内控何用 第11期

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内控是管理上那个著名木桶的底，不管木桶有多完备，只要底有漏洞，所有的长板都会变成短板。内控不仅可以保证财务信息的准确和完整，更重要的是保证管理的有效，它是管理底层的基石。创业者在早期往往会用血缘关系来代替内控，这种方法很不靠谱，可能会导致诸如资金外流、资产意外损失、员工犯罪等最基本的错误，而且内控一旦出问题对一个创业企业来说，往往会危及企业生命。不重视内控可不行。

某拟上市企业，主要股东是家族三兄弟，他们在公司十多年的发展中各自分管一块：采购、销售、生产等，公司发展迅速，目前已是行业龙头。不过，原来分工的弊端开始出现。

例如，分管大宗原材料采购的二哥，对原材料价格波动的判断很敏锐，经常进行策略性大宗采购，降低采购成本。但是，他没有充分考虑资金成本、原材料存储成本、生产进度安排等情况，看似便宜的采购最终算下来成本很高，因此经常引发企业内部纠纷。

这个案例说明了内控的重要性。内控—内部控制的简称，它是职业会计师行业对企业管理领域最重要的贡献。内控可以说是职业会计师行业“发明”的，其初衷只是为了保证会计报表可靠性，如今已成为企业管理不可或缺的部分。国内外通行的理论和实践表明，内控可以合理保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整，进而提高经营效率和效果、促进企业实现发展战略。

对于快速发展、已经具有一定规模（例如逐步接近国内IPO的规模要求）的企业，内控在优化业务流程、建立授权规则、保护资产安全这三个方面尤为重要。

流程不是按部门梳理的

产、供、销的协调与运作，是中小企业快速发展过程中的共性难题。

某企业主营LED生产与销售，企业各部门负责人系职业经理人，兢兢业业，却经常出现原料供应与生产安排脱节、不得不打“飞的”临时采购的情形。

原来，该企业缺乏规范的订单确认流程，现任生管部经理系原销售部主管，现有客户订单未能统一下达至销售部，部分订单由客户直接与生管部经理接洽，导致订单信息收集不全或重复下达。另一方面，该企业以客户提供的预测提货量进行订单数量的预测，进而安排生产计划以及采购计划，由于缺乏明确的销售岗位与客户保持对接的沟通机制，经常导致存货囤积或订单无法及时满足的情况。

而根据内控全流程控制理念，流程是按业务链条、而不是按部门梳理的。相应地，可以有效打破部门壁垒，加强业务部门间的横向沟通机制，将业务流、资金流及信息流有效衔接。

企业在快速发展过程中，往往积累了很多优秀实务经验，但这些经验只是存在于创业家和管理者个人头脑中。业务流程的梳理，需要经过大量的访谈、测试，并将访谈和测试结果书面化，而这恰恰是固化自身优秀经验、提炼自身最佳管理实践的最好契机。进一步地，将总结和提炼成果嵌入到各个流程中，可以形成具有企业自己特色的管理文化。

授权规则当清晰

随着企业的发展，股东（创始人）之间的角色定位会发生变化，职业经理人慢慢增多，企业例外事项也会不时出现，这时候明确的权限指引显得尤为重要。

在本文开头提到的案例中，那家拟上市企业后来通过权限的重新梳理，建立了对于重大事项的集体决策（类似非正式的临时股东会）审批或者联签制度，明确了各股东的决策分工及议事规则，从而有效解决了问题。

另外，经理人在履行其职责时，需要一定权限，而实务中股东又往往不放心经理人，将权限全都抓住自己手中，导致股东疲于应付各项审批，而经理人打工心态浓厚，管理消极。通过明确股东及经理人的权限分配、建立授权责任书，给予经理人一定的权限，同时加强内部监督机制和绩效考核机制，可以让经理人在权限内给予公司创造更大的价值，实现股东与经理人之间和谐共处。

企业运营不可避免会遇到紧急、突发的事项，若依然按照既定的常规授权操作，可能极大地影响企业运行效率。因此，企业可事先约定在特殊情况、特定条件下的特别授权。

开除出纳不是解决办法

企业发展稍具规模后，资产种类和数量通常随之增加，各项资产不会随时在股东或管理层眼皮底下，相应的舞弊和毁损风险增加。内控可以通过不相容职务分离、盘点、账实核对、保险、备份、授权审批等措施来保证企业资金、实物资产、信息系统等重要资产的安全。

资金是最容易被舞弊的资产，因为其无须再变现，而中小企业对资金的管理，时常出于效率的考虑而漏洞百出。很多企业为了资金使用方便，将部分资金存放于出纳的个人账户，对应的银行卡、账户密码（或网银U盾）由出纳一人自行保管；银行账户的预留印鉴财务专用章以及法人代表章，其保管人均为出纳。上述情形，出纳一人可以办理资金付款事宜，存在较大舞弊风险。

比如，浙江某企业的一个出纳，即利用上述漏洞先后从企业转出100多万元用于炒期货，等企业发现时，被挪用的钱已基本亏光，该出纳也无力偿还，企业碍于面子未报案，最后只能把出纳开除了之。

实际上，企业仅需增加一些控制措施即可有效防范上述风险，例如，网银的转账、现金交易根据金额大小等进行分级授权审批，不定期由独立于出纳的人员突击盘点库存现金（含出纳个人账户），由独立于出纳的人员获取银行对账单进行核对等。

眼皮底下的资产，也不一定就是安全的。某拟上市企业，在递交申报材料前夕，其即将竣工的厂房因电路问题着火，损失约1500万元。保荐机构大吃一惊，甚至认为企业IPO进程可能就此打住。

万幸，在火灾发生前一周，公司刚为该厂房办理完毕投保手续，保费仅3万元。原来企业之前就对其内控全面梳理，并在固定资产管理流程中规定所有房产应投保，甚至还在突发事项管理制度中规定了火灾的应急处理方案。火灾发生前1个月，财务总监看着厂房差不多完工，就着手办理投保。火灾发生后，保险公司迅速理赔，理赔金额覆盖了95%以上损失。而企业的IPO申报也仅推迟了三个月，没有对其上市进程产生重大影响。

目前，越来越多企业的日常办公、业务处理、会计核算、业绩分析等通过信息系统而运行，对信息系统的依赖程度越来越高。国外机构对于灾害所造成的冲击分析显示，各行业最长可忍受的信息系统停机时间分别为：金融业2天，销售业3.3天，制造业4.9 天，保险业5.6天，而一般行业平均可忍受的信息系统停机时间为4.8天。

在“9·11”恐怖事件造成世贸大厦倒塌时，摩根士丹利在该大厦租有25层办公楼，2000多名员工正在楼内办公，公司受到重创。让人吃惊的是，“9·11”当天该公司即宣布第二天全球业务照常运营。其主要原因是它对核心资产—历年积累的数据，不仅像一般公司那样在内部备份，而且在新泽西州进行了异地备份。

意外事件并不常常发生，一旦发生却可能对企业发展产生重大不利影响。抱着侥幸心理不采取一些恰当措施，将可能让企业置于过多风险敞口中。稍许增加数据备份、财产保险、资产盘点、不相容职务分离等内控措施，即可在不增加企业过多成本的情况下，将潜在资产风险降低至企业可承受范围。

内控贯穿于企业经营活动的全部过程，内控体系本身很庞大，功能也很多，中小企业在发展过程中不需要面面俱到，抓住重点、契合实际、为我所用，才是发挥内控作用的关键所在。

它们为何折戟IPO？

2012年5月14日，证监会否决湖南金大地材料股份有限公司IPO申请。证监会表示，该公司内部控制制度存在缺陷，公司本次发行募集资金拟投资项目可行性分析所依据的产品和市场环境已发生较大变化，董事会却未重新论证项目可行性。另外，该公司未按规定计提安全生产费用。

2012年5月28日，证监会否决广东通宇通讯股份有限公司IPO申请。个中原因与该公司内部控制漏洞有很大关系。证监会表示，该公司实际控制人报告期内存在通过11家单位占用公司资金的行为，且实际控制人未向公司支付资金占用费。