谈工程档案信息化建设
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【摘要】档案信息化建设是不可阻挡的趋势，本文主要结合自身多年的工作经验，对档案信息化管理提出几点体会。
【关键词】档案；信息化；工程建设
Abstract：The construction of archives informatization is an irresistible trend, this paper combined with their many years of work experience, for archive information management puts forward some experience.
Key words：File；Promotion of information technology；Engineering construction
中图分类号：G271 文献标识码：A
工程档案信息化就是以室藏档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息社会化，实现档案资源共享。现结合本人在实际工作中的经验，谈一谈工程档案信息化建设的一点体会，供各位同仁参考。
一、档案信息化的现状
（一）档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用计算机完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。
（二）在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。
（三）标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。
（四）档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。
（五）档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息化了。
二、档案信息化的优势
所谓档案信息化，就是以室藏档案资料为主要物质对象，用计算机、通过网络等对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其优势有：
（一）可充分利用和发挥现有计算机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。
（二）缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题—选材—编辑—出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息化后可直接利用机读形式的档案，利用计算机的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。
（三）档案信息化可一次投入，多次产出，改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。
（四）档案信息化成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。
（五）档案信息化可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段，但档案事业要注意这方面发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，为今后“信息高速公路”中有一束档案信息打下基础。
三、如何做好档案信息化建设
（一） 档案工作人员要树立档案信息意识.
档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。
（二）档案人员知识结构的变革迫在眉睫。我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。
（三）提高档案信息化技术软、硬件水平
信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门应建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，使其在系统开发和档案利用过程中发挥重要作用。
1. 做好档案信息化建设必须配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。
2. 做好档案信息化建设必须开发与完善档案管理系统软件。“工欲善其事，必先利其器”，选取适合的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。
3. 做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。