南水北调中线漳古段工程项目档案工作经验浅析

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【摘要】本文论述南水北调中线漳古段工程项目档案工作情况和同步管理的工作思路，探讨继续提高水利工程项目档案管理水平，缩短档案整编验收时间的方法。

This article discusses the ancient section of North Water Transfer Project Archives Zhangzhou work and work ideas synchronization management to explore continue to improve water conservancy project file management, file reorganization acceptance shorten time approach.

【关键词】南水北调工程档案同步管理

中图分类号：G271 文献标识码：A

南水北调中线漳古段工程项目从开工程初期就提出工程档案工作与工程建设进程同步管理的思路。相关单位部门就已经重视应归档文件材料按照要求进行分类、组卷，确保工程后期通过合同项目验收工作的顺利开展。但依然因为工作的问题，目前工作成效进展不大、耗时过长。笔者认为在开展水利工程项目档案工作中，可以从改变管理流程和档案认知等方面入手，加快工程项目档案管理验收过程，提高档案管理水平。

一 工程档案的内容和意义

工程档案是工程建设项目从立项、审批、勘察设计、建设管理、施工、监理、试运行到竣工验收等建设阶段过程中形成的，具有归档保存价值的文字、表格、图纸、声像等各种形式、载体的科技文件材料。南水北调中线工程档案工作的目标就是将相应阶段形成的各式材料等历史记录完整归档保管。

做好工程档案整编归档工作，可以确保工程建设期间的真实记录材料完整长期留存，并在工程验收、审计稽查、运行管理、维修养护、改建、扩建以及工程质量责任认定等工作开展中作为重要依据和参考材料发挥应有的价值。同时，工程档案是工程建设历史察考、总结经验、技术交流、科学研究的重要信息资源。其作用不可替代和复制。

二 漳古段工程档案工作同步管理理念的提出和现状

南水北调中线漳古段工程通过严格招投标后，于2010年开工建设，参与工程建设的法人企业有几十家。各参建单位均建立驻扎施工现场的管理机构，建立相应机构和制度，设置专人负责档案工作。

工程建管单位从开工初期就组织各参建单位档案人员培训和学习本工程档案工作要求，统一认识，提高后期档案工作水平。并根据国家和国务院南水北调办公室有关管理办法要求提出工程档案工作与工程建设进程同步管理的思路。

因为客观上，在工程建设不同时期和阶段，都会产生大量的原始材料。这些原始材料之间的内在联系，只有当事人在当时是最清楚的，及时将这些应归档材料收集整理起来也容易。随着建设期间的延续，文件材料会逐渐积累，如果不能及时完成应归档材料的收集整理工作，对工程档案的完整、准确、系统必将产生不利的影响。到竣工阶段在进行文件材料的收集整理，一定出现意想不到的困难。一直以来，水利工程档案整编验收总是一块难啃的骨头。

所以，“同步管理”理念就是要在工程建设的全过程中，更好的完成工程档案的收集、整理工作。其核心理念就是在工程建设过程中，工程的各有关部门在建设期间同时做好工程档案的管理工作。具体实现就是：从立项时，就应开始进行文件材料的收集和整理工作；签订合同协议时对档案的范围、份数和移交工作提出明确要求；检查工程进度和施工质量时，要同时检查文件材料的收集、整理情况；进行工程质量评定和验收时，同时检查、验收应归档文件材料的完整和质量。

避免因为时间过长（工程项目短则一二年，长则五六年）、管理体制变化、技术人员变动等原因，造成有关工程档案资料之间的关系不清、材料不全、竣工图编制不准确等问题。对日后工程档案资料的利用留下严重的隐患。

但是，南水北调中线干线漳古段工程2013年底主体工程完工后，工程步入分部工程、单位工程验收阶段，目前是工程档案的形成阶段。计划在合同验收阶段时，将各种工程文件材料整理归档。根据要求档案整编阶段已经开展。但是面对应归档文件材料的分类、编目和组卷工作后，依然呈现出成效缓慢、耗费人力、时间难以保证的情况。分析形成原因有以下几种：

1. 各参建单位档案工作突出专人负责，有效利用特点。忽视分类归档等档案工作目的。工程文件服务于工程项目的进度、投资、质量、安全等方面，而没有档案工作目标。如将每年度产生的档案文件进行相应要求的归档分类和编号等工作开展。导致同步管理理念提出并希望避免的情况都发生了。如人员变动、关系不清、资料不全、文档积压太多等。

2. 本工程参建单位均为独立法人，有自己的管理体制和管理功能区划。所有工程文件材料在建设期间都需要根据其内容服务于不同的单位、部门，由众多的人员保管。这些技术人员没有档案分类整编的能力，也就无从做到同步管理。也导致了前期大量工作的无效浪费。

3．专业档案人员和工作不能尽快产生效益，长期以来都不受重视。易导致上述两点原因引发新的问题。对稿本文件的留存重视不够。工程文件大多只保存了最终稿，失去了保留下文件修改过程中反馈特定信息的机会。

上述几点就诱发了目前事实上在本工程进入档案形成整编阶段，不仅有待分类的文档数量众多、往来因果关系复杂难以有效排序，耗费的时间长。与工程后期的合同验收移交工作时间表配合难度大。实际正在拖延工程项目的计划安排。

三 档案同步管理工作的改进方向

为了将同步管理理念进一步深化，提高工程项目档案工作，加快整编验收进度。笔者认为可以从几个方向入手改进：

1. 首先从思想上应重视档案工作，但也不拔高它的意义。档案验收移交工作动辄数年的时间来实施，给人留下效率低下、作用不大的印象。改善它无法立即产生经济效益但可以减少人力物力投入。寻找途径去避免相关专业人员无法投入新项目来延续和发展更好的档案工作所形成的人才浪费和经费损失。

2. 坚持工程档案工作与工程建设进程同步：工程项目开工务必尽早明确参建各单位应归档文件的范围和分类，明确工程文件材料分类整编流程和时间表。各单位明确每一部门的归档范围和分类。通过工作流程安排的同时就将应归档文件和一般材料区分和编排。让各部门文件材料的产生和使用人员参与到文件分类归档工作中来。

3. 推行部门和人员设置改革：将档案管理制度和文档归类方法与机构设置和人员编制有效结合相对应。力争实现各部门在使用或办结文件时，最终顺利的并入整体档案中。一方面可节省工程后期集中人员整理的过程，一方面也避免因为前期就由档案人员介入文档管理传阅所产生的增设机构和人员带来的更多投入，笔者认为是一种有效的折中方案。

4. 原始材料归档、电子版传阅：工程文件材料的安全是一个需要提高的层面，许多文件在传阅过程中出现了丢失和遗漏的现象。这是内部传阅管理环节不健全和部分工作人员责任心不强导致的。提高文档电子化传阅率，减少纸质原始文档的流传可以有效减少工程文件材料丢失。

5. 档案编号工作提前进行：当前工程文件材料产生的过程中，文件编号的作用在确保文件的单一性和不重叠。如果将档案归类范围与编号工作同文件的产生联系起来，即一份工程文件材料产生的同时根据其归属是否在应归档范围而产生相应的档案文号，列明了归类和排序，就等于将档案整编工作与文件材料产生同时完成。即便后期因为不准确归类而有所调整时，也只会对有限的文档进行，档案工作人员的工作量可以大幅降低。当然由此带来的最终验收档案时就会出现文档排序编号不连续的现象。但笔者认为在目录中加以注释的话就可以了，这样降低硬性规定换取同步管理的实现的好处是巨大的。

6. 特定文件简化归档程序：为提高效率，可以选择部分内容明确、功能单一、印刷装订完整的应归档文件，例如招投标文件、建设管理制度文件等取消“立卷”的概念。取消组卷、装订、拟写案卷标题、编排页码、填写案卷目录等项工作环节，可有效减少大量工作时间。

参考文献《南水北调中线干线工程档案工作手册》