设备监理过程中涉法事宜处理方法

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摘要：在设备监理中，合同管理是一个较新的管理职能。合同管理是指对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。合同管理涉及工程的经济效益、法律实务和设备工程管理等诸多方面，对整个设备监理具有核心的指导作用，是进度控制、投资控制和质量管理的原始依据。从招标开始对设备监理的涉法事宜进行梳理，监理工程师要在设备监理工作中做到合情、合理、合法。

关键词：设备监理；涉法事宜；合同管理

一、研究目的及意义

在国外，从二十世纪七十年代初开始，随着管理理论研究和实际经验的积累，人们越来越重视对合同管理的研究。在八十年代，人们较多地研究合同事务管理（Contract Administration）；从八十年代中期以后，人们开始更多地从项目管理的角度研究合同管理问题。近十几年来，合同管理已成为工程项目管理的一个重要的分支领域和研究的热点。它将设备监理的理论研究和实际应用推向新阶段。然而，现阶段在本行业中存在以下两方面主要问题：

对合同与合同管理的关系缺乏认识。这也是一种相互依存的关系。合同管理是合同洽谈、草拟、签订、履行、变更、中止、终止或解除全过程的管理。合同产生在合同管理的前期阶段。在这一阶段往往受到高度重视。一旦合同签订了，合同就束之高阁了，甚至忘记了合同履行过程是实现权利义务的过程，而仅仅把它看成是生产过程。

从业人员的合同法律意识淡薄。最明显的表现是不认识合同与合同法律的关系。订立和履行合同往往离开合同法律，缺乏依法订立和履行的意识，以致产生了合同管理上的问题，造成不少失误和损失。合同法律的作用，从宏观来说是维护社会主义市场秩序，发展社会主义市场经济；从微观来说是规范合同各方主体的行为，维护他们的合法权益。任何离开合同法律所签订的合同都是无效合同，不受法律保护。

在市场竞争日趋激烈的当今，加强合同管理是争取企业经济效益、设备保质按期供货并且降低各项成本的最佳途径。

二、设备工程合同及招投标

1、广义合同是指两个以上的民事主体之间，设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。当然设备监理合同是其中之一。设备工程合同是指合同当事人之间，为实现设备工程项目的特定目的而签订的确立主体之间权利义务关系的协议。

设备工程合同生命期是指设备工程合同从策划、形成、履行到终止的全部过程。1.设备工程合同准备与签订阶段：主要任务是招投标与合同谈判，最终结果是签订设备工程合同。设备工程项目立项，标段的划分、每一标段的工作范围，合同计价方式的确定，招标方式的选择，编制招标文件，招标，签订合同——产生法律效力。2.设备工程合同履行阶段——从签订合同开始到竣工验收和移交为止。主要任务是当事双方完成合同规定的主要职责和义务及业主接收工程，此阶段终止的标志性事件是业主向承包商发出设备工程接收证书。3.设备工程合同收尾阶段——从业主接收工程开始到合同有效期结束。此阶段被称为工程缺陷通知期。主要任务是双方就扫尾工作、遗留问题、质量保修、最终结算款以及终止合同义务等进行协商处理，并且双方都将评估合同的履行情况，从中总结经验和吸取教训。

2、中华人民共和国境内进行下列工程建设项目包括项目的勘察、设计、施工、监理以及工程建设有关的重要设备、材料等的采购，必须进行公开招标：（1）大型基础设施、公共事业等关系公共利益、公共安全的项目；（2）全部或者部分使用国有资金或者国家融资的项目；（3）使用国际组织或者外国政府贷款、援助资金的项目。

公开招标程序：招标前准备、招标公告（或邀请书）、资格审查、发售招标文件以及开标、评标和中标等程序。招标文件应包括项目的技术要求、对投标人资格审查标准、投标报价要求和评标标准和拟签定合同的主要条款。招标文件是投标人准备投标文件和参加投标的依据；活动当事人的行为准则和评标的重要依据；招投标人订立合同的基础。

投标是投标人为响应招标人的招标，依据招标文件的要求，以订立合同为目的参与竞争的法律行为。投标人应当按照招标文件的要求编制投标文件。投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件做出响应。

三、合同管理准则

1、从组织机构方面，应设置合同管理部门，专门负责所有设备监理合同的总体的管理工作。主要包括：参与投标报价，对招标文件，对合同条件进行审查和分析；收集市场和工程信息；对工程合同进行总体策划； 参与合同谈判与合同的签订，为报价、合同谈判和签订提出意见、建议甚至警告； 向工程项目派遣合同管理人员；对工程项目的合同履行情况进行汇总、分析，对工程项目的进度、成本和质量进行总体计划和控制；协调项目各个合同的实施； 处理与业主，与其它方面重大的合同关系； 具体地组织重大的索赔； 对合同实施进行总的指导，分析和诊断。

2、“公平公正履行合同 ”和“守法、诚信、公正、科学”是施工监理工作的基本准则

根据《建设工程监理规范》“监理单位是制造在施工现场唯一授权的管理者”的规定，监理单位派驻现场的监理工程师既代表监理单位在现场履行合同约定的责任、权力和义务，也代表甲方监控施工合同条款和招投标文件的落实。要履行好责任、权利和义务，就要坚持公平公正地处理各种矛盾。现在存在的诸多矛盾点中，有相当一部分是由社会条件和业主方的选择等原因造成。这些都是当前中制造司空见惯的违约现象。针对这些行为，监理工程师应当在监理合同约定条件范围内，以积极公正的态度加以处理。做到主动预控，及时书面提示制造防止违约，化解风险；一旦发生应及时召开专题会协调解决产生的矛盾。对产生的利益纠纷应明确责任、合理解决。一时解决不了的应各方书面备忘，待时机成熟再行公正处理。一般来讲，在竞争中尤其在合同履行过程中，承包人总是处于弱势地位。作为建设工程施工监理单位及其委派的监理工程师，更应有根据地维护合同和招投标文件条件，正视矛盾并运用不同的合理手段和措施适时处理，做到不积压矛盾。既代表制造利益，又维护承包人的合法权益。

四、合同管理方法

1、在监理工作开展前和过程中需要明确以下事项：向制造商要完整的建设工程招投标文件；收集合同变更文件或补充协议，要求承包人和制造提供完整的分包合同、采购合同；监理工程师应主动及时收集官方的物价指数和国家法律法规及行政行规章等。收集整理各种会议纪要和往来电函；收集工程照片和音像资料；收集工程进度计划包括被监理批准的施工组织设计或施工方案；积累工程计量和结算资料；整理工程检验资料和各种试验数据；收集设计变更和工程洽商，整理好工程图纸及其他设计文件，做好监理日志。

2、在监理工作结束后，项目总监与公司合同管理部门形成合同后评价报告合同后评价的工作内容应至少包括以下内容。

（1） 合同商签方面评价，包括：预定合同策略是否得到实现，是否正确；对合同风险的分析是否准确；合同风险的预防是否有效；合同条款表达上是否准确、严谨；合同谈判中的问题及经验教训，以后签订同类合同时的注意事项。

（2） 合同条款分析的评价包括：本合同的具体条款，特别是对项目监理工作有重大影响的合同条款表达和履行的利弊得失；本合同签订和履行过程中所遇到的特殊问题的分析结果；对具体的合同条款如何表达更为有利等。

（3）合同履行情况评价，包括：合同履行的策略是否正确，是否符合实际，是否达到预期效果；在本合同的履行中出现了哪些特殊情况；应采取什么措施防止、避免或减少损失；合同事件处理的效果如何；风险控制的利弊得失与相关合同在执行中相互协调的问题等。

（4）合同管理的工作评价是对合同管理本身如：工作职能、程序、工作成果的评价。包括：合同管理工作对该项目监理目标的总体贡献或影响，合同分析的准确程度，在投标和执行中合同管理子系统与其他职能的协调中需要改进的地方，索赔处理和纠纷处理的经验教训等。

（5） 监理投标方面评价，包括：技术标（监理大纲）是否能指导监理规划的编写，商务标报价是否合理；合同利润目标实现情况以及相关条款执行情况如何；对招标文件的理解和分析是否准确；合同环境的调查、实施方案、费用预算及报价方面的问题及经验教训。

五、结论

监理工程师要尊重设备工程合同科学规律及招投标规定，从组织机构方面，明确职责，以守法、诚信、公正、科学的原则；在监理工作开展前和过程中要注重同严格按照合同履行职责，遇到变更情况要严格按照流程审核，在监理工作结束后，项目总监与公司合同管理部门形成合同后评价。