明了，即使是刚进入本机关的工作人员都能够简单、容易地查找到所需物品。它不只是提高效率的基础，也是为推行的工作AB角制度的实施创造一个良好的条件。

（三）清扫。

首先要绘制工作环境平面图，将工作环境的清扫工作划分到各下属部门或个人。清扫程序应自上而下，从天花板到墙面再到地面。应该注意的是责任区域的划分应包括室内室外，各责任区域间无死角。清扫应按步骤进行，清扫工具应常备、齐全、干净。清扫工作应日常化、制度化,通过清扫的过程。

（四）规范。

制定制度和规定以维护工作场地的清洁工作，干部职工本身也要做到着装、仪表清洁、精神文明向上。通过强制执行相关的制度、规定，培养干部职工正确工作习惯，长期维持并改进以上整理、整顿和清扫的“6S”成果。并将 “6S”实施步骤制度化、规范化，并辅以必要的监督、检查和奖励措施。如做出以下规范：每天上班前及下班后进行个人办公桌、责任区的清扫。每天对责任区进行全面清扫；定期检查，针对清扫中积尘较多、或者比较脏乱的位置，研究对策和防范措施；严格执行奖罚制度,对阶段性清扫进行检查评分；执行例行清洁，达到无废物、无污迹、无灰尘、无死角的“四无标准”。

（五）自律。

通过活动，培养机关干部职工具有良好职业习惯和遵守规范的工作作风以及干部职工的团队精神，营造团结、积极向上的机关氛围。采取各种简约有效的方式，循序渐进使每位干部职工学会自我管理，自觉养成良好职业习惯。建立长期的宣传学习、贯彻执行机关各项管理制度培训机制。要求干部职工保持文明的仪表和言谈举止，做到礼貌待人，养成礼仪用语接听电话的习惯及遵守出勤、作息时间，并保持良好的工作状态。保持良好的个人卫生习惯，按规定整齐着装，爱护公物，用完归位。自觉维护公共环境清洁，不随地吐痰、乱扔杂物，关心单位、乐于助人，强化团队意识。

（六）安全。

首先，加强安全教育，保证机关和机关每一位干部职工的生命财产安全，确保无事故发生。其次，是加强财产和信息的安全，要做的是下班之前确保“两锁两关”即门窗是否锁、文件及重要物品的橱柜是否加锁、电源是否关闭、用水是否关闭。并把“两锁两关”制度化，由专人负责。必要时指定其他人员，再次检查，确保落实。另外需要强调的是计算机的管理，其是否设有密码、密码被几个人掌握、多长时间更换密码等都需要明确的规定。

三、结论

6S在企业管理应用中已经发展成为了一种较为成功的模式。将这种管理模式引入行政机关管理，可以保持机关工作场所、档案室等的整理、整顿和清扫的成果，给干部职工提供一个文明、整洁、有序、高效、安全的工作环境，让这种模式在机关管理中发挥更重要的作用。

（作者：燕山大学经济管理学院2010级工商管理硕士研究生，主要从事现代企业管理学研究）

参考文献：

[1] 宋文强.图解6S管理实务.化学工业出版社，2010.

[2] 李金钟、姚伟红等.河北圣雪大成制药有限公司6S现场管理制度.2007.